Lohnkosten kalkulieren: Mitarbeiter als nackte Zahlen
Gerade für den Aufbau junger Unternehmen ist es wichtig, die Personalkosten nicht zu unterschätzen. Oft liegen noch nicht ausreichend Erfahrungswerte vor, anhand derer eine verlässliche Prognose gelingt. Sorgfalt und Weitsicht sind in der Kalkulation gefragt - und Vorausschauende legen schon jetzt den Grundstein für ein erfolgreiches Controlling.
Ein neuer Mitarbeiter soll dem Unternehmen mehr einbringen, als er kostet. Das ist die nackte Wahrheit – nicht anders als bei einem neuen Akten-Schredder oder Gabelstapler. (Zugegeben - der Vergleich ist eine kalkulierte Provokation.)
Es gibt viele Online-Rechner, mit denen Sie zumindest grob überschlagen können, was ein Mitarbeiter kostet. Im Zweifel können Sie sich die Lohnnebenkosten von Ihrem Lohnabrechnungspartner vorher auch auf den Cent genau ausrechnen lassen.
Das grobe Rechenmuster für die Kostenstruktur sieht so aus: Ihr Mitarbeiter kostet Sie
erstens das Gehalt und eventuell weitere Personalkosten,
zweitens Lohnnebenkosten und
drittens indirekte Personalkosten.
Gehalt und weitere Personalkosten?
Neben dem monatlichen Einkommen aus Stundenlöhnen oder Festgehalt fallen eventuell noch Zuschläge oder Zulagen an. Dann darf zum Beispiel das Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht vergessen werden. Gibt es Boni? Fallen regelhaft Kosten für Aus- und Weiterbildung an? Gibt es freiwillige Leistungen wie Essensgeld, Kindergartenzuschuss, Gutscheine, Rabatte … ?
Je nach Art der Vergütung oder der geldwerten Leistung können dabei auch Lohnnebenkosten in unterschiedlicher Höhe entstehen.
Lohnnebenkosten
Dazu zählen als größter Brocken die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (Krankenversicherung: 7.3%, Pflegeversicherung: 1,175 %, Rentenversicherung: 9,35 %, Arbeitslosenversicherung: 1,5 %, – alle Angaben für 2016).
Dann die gesetzliche Unfallversicherung, die der Arbeitgeber allein zahlt. Die Berufsgenossenschaften berechnen je nach „Beitragsfuß“ und Gefahrklasse unterschiedliche Beiträge. Als Pauschalwert werden oft 1,6 % angesetzt.
Dazu kommen die Insolvenzgeldumlage, momentan 0,12 %, sowie die Umlagen U1 und U2 – ihre Höhe hängt von der Krankenkasse ab. Bei der TK beispielsweise sind es momentan 1,6 % und 0,49 %.
Wir nähern uns also mit den Nebenkosten schon langsam einem Viertel des Gehalts.
Allerdings gilt für einige der Lohnnebenkosten die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze: Liegt das Gehalt über diesem Wert, wird der darüber liegende Anteil nicht mehr für die genannten Prozentwerte berücksichtigt.
Beitragsbemessungsgrenzen 2016
Monatslohn(West)
Monatslohn(Ost)
Rentenversicherung
6.200 €
5.400 €
Arbeitslosenversicherung
6.200 €
5.400 €
Kranken- und Pflegeversicherung
4.237,50 €
4.237,50 €
Indirekte Personalkosten
Sie müssen Ihren Mitarbeiter mit Arbeitsmitteln ausstatten – Schreibtisch, Laptop, Software-Lizenzen etc. Auch wenn Sie diese Dinge nicht jedes Mal neu anschaffen und natürlich abschreiben können, müssen Sie die Kosten dafür umlegen, um herauszufinden, was ein Mitarbeiter das Unternehmen tatsächlich kostet. Hinzu kommen gegebenenfalls die Kosten für ein Firmenfahrzeug und dessen Betriebskosten, sowie anteilige Immobilienkosten (z. B. Miete plus Nebenkosten) etc.
Außerdem müssen Sie an laufende Ausgaben denken, etwa für Werkzeuge. Druckertinte, Abonnements von Fachliteratur und ähnliches mehr.
Diese Kosten fallen je nach Unternehmen und Tätigkeit der Mitarbeiter in sehr unterschiedlicher Höhe an. Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater wissen, wie man solche betriebliche Ausgaben in eine strukturierte Form bringt und auswertet.
Weitere Aspekte
Für die Dauer der Einarbeitung senkt der neue Mitarbeiter die Produktivität seiner Kollegen, ohne selbst bereits produktiv zu sein. Er wird gelegentlich krank und macht regelmäßig Urlaub. Eine solide Stundenkalkulation berücksichtigt solche Faktoren.
Schließlich gibt es noch Kostenaspekte, die sich schwerer in Zahlen fassen lassen und gern übersehen werden. Etwa das Risiko, dass jemand nach ein paar Monaten wieder aufhört, nachdem er Ihr Unternehmen schon einiges gekostet, zur Rendite des für ihn investierten Geldes aber kaum etwas beigesteuert hat. Oder dass jemand besonders häufig krank wird, Streit anzettelt, gar Schäden anrichtet und Kunden vergrault. Auch diese Kostenrisiken sollte man im Blick haben, wenn man wissen will, was ein zusätzlicher Arbeitsplatz den Arbeitgeber kostet.
Zum Glück sind solche Fälle nicht häufig. Aber selbst bei aller Vorsicht bleibt ein Restrisiko. In einer vorausschauenden Kostenplanung sollten Sie eine entsprechende Sicherheit vorhalten. Ihr Gewinn, wenn Sie sie nicht brauchen.
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