Geldwerter Vorteil und Gehaltsabrechnung: unsere Tipps
Ein geldwerter Vorteil in der Gehaltsabrechnung ist weit mehr als eine steuerliche Randnotiz: Für Arbeitnehmer stellt er oft einen attraktiven Teil des Vergütungspakets dar, während er für Arbeitgeber zugleich mit organisatorischen und administrativen Anforderungen verbunden ist. Wenn Unternehmen und Betriebe sich im Zuge ihrer Gehaltsabrechnungen genauer mit dem geldwerten Vorteil befassen, stellen diese schnell fest, dass sich hinter diesem ein komplexes Regelwerk verbirgt.
Für eine strukturierte Vorgehensweise und einen besseren Überblick wird der geldwerte Vorteil in diesem Blogbeitrag detailliert erläutert und durch Beispiele veranschaulicht.
Das Zusammenspiel von Lohnabrechnung und geldwertem Vorteil
Ein geldwerter Vorteil liegt immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer durch seinen Arbeitgeber eine Leistung oder Sachzuwendung erhält, die er privat nutzen kann – ohne dass er sie selbst bezahlen muss. In diesem Fall erfolgt keine direkte Zahlung, jedoch kann sich die indirekt getätigte Zuwendung durch den Arbeitgeber als ein steuerlicher Vorteil entpuppen und muss daher korrekt steuerlich erfasst und abgeführt werden. Wenn Betriebe daher ihre Lohnabrechnung selbst machen, ist ein korrektes Vorgehen essenziell.
Typische geldwerte Vorteile, die in der Gehaltsabrechnung auftauchen, sind etwa Dienstwagen zur privaten Nutzung, Arbeitgeberdarlehen mit verbilligtem Zinssatz oder auch Gutscheine und Sachzuwendungen. Diese Leistungen unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer und gegebenenfalls der Sozialversicherungspflicht. Die genaue Bewertung und Abrechnung erfolgen nach § 8 EStG (Einkommensteuergesetz).
Geldwerter Vorteil – Versteuerung und rechtliche Grundlagen
Laut § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG werden geldwerte Vorteile innerhalb der Gehaltsabrechnung mit dem üblichen Endpreis am Markt bewertet. Das bedeutet, der geldwerte Vorteil wird so behandelt, als hätte der Arbeitnehmer diesen Gegenstand oder diese Dienstleistung eigenständig erworben.
Jedoch gibt es auch hier spezielle Fälle, die gesondert betrachtet und berücksichtigt werden müssen. Für die private Nutzung eines Firmenwagens beispielsweise wird häufig die 1%-Regelung angewendet (§ 6 Absatz 1 Nr. 4 EStG). Dabei wird monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Jobtickets sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG). Sachbezüge bis zu einem monatlichen Freibetrag von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) sind steuerfrei.
Die richtige Erfassung der verschiedenen Posten und Leistungen ist essenziell, um eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen. Wenn du bei der Erstellung dieser Unterlagen Schwierigkeiten hast, dann gibt es zahlreiche Softwarelösungen wie Paychex Europe Payroll. Mit dieser werden Abrechnungen zuverlässig, rechtssicher und schnell erstellt.
Geldwerter Vorteil auf der Lohnabrechnung – das ist zu beachten
Die Versteuerung geldwerter Vorteile erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens. In bestimmten Fällen kann eine pauschale Versteuerung nach § 40 EStG erfolgen, z. B. bei kleinen Sachzuwendungen oder Aufmerksamkeiten bis 60 Euro.
Der geldwerte Vorteil, der in der Gehaltsabrechnung aufgeführt wird, erhöht das steuerpflichtige Einkommen und kann sowohl auf die Lohnsteuer als auch auf die Sozialversicherungsbeiträge Auswirkungen haben. Hier sollten Unternehmen und Betriebe bedenken, dass eine Pauschalversteuerung nur in bestimmten Fällen möglich ist. Eine korrekte Bearbeitung der geldwerten Vorteile innerhalb der Gehaltsabrechnung ist essenziell, um rechtliche und auch finanzielle Konsequenzen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Tipps für eine korrekte GWV Gehaltsabrechnung
Bei der Erstellung einer Entgeltabrechnung müssen Arbeitgeber einiges beachten. Hier gilt es nicht nur den Unterschied von Lohn und Gehalt genauestens zu kennen, sondern auch verschiedene Posten korrekt zu berücksichtigen. Damit die Erfassung eines geldwerten Vorteils in der Gehaltsabrechnung gesetzeskonform erfolgt, sind folgende Punkte zu beachten:
Schriftliche Festhaltung aller geldwerten Vorteile im Arbeitsvertrag oder in Zusatzvereinbarungen
Regelmäßige Überprüfung bei Sachzuwendungen wie Firmenwagen
Nutzung geeigneter Softwarelösungen zur korrekten Berechnung, wenn Lohnabrechnungen erstellt werden müssen
Achte außerdem auf die Unterschiede zwischen geldwertem Vorteil und steuerfreier Sachzuwendung – hier besteht oft Verwechslungsgefahr. Bei Unklarheiten lohnt es sich, auf einen professionellen Dienstleister zurückzugreifen. Dieser erstellt eine GWV Lohnabrechnung vollständig und rechtssicher.
Geldwerter Vorteil und Lohnabrechnung am Beispiel
Ein geldwerter Vorteil in der Gehaltsabrechnung wird in der Regel als eigener Posten unter den Bruttobezügen oder Sachbezügen aufgeführt. Je nach Art des Vorteils und der Versteuerung kann dies unterschiedlich aussehen. Wichtig ist jedoch, dass diese gesondert und korrekt angegeben werden.
Geldwerter Vorteil bei der Gehaltsabrechnung an einem Beispiel:
Position - Beitrag
Bruttogehalt - 3.200,00
Sachbezug Firmenwagen - 400,00
Gesamtbrutto - 3.600,00
Lohnsteuer, Sozialversicherungen - gemäß Gesamtbrutto
Nettobezug - entsprechend reduziert
Mit solchen Darstellungen wird für den Arbeitnehmer transparent, in welcher Höhe der geldwerte Vorteil angerechnet wird. Aber auch für den Arbeitgeber hat die Erfassung praktische Vorteile. Er behält den Überblick über die steuerliche Belastung und kann anhand dieser, professionelle und faktenbasierte Entscheidungen treffen.
Besonderheiten bei verschiedenen Arten von geldwertem Vorteil
Neben dem klassischen Firmenwagen gibt es eine Vielzahl von geldwerten Vorteilen, die unterschiedlich in der Gehaltsabrechnung behandelt werden. Zinsvorteile bei Arbeitgeberdarlehen, die private Nutzung von IT-Geräten oder auch Betriebsfeiern können steuerliche Relevanz haben. Je nach Art und Ausgestaltung greifen unterschiedliche Paragrafen des EStG und erfordern individuelle Bewertung.
Strategische Nutzung von geldwerten Vorteilen in der Gehaltsabrechnung
Für Arbeitgeber kann die gezielte Nutzung geldwerter Vorteile ein Wettbewerbsvorteil im Personalmarketing sein. Neben der klassischen Gehaltserhöhung bieten diese steuerlich attraktive Möglichkeiten, die Mitarbeitermotivation zu steigern oder auch neue Arbeitskräfte zu gewinnen.
Mögliche Gestaltungsspielräume sind unter anderem Job-Bikes oder E-Bikes, Zuschüsse zur Internetnutzung im Homeoffice oder auch Essenszuschüsse. So können Unternehmen gezielt Fachkräfte rekrutieren und diese halten.
Lohnabrechnung mit Firmenwagen und Co. effizient umsetzen
Ein geldwerter Vorteil bringt viele Chancen, sowohl aus Sicht des Arbeitgebers als auch für Arbeitnehmer. Gleichzeitig verlangt er präzise Kenntnisse im Lohnsteuerrecht und eine exakte Umsetzung in der Lohnabrechnung. Wer sich mit den gesetzlichen Regelungen und Beispielen aus der Praxis beschäftigt, kann das Potenzial optimal nutzen.
Beginne also noch heute deine Arbeit mit geldwerten Vorteilen und Gehaltsabrechnungen! Und hast du zu spezifischen Sachverhalten Fragen, dann sind wir auch gern für dich da und helfen dir weiter!
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