Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur privaten Nutzung, entsteht ein geldwerter Vorteil, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Dieser geldwerte Vorteil muss in der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt berücksichtigt werden.

Ermittlung des geldwerten Vorteils

• Pauschale Nutzungswertmethode (1 % Regelung): Nach der pauschalen Nutzungswertmethode ist der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen (Bruttolistenpreis) – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich Umsatzsteuer (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG).

• Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Kann das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, erhöht sich der Nutzungswert zusätzlich um 0,03 % des inländischen Listenpreises je Entfernungskilometer und Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). Der Grund: Diese Fahrten gelten aus steuerlicher Sicht als private Nutzung, nicht als betriebliche Fahrt. Der Arbeitgeber erspart dem Arbeitnehmer private Kosten (Auto, Sprit etc.), die er sonst für den Weg zur Arbeit selbst tragen müsste. Diese Ersparnis ist ein zusätzlicher geldwerter Vorteil. Es handelt sich also nicht um private Nutzung allgemein, z. B. Einkaufen, Urlaub etc. (wie bei der pauschalen Nutzungswertmethode), sondern um regelmäßige Fahrten, die dauerhaft anfallen.

• Einzelbewertung nach tatsächlicher Nutzung: Alternativ zur 0,03-%-Regelung ist bei tatsächlicher Nutzung auch eine Einzelbewertung mit 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt möglich. Sie ist empfehlenswert, wenn der Arbeitnehmer nicht täglich ins Büro fährt (z. B. weil Homeoffice mehrmals pro Woche möglich ist).

Beispiel: Ein Arbeitnehmer darf ein Firmenfahrzeug privat nutzen

• Bruttolistenpreis des Fahrzeugs: 40.000 €

• Einfache Entfernung: 15 km

• Kalendermonate: 12

Private Nutzung des Firmenwagens (1-%-Regelung)

Die private Nutzung des Firmenfahrzeugs wird pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat bewertet.

Berechnung: 1 % × 40.000 € = 400 € pro Monat
Jährlicher geldwerter Vorteil (private Nutzung): 400 € × 12 Monate = 4.800 €

Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte (pauschale Bewertung mit der 0,03-%-Regelung)

Die regelmäßigen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten steuerlich als private Nutzung, wie oben bereits erläutert. Deshalb erhöht sich der geldwerte Vorteil pauschal um: 0,03 % × Bruttolistenpreis × Entfernungskilometer × Monate

Berechnung: 0,03 % × 40.000 € × 15 km = 180 € pro Monat
Jährlicher Zusatz zum geldwerten Vorteil: 180 € × 12 Monate = 2.160 €

Wichtig: Dieser Betrag wird zusätzlich zur 1-%-Regelung versteuert. Das bedeutet: Die 1-%-Regelung läuft ganz normal weiter, obendrauf kommt der Betrag für den Arbeitsweg (pauschale Bewertung mit der 0,03-%-Regelung) und beide Beträge werden zusammen versteuert (4.800 € + 2.160 € = 6.960 €). Dieser Gesamtbetrag erhöht das steuer- und SV-pflichtige Brutto des Arbeitnehmers: er zahlt also Abgaben auf 6.960 €, obwohl er dieses Geld nicht ausbezahlt bekommt.

Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte (0,002-%-Einzelbewertung nach tatsächlicher Nutzung)

Bei unregelmäßigen Fahrten kann jede einzelne Fahrt angesetzt werden.

Berechnung pro Fahrt: 0,002 % × 40.000 € × 15 km = 12 € je Fahrt
Beispiel: 96 Fahrten pro Jahr (z. B. im Schnitt 8 Fahrten pro Monat)
Jährlicher Zusatz zum geldwerten Vorteil: 12 € × 96 Fahrten = 1.152 €

Gesamter geldwerter Vorteil pro Jahr: 4.800 € (private Nutzung mit der 1-%-Regelung) + 1.152 € (Fahrten / Arbeitsweg) = 5.952 € pro Jahr. In diesem konkreten Beispiel fallen dadurch weniger Steuern und Sozialabgaben an, sodass diese Variante für den Arbeitnehmer steuerlich günstiger ist.

Besonderheiten bei Elektro- und Hybridfahrzeugen

Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten steuerliche Vergünstigungen:

• 0,25-%-Regelung bei reinen Elektrofahrzeugen bis zu einem bestimmten Bruttolistenpreis

• 0,5-%-Regelung für Elektrofahrzeuge zu höherem Bruttolistenpreis sowie für Plug-in-Hybridfahrzeuge unter bestimmten Voraussetzungen

Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Berücksichtigung gezahlter Nutzungsentgelte

Zahlt der Arbeitnehmer für die private Nutzung des Firmenwagens ein Nutzungsentgelt, mindert dieses den ermittelten geldwerten Vorteil (§ 8 Abs. 2 EStG, R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 LStR). Dabei ist es unerheblich, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder abhängig von der tatsächlichen Nutzung vereinbart wurde. Als Nutzungsentgelt gelten u. a. (BMF-Schreiben vom 19.04.2013): monatliche Pauschalen unabhängig vom Umfang der Privatnutzung, Kilometerpauschalen für privat gefahrene Kilometer sowie vom Arbeitnehmer übernommene Leasingraten. Wichtig: Ohne ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gilt zwingend die 1-%-Regelung. Ein vom Arbeitnehmer gezahltes Nutzungsentgelt kann diese Bewertung nicht ersetzen, sondern mindert nur den ermittelten geldwerten Vorteil. Kurz gesagt: Kein Fahrtenbuch gleich pauschale Bewertung.

Beispiel: Kilometerpauschale als Nutzungsentgelt

In der Nutzungsvereinbarung ist festgelegt, dass der Mitarbeiter 0,20 € je privat gefahrenem Kilometer zahlt. Der Arbeitgeber behält den Betrag im Folgemonat vom Gehalt ein. Das Nutzungsentgelt kürzt den nach der 1-%-Regelung ermittelten geldwerten Vorteil, ersetzt ihn jedoch nicht. Geldwerter Vorteil wird zwingend nach der 1-%-Regelung berechnet. Im nächsten Schritt wird das gezahlte Nutzungsentgelt abgezogen. Der verbleibende Rest ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Übernahme einzelner Kfz-Kosten durch den Arbeitnehmer

Bei der Anwendung der 1-%-Regelung sind keine Kürzungen des geldwerten Vorteils zulässig, wenn der Arbeitnehmer einzelne Kfz-Kosten übernimmt, z. B.:

• Treibstoffkosten

• Versicherungsbeiträge

• Garagenmiete

• Wagenwäsche

• Parkgebühren etc.

Diese Kosten (individuell getragene Einzelkosten) gelten nicht als Nutzungsentgelt und mindern weder den geldwerten Vorteil noch sind sie als Werbungskosten abziehbar (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 LStR). Im Klartext: Nur vertraglich vereinbarte, laufende Zahlungen für das Nutzungsrecht mindern den geldwerten Vorteil.

Auswirkung auf die Entgeltabrechnung

Bei der Dienst- bzw. Firmenwagenberechnung in der Payroll gibt es einige gesetzliche und organisatorische Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen. Eine moderne Entgeltsabrechnungssoftware wie Paychex Europe Payroll vereinfacht auch diese Prozesse und sorgt Monat für Monat für eine korrekte Erfassung einer Dienstwagenabrechnung.