Geldwerter Vorteil und Gehaltsabrechnung: unsere Tipps

Ein geldwerter Vorteil in der Gehaltsabrechnung ist weit mehr als eine steuerliche Randnotiz: Für Arbeitnehmer stellt er oft einen attraktiven Teil des Vergütungspakets dar, während er für Arbeitgeber zugleich mit organisatorischen und administrativen Anforderungen verbunden ist. Wenn Unternehmen und Betriebe sich im Zuge ihrer Gehaltsabrechnungen genauer mit dem geldwerten Vorteil befassen, stellen diese schnell fest, dass sich hinter diesem ein komplexes Regelwerk verbirgt.

Für eine strukturierte Vorgehensweise und einen besseren Überblick wird der geldwerte Vorteil in diesem Blogbeitrag detailliert erläutert und durch Beispiele veranschaulicht.

Das Zusammenspiel von Lohnabrechnung und geldwertem Vorteil

Ein geldwerter Vorteil liegt immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer durch seinen Arbeitgeber eine Leistung oder Sachzuwendung erhält, die er privat nutzen kann – ohne dass er sie selbst bezahlen muss. In diesem Fall erfolgt keine direkte Zahlung, jedoch kann sich die indirekt getätigte Zuwendung durch den Arbeitgeber als ein steuerlicher Vorteil entpuppen und muss daher korrekt steuerlich erfasst und abgeführt werden. Wenn Betriebe daher ihre Lohnabrechnung selbst machen, ist ein korrektes Vorgehen essenziell.

Typische geldwerte Vorteile, die in der Gehaltsabrechnung auftauchen, sind etwa Dienstwagen zur privaten Nutzung, Arbeitgeberdarlehen mit verbilligtem Zinssatz oder auch Gutscheine und Sachzuwendungen. Diese Leistungen unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer und gegebenenfalls der Sozialversicherungspflicht. Die genaue Bewertung und Abrechnung erfolgen nach § 8 EStG (Einkommensteuergesetz).

Geldwerter Vorteil – Versteuerung und rechtliche Grundlagen

Laut § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG werden geldwerte Vorteile innerhalb der Gehaltsabrechnung mit dem üblichen Endpreis am Markt bewertet. Das bedeutet, der geldwerte Vorteil wird so behandelt, als hätte der Arbeitnehmer diesen Gegenstand oder diese Dienstleistung eigenständig erworben.

Jedoch gibt es auch hier spezielle Fälle, die gesondert betrachtet und berücksichtigt werden müssen. Für die private Nutzung eines Firmenwagens beispielsweise wird häufig die 1%-Regelung angewendet (§ 6 Absatz 1 Nr. 4 EStG). Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Jobtickets sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG). Sachbezüge bis zu einem monatlichen Freibetrag von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) sind steuerfrei.

Die richtige Erfassung der verschiedenen Posten und Leistungen ist essenziell, um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen. Wenn Sie bei der Erstellung dieser Unterlagen Schwierigkeiten haben, dann gibt es zahlreiche Softwarelösungen wie Paychex Europe Payroll. Mit ihnen werden Abrechnungen zuverlässig, rechtssicher und schnell erstellt.

Geldwerter Vorteil auf der Lohnabrechnung – das ist zu beachten

Die Versteuerung geldwerter Vorteile erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens. In bestimmten Fällen kann eine pauschale Versteuerung nach § 40 EStG erfolgen, z. B. bei kleinen Sachzuwendungen oder Aufmerksamkeiten bis 60 Euro.

Der geldwerte Vorteil, der in der Gehaltsabrechnung aufgeführt wird, erhöht das steuerpflichtige Einkommen und kann sowohl auf die Lohnsteuer als auch auf die Sozialversicherungsbeiträge Auswirkungen haben. Hier sollten Unternehmen und Betriebe bedenken, dass eine Pauschalversteuerung nur in bestimmten Fällen möglich ist. Eine korrekte Bearbeitung der geldwerten Vorteile innerhalb der Gehaltsabrechnung ist essenziell, um rechtliche und auch finanzielle Konsequenzen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Tipps für eine korrekte GWV Gehaltsabrechnung

Bei der Erstellung einer Entgeltabrechnung müssen Arbeitgeber einiges beachten. Hier gilt es nicht nur den Unterschied von Lohn und Gehalt genauestens zu kennen, sondern auch verschiedene Posten korrekt zu berücksichtigen. Damit die Erfassung eines geldwerten Vorteils in der Gehaltsabrechnung gesetzeskonform erfolgt, sind folgende Punkte zu beachten:

• Schriftliche Festhaltung aller geldwerten Vorteile im Arbeitsvertrag oder in Zusatzvereinbarungen

• Regelmäßige Überprüfung bei Sachzuwendungen wie Firmenwagen

• Nutzung geeigneter Softwarelösungen zur korrekten Berechnung, wenn Lohnabrechnungen erstellt werden müssen

Achten Sie außerdem auf die Unterschiede zwischen geldwertem Vorteil und steuerfreier Sachzuwendung – hier besteht oft Verwechslungsgefahr. Bei Unklarheiten lohnt es sich, auf einen professionellen Dienstleister zurückzugreifen: Bei Paychex Europe Payroll ist es ein Leichtes, denn Sie können den gewünschten Unterstützungsgrad monatlich anpassen - von Lohnabrechnung komplett in Eigenregie über Unterstützung bei Bedarf bis hin klassischem Outsourcing.