Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ermittlung des geldwerten Vorteils

Nach der pauschalen Nutzungswertmethode ist der geldwerte Vorteil ist für die private Nutzung des Kraftfahrzeugs für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Kann das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich der Nutzungswert für jeden Kalendermonat um 0,03 % des inländischen Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG).

Beispiel: GEVO Firmenfahrzeug Gunnar Grundmann kann aufgrund einer arbeitsrechtlichen Vereinbarung ein Firmenfahrzeug auch privat nutzen. Der geldwerte Vorteil wird nach der 1 %-Regelung bewertet. Der Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung betrug 25.000 €, die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 20 km.Der steuer- und sozialversicherungspflichtige geldwerte Vorteil beträgt dann monatlich:[(1 % + 0,03 % x 20 km) x 25.000 € =] 400 €.

Beispiel: Geldwerter Vorteil in der Entgeltbescheinigung Gunnar Grundmann erhält ein monatliches Gehalt von 3.000 €. Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung des Firmenfahrzeugs ist mit 400 € bewertet worden. BruttoBetragGesamtbruttoSteuerbruttoSV-Brutto Gehalt3.000,003.000,00L3.000,00L3.000,00 Privatnutzung Firmenfahrzeug400,00400,00L400,00L400,00 Gesamtbruttoentgelt3.400,003.400,00 Gesetzliche Abzüge ......L3.400,00L3.400,00 Nettoentgelt2.098,58 ......L3.200,00L3.200,00 Nettoentgelt1.999,04 Einbehalt Sachbezug-400,00 Auszahlungsbetrag1.698,58

Berücksichtigung gezahlter Nutzungsentgelte

Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber für die private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs ein Entgelt für die Nutzung des Fahrzeugs, so mindern diese den geldwerten Sachbezug. Dabei ist es gleichgültig, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Kraftfahrzeugs bemessen wird (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 LStR 2011).

Nach einem aktuellen BMF-Schreiben vom 19.4.2013 (BStBl. I S. 513) handelt es sich immer dann um ein Nutzungsentgelt, wenn arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Regelung eine der folgende Arbeitnehmerzahlungen vereinbart wird:

• Zahlung einer Monatspauschale, unabhängig vom tatsächlichen Umfang der privaten Nutzung,

• Zahlung einer Kilometerpauschale für tatsächlich privat gefahrene Kilometer,

• vom Arbeitnehmer übernommene Leasingraten.

Beachte: Sofern nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, ein Fahrtenbuch zu führen, kann die zwingend vorgeschriebene Bewertung nach der 1 %-Regelung nicht durch Zahlung eines Nutzungsentgelts vermieden werden, selbst wenn dieses als angemessen anzusehen ist. Das vereinbarungsgemäß gezahlte Nutzungsentgelt ist von dem entsprechend ermittelten privaten Nutzungswert in Abzug zu bringen (H 8.1 (9-10) LStH – Nutzungsentgelt).

Beispiel: Kilometerpauschale als Nutzungsentgelt In einer Nutzungsvereinbarung für das überlassene Firmenfahrzeugs ist festgelegt, dass Gunnar Grundmann ein Nutzungsentgelt in Höhe von 0,20 € je privat gefahrenen Kilometer zu zahlen hat. Der Arbeitgeber ermittelt den Betrag für die vom Arbeitnehmer privat gefahrenen Kilometer und behält ihn vom Gehalt des Folgemonats ein. Es handelt sich um ein pauschales Nutzungsentgelt. Der nach der 1 %-Regelung ermittelte geldwerte Vorteil ist um dieses Nutzungsentgelt zu kürzen.

Erfahren Sie mehr zum Fahrtenbuch bei Privatnutzung von Firmenfahrzeugen.

Darstellung des Nutzungsentgelts in der Entgeltbescheinigung

Beispiel: Nutzungsentgelt in der Entgeltbescheinigung In der Nutzungsvereinbarung für das überlassene Firmenfahrzeug ist festgelegt, dass Gunnar Grundmann ein monatliches Nutzungsentgelt in Höhe 200 € zu tragen hat. BruttoBetragGesamtbruttoSteuerbruttoSV-Brutto Gehalt3.000,003.000,00L3.000,00L3.000,00 Privatnutzung Firmenfahrzeug400,00400,00L400,00L400,00 Nutzungsentgelt Firmenfahrzeug-200,00-200,00L-200,00L-200,00 Gesamtbruttoentgelt3.200,003.200,003.200,003.200,00 Gehalt3.000,003.000,00L3.000,00L3.000,00 Gesetzliche Abzüge ......L3.200,00L3.200,00 Nettoentgelt1.999,04 Einbehalt Sachbezug-400,00 Auszahlungsbetrag1.599,043.000,00L3.000,00L3.000,00

Beachte: Übersteigt das Nutzungsentgelt den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten

Übernahme einzelner Kfz-Kosten

Bei der 1 %-Regelung sind Kürzungen des geldwerten Vorteils z.B. wegen einer Beschriftung des Kraftfahrzeugs oder wegen Übernahme der Treibstoff- oder Garagenkosten durch den Arbeitnehmer nicht zulässig (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 LStR 2011). Sie mindern weder den geldwerten Vorteil noch sind sie als Werbungskosten abziehbar (H 8.1 (9-10) LStH – Nutzungsentgelt). Eine vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kfz-Kosten wie z.B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge oder Wagenwäsche durch den Arbeitnehmer ist auch kein an der tatsächlichen Nutzung bemessenes Nutzungsentgelt. Das gilt auch für Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer abgezogen werden. Die vom Arbeitnehmer zu zahlenden Treibstoffkosten sind also kein Nutzungsentgelt, auch wenn der Arbeitnehmer zunächst auf Kosten des Arbeitgebers tanken kann und erst anschließend die Treibstoffkosten ersetzen muss. (BMF-Schreiben vom 19.4.2013, BStBl. I S. 513).

Darstellung übernommener Kfz-Kosten in der Entgeltbescheinigung

Abzüge, die sich nicht auf das Gesamtbrutto, das Steuerbrutto oder das SV-Brutto auswirken, sind nach dem ausgewiesenen Nettoentgelt anzugeben. Der Einbehalt für die vom Arbeitnehmer zu übernehmenden Kraftfahrzeugkosten ist somit als Abzug nach dem ermittelten Nettoentgelt und vor der Ermittlung des Auszahlungsbetrags darzustellen.

Erfahren Sie mehr zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber.