Das Home Office in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Arbeit im Home Office – was gilt dann für die Steuer?

Vor diesem Hintergrund rückt auch die steuerliche Seite des Arbeitens im Home Office in den Mittelpunkt. Was gilt aus Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenn Mitarbeiter ihre Arbeit ganz oder teilweise von den eigenen vier Wänden aus verrichten? Wir geben einen Überblick über die wichtigsten steuerlichen Regelungen.

Das häusliche Arbeitszimmer als steuerfreier Aufwand

Die steuerliche Regelung zu den Betriebsausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer besteht im Wesentlichen aus einem Abzugsverbot, das jedoch eine Ausnahmeregelung enthält, die wiederum eine weitere Ausnahme umfasst. Die Gesetzesgrundlage ist § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG, weitere Hinweise finden sich in einem einschlägigen BMF-Schreiben aus dem Jahr 2017 (BMF v. 06.10.2017 - IV C 6 - S 2145/07/10002:019).

Nur abzugsfähig, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht

Damit gilt:

• Grundsätzlich dürfen die Kosten des Arbeitszimmers und seiner Ausstattung nicht geltend gemacht werden, weder als Werbungskosten des Arbeitnehmers noch als Betriebskosten des Arbeitgebers.
• Ausnahme: Wenn „für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht“, können Werbungskosten bis jährlich maximal 1.250 Euro angesetzt werden.
• Ausnahme von der Ausnahme: Bildet das Arbeitszimmer darüber hinaus „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“, entfällt die Deckelung.

Home Office wegen Corona: Steht der Firmenarbeitsplatz zur Verfügung?

Gerade bei Corona-bedingter Arbeit im Home Office könnten beide Ausnahmebedingungen in vielen Fällen zutreffen. Wenn der Weg zum Schreibtisch im Büro aus Infektionsschutzgründen versperrt war, so das Argument, dann stand kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.

Allerdings sind diese Fragen unter Steuerrechtlern umstritten. In jedem Fall ist davon auszugehen, dass das Home Office mehr als nur eine angebotene Option gewesen sein muss: der Arbeitgeber sollte die Arbeit im Home Office angeordnet haben, oder wie sie war aufgrund einer Risikogruppen-Problematik zwingend. Wurde nur das Angebot des Arbeitgebers genutzt, auf Wunsch im Home Office zu arbeiten, hätte das Büro in der Firma zur Verfügung gestanden.

Wichtig: Es gibt bislang nach unserem Kenntnisstand bislang keine Rechtsprechung der Finanzgerichte zu dieser Frage. Schon deshalb ist es sinnvoll, das Thema gegebenenfalls mit dem Steuerberater oder einem Anwalt für Steuerrecht zu besprechen.

Es muss ein echtes, eigenes Arbeitszimmer geben

Abzugsfähig sind die Kosten nur dann, wenn der Arbeitsraum in den eigenen vier Wänden die Anforderungen der Steuerverwaltung an ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt. Für den zum Arbeitsplatz umfunktionierten Küchentisch wird das nicht gelten.

• Für die Finanzverwaltung muss ein häusliches Arbeitszimmer in „die häusliche Sphäre“ eingebunden sein. Das bedeutet in der Regel: Es handelt sich um einen Raum der Wohnung. Ein Kellerraum oder ein Büro auf dem Dachboden zählen grundsätzlich ebenfalls, der umfunktionierte Schuppen im Garten dagegen nicht.
• Der Arbeitsraum muss ein eigener, vom Wohnbereich abgetrennter Raum sein, der nahezu ausschließlich (genau: zu mindestens 90 Prozent) für berufliche Zwecke genutzt wird, und der zur Erledigung „gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer“ Arbeiten dient. Außerdem muss der Raum hinsichtlich Ausstattung und Funktion einem Büro entsprechen.
• Kosten für eine Arbeitsecke im Wohnzimmer, das ansonsten normal privat genutzt wird, sind nicht absetzbar.

Häusliches Arbeitszimmer: Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Die Kosten, die als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, entsprechen dem anteiligen Kostenanteil des Arbeitszimmers an den Gesamtkosten der Wohnung. Maßstab dafür ist der Flächenanteil des Arbeitszimmers an der Gesamtfläche.
Dieser Kostenanteil wird bezogen entweder auf die Mietkosten oder aber auf die Abschreibung der Immobilie (Gebäude-AfA) sowie mögliche Zinsen für den Immobilienkredit. Dazu kommen Nebenkosten für Wasser und Strom, Reparaturen, Müllabfuhr, Versicherungen etc.

Kosten für die Ausstattung des Arbeitsraums etwa mit Teppichboden oder Lampen oder für dessen Renovierung können vollständig angesetzt werden.

Wichtig:

• Die oben genannte Grenze von 1.250 Euro stellt keinen Pauschbetrag dar, die Kosten müssen einzelfallbezogen ermittelt und nachweisbar sein.
• Einrichtungsgegenstände und Büromöbel wie Schreibtischs, Schreibtischstuhls, der Büroregale, eines Aktenschranks oder anderer Einrichtungsgegenstände etc. werden steuerlich als Arbeitsmittel behandelt

Im Home Office verwendete Arbeitsmittel

Auch die Kosten für Arbeitsmittel, die Arbeitnehmer im Home Office nutzen, können grundsätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung des Arbeitnehmers steuerlich berücksichtigt werden.

Werden zum Beispiel ein Schreibtisch oder andere Büromöbel sowohl privat wie beruflich genutzt, sind die Kosten gemäß dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten abziehbar. Das gilt grundsätzlich auch dann, wenn kein häusliches Arbeitszimmer besteht und der Schreibtisch etwa im Schlafzimmer steht.

Ob Bürokosten oder Arbeitszimmer: Erstattung durch den Arbeitgeber ist steuerpflichtiger Arbeitslohn

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers nach den genannten Grundsätzen ermittelt und dem Arbeitnehmer erstattet, ist diese Leistung nicht steuerfrei. Vielmehr handelt es sich dann um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Dasselbe gilt für einen Bürokostenzuschuss des Arbeitgebers.

Nun fallen für die Arbeit im Home Office durchaus zusätzliche Kosten und anderer Aufwand an. Der Arbeitnehmer nutzt eigene Möbel, vielleicht auch seinen privaten Computer oder Internetanschluss. Außerdem braucht er beispielsweise Druckerpapier, Aktenordner, Briefumschläge und Schreibgerät. Zwar ist der Auslagenersatz für solche Ausgaben steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG). Dafür muss der Arbeitnehmer allerdings Belege vorlegen.

Steuerfreie und pauschal versteuerte Arbeitgeber-Leistungen: Smartphone, Mietkostenzuschuss etc.

Der Arbeitgeber kann die Kosten des Arbeitnehmers im Home Office auch durch weitere steuerfreie oder pauschal versteuerbare Leistungen verringern:

• Der Arbeitgeber kann Computer, Laptop, Smartphone und andere Datenverarbeitungsgeräte sowie Software beschaffen sowie kostenpflichtige Online-Dienste oder Telefon- und Internetanschlüsse ordern und für das Home Office bereitstellen. Das ist für den Arbeitnehmer auch dann steuerfrei, wenn er diese Leistungen bei sich zuhause nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzt (§ 3 Nr. 45 EStG). Inzwischen muss dieser geldwerte Vorteil nicht mehr im Lohnkonto verzeichnet werden.
• Anders ist es, wenn Hardware oder Internetanschlüsse vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer übereignet werden, das Tablet, das Smartphone oder der Drucker also dem Mitarbeiter gehört oder dieser der Inhaber des DSL-Anschlusses wird. Wenn der Kaufpreis, die Telekommunikationsrechnung oder der Zuschuss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ bezahlt werden, kann die Lohnsteuer auf diese Leistungen pauschal mit 25 Prozent bezahlt werden. Damit ist diese Leistung dann auch sozialversicherungsfrei.

Hinweis: Sowohl die steuerfreie Bereitstellung wie auch die pauschal versteuerte Übereignung von IT-Geräten und Telekommunikationsanschlüssen gelten unbefristet und unabhängig von der Arbeit im Home Office und der Corona-Situation. Diese Regelungen bieten sich jedoch an, um Arbeitnehmer bei der Bewältigung dieser Situation zu unterstützen.

Steuerfreie Corona-Sonderzahlung als Home-Office-Unterstützung

Eine einfache und praxistaugliche Option für eine Unterstützung der Arbeitnehmer im Corona-Jahr stellt außerdem die im April 2020 eingeführte Möglichkeit einer steuerfreien Sonderzahlung von bis zu 1.500 Euro dar. Die Corona-Sonderzahlung ist dazu gedacht, die Belastung für die Arbeitnehmer durch die Covid19-Krise aufzufangen.

Solche Zahlungen bleiben steuerfrei, wenn sie …

• „auf Grund der Corona-Krise“
• in der Zeit vom 01. 03. bis zum 31.12.2020
• und zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn

… erfolgen. Als Rechtsgrundlage wurde mittlerweile § 3 Nr. 11a EStG neu geschaffen. Die Unterstützung kann auch die Form einer Sachleistung bis zur entsprechenden Wertgrenze annehmen.