Payroll Compliance 2026: Was macht eine rechtssichere Entgeltabrechnung aus?

Der englische Begriff „Compliance“ lässt sich ins Deutsche am ehesten mit „Regeltreue“ oder „Regelkonformität“ übersetzen und bezieht sich auf das Einhalten von Regeln, Vorschriften und Gesetzen. Payroll Compliance bezeichnet dementsprechend die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben rund um Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Arbeitsrecht und Datenschutz. Dazu zählen insbesondere das Steuerrecht (z. B. Einkommensteuergesetz - EStG), das Sozialversicherungsrecht (Sozialgesetzbuch - SGB) sowie arbeitsrechtliche Regelungen wie das Mindestlohngesetz oder die Gewerbeordnung. Unternehmen, die diese Anforderungen zuverlässig erfüllen, schützen sich vor finanziellen Risiken, rechtlicher Haftung und Reputationsschäden. Gesetzeskonforme Entgeltabrechnung ist somit mehr als eine administrative Pflicht. Sie bildet die Grundlage für Vertrauen, Stabilität und Effizienz im Unternehmen.

Die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen – und auch 2026 bleibt die regulatorische Dynamik hoch. Neue gesetzliche Regelungen, digitale Meldeverfahren, verkürzte Fristen und verschärfte Datenschutzanforderungen erhöhen die Komplexität der Payroll-Prozesse erheblich. Neben der korrekten und fristgerechten Berechnung von Entgelten zählen heute insbesondere die DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Personaldaten sowie die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde gesetzliche Rahmenbedingungen zu den zentralen Säulen der Payroll-Compliance.

Ohne klar strukturierte Prozesse und eine leistungsfähige Payroll-Software wird es für Unternehmen zunehmend schwierig, diese Anforderungen dauerhaft zu erfüllen. Dieser Beitrag zeigt, welche zentralen Compliance-Anforderungen in der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten und wie Paychex Europe Unternehmen dabei unterstützt, Payroll-Prozesse rechtssicher, effizient und zukunftsfähig zu gestalten.

Zentrale Compliance-Anforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Entgeltabrechnung unterliegt einer Vielzahl gesetzlicher Vorgaben aus Steuer-, Sozialversicherungs-, Arbeits- und Datenschutzrecht, die regelmäßig angepasst werden. Fehlerhafte Abrechnungen oder verspätete Meldungen können zu Nachzahlungen, Bußgeldern und einem erheblichen Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden führen.

Die Zahl der gesetzlichen Änderungen, die Payroll-Prozesse beeinflussen, ist seit 2020 stark gestiegen und bleibt auch 2026 auf einem hohen Niveau. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Entgeltabrechnungen korrekt, fristgerecht und nachvollziehbar erstellt werden. Dazu gehören die ordnungsgemäße Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, die rechtzeitige Übermittlung gesetzlich vorgeschriebener Meldungen sowie eine revisionssichere Dokumentation aller abrechnungsrelevanten Daten. Eine nachhaltige Payroll-Compliance erfordert daher klar definierte Prozesse, aktuelles Fachwissen und Systeme, die gesetzliche Änderungen zuverlässig abbilden.

Payroll Compliance leicht gemacht - mit Paychex Europe Payroll

Paychex Europe Payroll ist die erste ITSG-zertifizierte Cloud-Lösung für die Entgeltabrechnung in Deutschland. Relevante gesetzliche Neuerungen werden durch automatisierte Updates in die Abrechnungsprozesse direkt integriert. Digitale Workflows, transparente Abläufe und eine zentrale Dokumentation ermöglichen es, auch komplexe Anforderungen effizient, nachvollziehbar und revisionssicher umzusetzen.

Der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten hat dabei höchste Priorität. Alle Payroll-Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet. Rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und eine zentrale Datenhaltung erhöhen die Datensicherheit und sorgen für maximale Transparenz.

Die Datenübermittlung an Sozialversicherungsträger und Finanzämter erfolgt über zertifizierte Schnittstellen. Gesetzlich vorgeschriebene Meldungen werden automatisiert übermittelt, während Rückmeldungen wie eAUs, A1- oder Arbeitsbescheinigungen digital abgerufen und direkt in der Plattform gespeichert werden können. Manuelle Meldungen und zeitaufwendige Rückfragen entfallen, bei gleichzeitig vollständiger Nachvollziehbarkeit aller gesendeten und empfangenen Informationen.