Lohnabrechnung und Geschäftsführerhaftung

In dieser Übersicht zeigen wir, wie es im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung und Gehaltszahlung zu Arbeitgeberhaftung sowie zu persönlicher Haftung von Geschäftsführern kommen kann.

Das Risiko beginnt mit der Liquiditätskrise

• Gefährlich wird es nicht erst mit der Insolvenz selbst: Vielen Geschäftsführern sind die möglichen Folgen einer Unternehmenskrise für ihre persönlichen Finanzen nicht bewusst. Haftungsfragen werden nicht erst bei Eintritt der Zahlungsunfähigkeit virulent. Gefahren lauern bereits, sobald sich das Unternehmen in einer Liquiditätskrise befindet. Dann bleibt dem Geschäftsführer oft nichts anderes mehr übrig, als die Eingangsrechnungen nach Dringlichkeit zu sortieren: Welcher Lieferant muss umgehend Geld bekommen, wer kann warten? Bei dieser Entscheidung sollte der Geschäftsführer neben der betrieblichen Perspektive auch die Rechtsfolgen für die eigene Person im Blick haben.

• Besonders gefährlich: ein zu spät gestellter Insolvenzantrag. Wird der Insolvenzantrag zu spät gestellt, droht neben Schadenersatzforderungen auch eine strafrechtliche Verurteilung (§ 15a InsO). Gleiches gilt bei Insolvenzstraftaten (§§ 283 ff StGB), der Verletzung von Buchführungspflichten und bei Betrugsvorwürfen, weil Verträge geschlossen wurden, obwohl die Fähigkeit zum Begleichen der Forderung bereits fraglich war.

Praktisch bedeutet das: Umsichtig handeln, beraten lassen

Unter Umständen müssen Geschäftsführer in der Krise sogar täglich prüfen, ob Antrag auf Eröffnung der Insolvenz gestellt werden muss. Falsche Zahlungsentscheidungen können in dieser Situation große persönliche Folgen haben. Schon deshalb sollte man nicht zögern, sich regelmäßig rechtlich und steuerlich beraten zu lassen.

Haftung für das Nichtabführen der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung

Typische Entwicklung einer ernsten Liquiditätskrise: Löhne und Gehältern werden immer später, dann nur teilweise und schließlich gar nicht mehr ausgezahlt. Werden gleichzeitig auch die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung nicht mehr abgeführt, kommen auf den Geschäftsführer ernste Probleme zu.

• Strafbar: Nichtabführen von Arbeitnehmerbeiträgen: Wenn der Geschäftsführer die fälligen Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge nicht an die Einzugsstellen abführt, kann er damit eine Straftat begehen, das „Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt“ gemäß § 266a StGB. Allerdings ist dieser Straftatbestand nur erfüllt, wenn zum Fälligkeitszeitpunkt die Zahlung noch möglich gewesen ist, und zwar unabhängig davon, ob überhaupt noch Löhne ausgezahlt wurden.

• Schadenersatzansprüche als Folge: Ärger droht nicht nur vom Staatsanwalt, sondern auch von den zuständigen Krankenkassen. Sie können als Folge einer Verurteilung vom Geschäftsführer persönlich Schadenersatz in Höhe der nicht abgeführten Arbeitnehmeranteile verlangen (§ 823 Absatz 2 BGB in Verbindung mit § 266a StGB)

Praktisch bedeutet das: Arbeitnehmeranteile haben Vorrang

1. In einer Unternehmenskrise hat die Abführung der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung absolut Vorrang. Notfalls müssen dafür Rücklagen gebildet werden, selbst wenn andere Rechnungen offen bleiben.

2. Beim Begleichen von Forderungen der Sozialversicherungsträger muss klargestellt sein, dass die Zahlung auf den Arbeitnehmeranteil erfolgt. Ohne ausdrückliche Tilgungsbestimmung kann die Einzugsstelle sie auf die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile aufteilen.

Weder für Finanzen noch für Personal zuständig – aber haftbar?

• Haftung unabhängig von der Ressortverteilung in der Geschäftsführung: Ein GmbH-Geschäftsführer haftet auch dann für die fristgerechte Zahlung der Arbeitnehmeranteile, wenn es eine Ressortverteilung mit Mitgeschäftsführern gibt und er selbst weder für Finanzen noch für Personal zuständig ist.

• Alle Geschäftsführer müssen sich Klarheit verschaffenAuch bei Aufgabenverteilung unter mehreren Geschäftsführern gilt: Befindet sich die Gesellschaft in Zahlungsschwierigkeiten, muss sich jeder von ihnen versichern, dass die Sozialversicherungsbeiträge tatsächlich abgeführt worden sind (OLG Düsseldorf, 16.09.2014, I-21 U 38/14).

Haftung bei Scheinselbstständigkeit -Dienst- oder Werkvertrag statt Arbeitsvertrag

Wurde statt eines Arbeitsvertrags ein Dienst- oder Werkvertrag geschlossen, obwohl die Voraussetzungen für eine abhängige Beschäftigung vorliegen, kann es sich ebenfalls um „Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt“ gemäß § 266a StGB handeln. Schließlich werden auch in diesem Fall die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nicht abgeführt.

Haftung für nicht abgeführte Lohnsteuer

• Arbeitgeberhaftung für die Lohnsteuerzahlung: Arbeitgeber haften für das rechtzeitige Erstellen von Lohnsteueranmeldungen sowie -erklärungen und das fristgerechte Begleichen der Lohnsteuer. Zwar schuldet allein der Arbeitnehmer die Lohnsteuer (§ 38 Abs. 2 Satz 1 EStG). Allerdings ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Einkommensteuer entsprechend der Lohnsteuermerkmale vom Gehalt oder Lohn abzuziehen und einzubehalten. Erst mit dem tatsächlichen Abführen erfüllt er seine Vergütungspflicht.

• Ausnahmen: Nur in bestimmten Fällen haftet der Arbeitgeber nicht für die Lohnsteuer. Das ist beispielsweise der Fall, wenn falsche Lohnsteuerabzugsmerkmale gemeldet sind und deshalb die Lohnsteuer falsch berechnet worden ist, oder wenn die Voraussetzungen für die Steuerklasse II gar nicht vorgelegen haben. In diesen Fällen wird das Finanzamt den fehlenden Lohnsteuerbetrag direkt vom Arbeitnehmer verlangen.

• Pflicht zur rückwirkenden Korrektur: Bemerkt der Arbeitgeber, dass der Lohnsteuerabzug für zurückliegende Zeiten falsch berechnet wurde, ist er zur rückwirkenden Korrektur des Lohnsteuerzugs verpflichtet. Ist das nicht möglich, und der Arbeitnehmer beispielsweise schon ausgeschieden, muss er den Sachverhalt beim Finanzamt anzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG). Nur so kann er die Arbeitgeberhaftung vermeiden.

Praktisch bedeutet das: Persönliche Haftung droht auch bei nicht abgeführter Lohnsteuer

Der Geschäftsführer muss sich darum kümmern, dass die Gesellschaft ihre steuerlichen Verpflichtungen erfüllt. Wird im Vorfeld der Insolvenz die Lohnsteuer nicht mehr bezahlt, droht auch dafür die persönliche Haftung.

Lohnsteuernachzahlung: Erstattung durch den Arbeitnehmer

• Erstattungsanspruch des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer: Wenn eine Lohnsteueraußenprüfung ergibt, dass zu wenig Einkommensteuer einbehalten und zu viel Lohn an den Arbeitnehmer ausgezahlt wurde, wird das Finanzamt den fehlenden Betrag in der Regel vom Arbeitgeber verlangen. Durch die Nachzahlung erhält dieser wiederum einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber kann also diese Summe grundsätzlich von dessen Lohn- oder Gehaltsanspruch einbehalten.

• Tarifvertragliche Ausschlussfristen: Allerdings gelten für diesen zivilrechtlichen Erstattungsanspruch in vielen Tarifverträgen Ausschlussfristen. Nach deren Ablauf erlischt der Anspruch gegen den Arbeitnehmer.

Praktisch bedeutet das: Schon im eigenen Interesse Erstattungsansprüche prüfen

Wenn eine Lohnsteueraußenprüfung zu einer Lohnsteuernachzahlung des Arbeitgebers führt, kann die Haftung des Geschäftsführers im Raum stehen. Schon deshalb sollte geprüft werden, ob sich Erstattungsansprüche gegen den Arbeitnehmer durchsetzen lassen.

Fazit

Das Abrechnen und Ausbezahlen von Löhnen und Gehältern ist aus Sicht der Geschäftsführerhaftung gerade in Krisenzeiten oft heikel. Kommt es zu Schadenersatzforderungen, fallen sie häufig sehr hoch aus.

Deshalb ist es wichtig, als Geschäftsführer gerade in Krisenzeiten richtig zu reagieren. Wichtig ist zudem ein professioneller, verlässlicher Lohnabrechnungspartner. Für Paychex ist die enge Zusammenarbeit mit Kunden auch dann selbstverständlich, wenn es gilt, schwierige Phasen zu meistern.

Erfahren Sie mehr zur Anrufungsauskunft im Lohnsteuerverfahren.

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