10 Minuten für eine Adressänderung?
Der Payroll Data Reality Check von Paychex Europe zeigt, warum es wichtig ist, die Stammdatenpflege zu digitalisieren
Die Stammdatenpflege ist in vielen Unternehmen immer noch durch manuelle Prozesse, lange Durchlaufzeiten und sogar Sicherheitslücken geprägt. Mehr Insights in diesem Blogbeitrag – und unserem Payroll Data Reality Check.
Neue Adresse, aktualisierte Bankverbindung, geänderter Familienstand – die Pflege der Stammdaten gehört zu fundamentalen Prozessen in der Personalarbeit, meistens zu denen, die eher im Hintergrund ablaufen und kaum je thematisiert werden. Doch der Payroll Data Reality Check von Paychex Europe offenbart: Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist in vielen Unternehmen kompliziert, zeitaufwendig und nicht selten sogar sicherheitskritisch.
Hoher Aufwand für Routineänderungen
Drei Viertel der befragten Unternehmen gaben an, dass Änderungen an Mitarbeiterdaten mehrmals pro Woche oder sogar täglich anfallen. Meist betroffen: Adressdaten, Bankverbindungen und Arbeitszeitmodelle. Was nach banaler Verwaltungsarbeit klingt, kostet in der Praxis wertvolle Ressourcen. Je nach Komplexität und Prüfbedarf dauert eine einzelne Änderung zwischen 5 und 15 Minuten. Bei mehreren Änderungen pro Tag entsteht so ein erheblicher Zeitaufwand für HR- und Payroll-Teams.
Fehlende digitale Unterstützung, unklare Rollenverteilungen
In vielen Fällen werden die Mitarbeiterdaten manuell über E-Mail, Formulare oder direkte Zurufe an die Personalabteilung übermittelt. Das führt zu Medienbrüchen, doppelten Eingaben und Nachbearbeitungen. Klare Standards oder digitale Schnittstellen sind häufig nicht vorhanden. So entstehen Missverständnisse zwischen den Beteiligten, daraus resultieren längere Bearbeitungszeiten und ein erhöhtes Fehlerrisiko.
Obwohl die Schwächen bekannt sind, fehlt häufig die strategische Einbindung des Stammdatenmanagements in die HR-IT-Planung. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen nennt fehlende digitale Unterstützung als eines der Hauptprobleme. Das Thema scheint unsichtbar zu sein – trotzt der zentralen Rolle in der Lohnabrechnung und vereinzelter Digitalisierungsbemühungen. Die Folge: hohe Team-Belastung, schlechtere Datenqualität und erhöhtes Fehlerrisiko.
Stammdatenpflege: Eher Skepsis als Self-Service
Für die oben beschriebenen Probleme gibt es etablierte Lösungen, wie zum Beispiel Self-Service-Portale, bei denen Mitarbeitende bestimmte Daten eigenständig verwalten können. Nur 46 % der aktuell befragten Unternehmen nutzen bereits Self-Service-Funktion, und auch das meistens eingeschränkt auf Adress- und Bankdaten. Bei den sensibleren Informationen (Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten etc.) greifen aus Datenschutzbedenken oder aufgrund fehlender Systemmigration wieder manuelle Prozesse.
Dabei bringt Self-Service nachweisbare Vorteile:
78 % der Nutzer berichten von einer Entlastung der HR-Abteilung
65 % sehen schnellere Abläufe
43 % erkennen eine verbesserte Datenqualität
Sicherheitsrisiko bei manueller Pflege von Mitarbeiterdaten
Ein kritischer Sicherheitspunkt beim Payroll Data Reality Check: Mehrere Unternehmen berichteten von konkreten Manipulationsversuchen bei der Pflege der Stammdaten. In einem Fall wurde zum Beispiel versucht, die Bankverbindung eines Vorstandsmitglieds über einen gefälschten Antrag zu ändern. Solche Fälle verdeutlichen, dass es bei dem Einsatz von Self-Service-Portalen nicht nur um Effizienz geht, sondern auch um Sicherheit. Digitale Workflows mit Protokollierung und Rollenlogik bieten hier entscheidende Vorteile.
Ausblick: Digitale Stammdatenpflege entlastet HR-Teams und sorgt für mehr Sicherheit und Effizienz
Die Mehrheit der Befragten wünscht sich künftig integrierte, mobil verfügbare Lösungen mit automatischer Prüfung - in Form von App-basierten Self-Service-Portalen. Einige Unternehmen denken sogar an KI-gestützte Eingabehilfen oder Spracheingabe. Es geht nicht nur darum, Prozesse durch Digitalisierung zu vereinfachen, sondern ein integriertes HR-Ökosystem mit mehr Entlastung, aber auch mehr Eigenverantwortung für Mitarbeitende zu etablieren.
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Stammdatenpflege zu digitalisieren
Der Payroll Data Reality Check von Paychex Europe zeigt: Die Prozesse der Stammdatenpflege sind in vielen Unternehmen ineffizient, teils veraltet und den Anforderungen an moderne, digitale Payroll-Prozesse nicht gerecht. Im Klartext: Es besteht akuter Handlungsbedarf! Wer jetzt in Digitalisierung der Payroll-Prozesse, u. a. Stammdatenpflege investiert, sichert nicht nur Effizienz und Datenqualität, sondern auch seine zukünftige Wettbewerbsfähigkeit.
Neugierig geworden? Jetzt den Payroll Data Reality Check von Paychex Europe herunterladen.
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