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Stammdatenpflege als Risikofaktor: Der Payroll Data Reality Check von Paychex Europe zeigt unterschätzte Gefahr manueller Datenpflege – und mögliche Lösungen
Fehlerhafte oder manipulierte Stammdaten sind mehr als bloße Verwaltungsprobleme – sie können Unternehmen echten Schaden zufügen. Mehr Input in unserem Payroll Data Reality Check!
Die fortschreitende Digitalisierung verspricht Entlastung, Effizienz und Fehlerfreiheit. Doch wie sieht die Realität in deutschen Personalabteilungen wirklich aus?
14. August 2025
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Vermögenswirksame Leistungen (vL oder vwL) tauchen immer wieder in Lohnabrechnungen auf, obwohl keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung besteht. Wir klären auf!
17. Juli 2025
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Stammdatenpflege: Eher Skepsis als Self-Service
Für die oben beschriebenen Probleme gibt es etablierte Lösungen, wie zum Beispiel Self-Service-Portale, bei denen Mitarbeitende bestimmte Daten eigenständig verwalten können. Nur 46 % der aktuell befragten Unternehmen nutzen bereits Self-Service-Funktion, und auch das meistens eingeschränkt auf Adress- und Bankdaten. Bei den sensibleren Informationen (Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten etc.) greifen aus Datenschutzbedenken oder aufgrund fehlender Systemmigration wieder manuelle Prozesse.
Dabei bringt Self-Service nachweisbare Vorteile:
Ausblick: Digitale Stammdatenpflege entlastet HR-Teams und sorgt für mehr Sicherheit und Effizienz
Die Mehrheit der Befragten wünscht sich künftig integrierte, mobil verfügbare Lösungen mit automatischer Prüfung - in Form von App-basierten Self-Service-Portalen. Einige Unternehmen denken sogar an KI-gestützte Eingabehilfen oder Spracheingabe. Es geht nicht nur darum, Prozesse durch Digitalisierung zu vereinfachen, sondern ein integriertes HR-Ökosystem mit mehr Entlastung, aber auch mehr Eigenverantwortung für Mitarbeitende zu etablieren.
Der Payroll Data Reality Check von Paychex Europe zeigt, warum es wichtig ist, die Stammdatenpflege zu digitalisieren
Die Stammdatenpflege ist in vielen Unternehmen immer noch durch manuelle Prozesse, lange Durchlaufzeiten und sogar Sicherheitslücken geprägt. Mehr Insights in diesem Blogbeitrag – und unserem Payroll Data Reality Check.
Neue Adresse, aktualisierte Bankverbindung, geänderter Familienstand – die Pflege der Stammdaten gehört zu fundamentalen Prozessen in der Personalarbeit, meistens zu denen, die eher im Hintergrund ablaufen und kaum je thematisiert werden. Doch der offenbart: Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist in vielen Unternehmen kompliziert, zeitaufwendig und nicht selten sogar sicherheitskritisch.
78 % der Nutzer berichten von einer Entlastung der HR-Abteilung
Sicherheitsrisiko bei manueller Pflege von Mitarbeiterdaten
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Stammdatenpflege zu digitalisieren
Hoher Aufwand für Routineänderungen
In vielen Fällen werden die Mitarbeiterdaten manuell über E-Mail, Formulare oder direkte Zurufe an die Personalabteilung übermittelt. Das führt zu Medienbrüchen, doppelten Eingaben und Nachbearbeitungen. Klare Standards oder digitale Schnittstellen sind häufig nicht vorhanden. So entstehen Missverständnisse zwischen den Beteiligten, daraus resultieren längere Bearbeitungszeiten und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
