Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen

Seit Jahresbeginn 2022 verpflichtend: digitalisierte Dokumente zum Lohnkonto

Seit Jahresbeginn 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form bereitzuhalten. Das betrifft eine Vielzahl von Dokumenten, die die Beschäftigten beim Arbeitgeber einreichen oder die von Sozialversicherungsträgern und anderen Institutionen ausgestellt werden.

Bis 2026 sind Befreiungen möglich

Arbeitgeber können sich bis zum Ende des Jahres 2026 von der Digitalisierungspflicht befreien lassen. Der Antrag muss an das für den Betrieb zuständige Prüfbüro der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden. Spätestens ab dem 01. Januar 2027 gilt die Vorschrift dann für alle Betriebe.

Um welche Entgeltdokumente geht es?

Die Liste der begleitenden Entgeltunterlagen, die seit 01. Januar 2022 digital vorliegen müssen, steht in § 8 Abs. 2 BVV und umfasst 21 Einträge.

Dazu gehören unter anderem die Angaben zur Krankenversicherung von Minijobbern, die Erklärungen von Minijobbern zur Rentenversicherungsfreiheit, Bescheide der DRV-Clearingstelle im Statusfeststellungsverfahren, Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherung bei Mitgliedern berufsständischer Versorgungswerke wie angestellten Rechtsanwälten oder Ärzten, Nachweise zur Staatangehörigkeit von Beschäftigten, Semesterbescheinigungen von Werkstudenten sowie A1-Bescheinigungen zur Entsendung von Mitarbeitern. Auch Dokumente zum Insolvenzschutz von Wertguthaben müssen digitalisiert werden.

Die Digitalisierungspflicht betrifft nur Dokumente, die seit dem 01. 01. 2022 ausgestellt wurden. Ältere Dokumente kann der Arbeitgeber digitalisieren. Das ist aber keine Pflicht.

Dokumente ohne Unterschrifterfordernis

Für alle begleitenden Entgeltdokumente gilt, dass sie in digitaler Form gemäß den Grundsätzen der GoBD gespeichert werden müssen. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Die Dokumente einfach als Word-, Excel- oder PDF-Dateien oder als Scans auf einer Festplatte abzulegen, reicht deshalb nicht aus. Die Unterlagen sollten vielmehr revisionssicher, sachgerecht und nachvollziehbar archiviert werden. Jede spätere Änderung des Inhalts muss erkennbar sein. Außerdem muss das Verfahren zur Digitalisierung und Archivierung vollständig dokumentiert sein.

Für bestimmte digitale Dokumente der Lohnbuchhaltung ist zusätzlich eine elektronische Signatur oder die Verarbeitung mit einem zertifizierten Lohnabrechnungsprogramm vorgeschrieben.

„Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis“

Eine ganze Reihe von begleitenden Entgeltunterlagen sind, wenn sie auf Papier vorliegen, nur mit Unterschrift gültig. In digitaler Form müssen diese Dokumente elektronisch signiert sein, mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Das gilt wenn sie vom Mitarbeiter bereits digital eingereicht werden, und auch, wenn die Lohnbuchhaltung Papierunterlagen digitalisiert.

Betroffen sind Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht für Mitglieder einer berufsständischen Versorgung, Erklärungen eines Mitarbeiters zum Verzicht auf Lohn oder Gehalt, Anträge auf Pflegezeit und der Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung trotz bestehender Altersversorgung oder laufendem Rentenbezug.

• Die Beschäftigten können das Dokument sowohl auf Papier wie als digitale Datei (Foto bzw. Scan) einreichen. Da die digitale Version keine qualifizierte digitale Signatur aufweist, muss der Arbeitgeber das Papierdokument genauso aufbewahren wie die Datei.

• Die Beschäftigten können die Dokumente alternativ selbst mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und so einreichen. Dann muss der Arbeitgeber sich nicht um das Originaldokument auf Papier kümmern. Das wird wohl nur bei einem kleinen Teil der Beschäftigten der Fall sein.

• Der Arbeitgeber kann das auf Papier eingereichte Dokument selbst digital erfassen, d. h. scannen oder fotografieren. In diesem Fall genügt es, wenn die digitale Version des Dokuments mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen wird. In diesem Fall kann das Papier-Dokument entsorgt werden.

Wichtig:

• Für die digitale Signatur der digitalisierten Unterlagen kann das Zertifikat des Arbeitgebers aus dem Meldeverfahren genutzt werden. Voraussetzung ist, dass das Lohnabrechnungsprogramm eine entsprechende Funktion anbietet. Die ITSG („Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung“), die Lohnabrechnungsprogramme zertifiziert, ist als Trust Center anerkannt.

• Arbeitgeber, bei denen die technischen Voraussetzungen für eine fortgeschrittene digitale Signatur fehlen, können sich behelfen, indem sie wie bisher Dokumente mit Unterschrifterfordernis in Papierform aufbewahren. Diese müssen zusätzlich in digitaler Form vorgehalten werden.

• Der Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass Beschäftigte die entsprechenden Dokumente digital und mit qualifizierter Signatur bereitstellen. Es ist Sache des Arbeitgebers, die Digitalisierung samt der vorgeschriebenen Signatur zu gewährleisten.

Der Unterschied zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen

So wie ein Papierdokument unterschrieben werden kann, lassen sich elektronische Dateien bzw. Dokumente elektronisch signieren. Für die rechtliche Wirkung ist die Art der elektronischen Signatur entscheidend:

• Die einfache elektronische Signatur hat eine geringe rechtliche Nachweiskraft. Ein Beispiel dafür ist eine eingescannte Unterschrift, die als Grafik in ein Dokument eingefügt wird. Auch eine Dateneingabe etwa des Namens oder eine Bestätigung durch einen Klick gelten als einfache elektronische Signatur. Eine eindeutige Identifizierung der Person ist aus dem so signierten Dokument heraus nicht möglich. Die einfache elektronische Signatur genügt, wenn lediglich die Textform vorgeschrieben ist, z. B. für ein Bestellformular.

• Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss die Identifizierung der Person ermöglichen, die das Dokument signiert hat. Sie beruht auf einem Schlüssel-Paar auf Grundlage eines digitalen Zertifikats. Mithilfe eines privaten Schlüssels wird dem Dokument ein Hash-Wert zugeordnet, mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels kann aus diesem Hash-Wert die Identität der Person mit dem privaten Schlüssels ausgelesen werden. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist beispielsweise mit Verschlüsselungsprogrammen wie PGP oder GnuPG möglich. Auch viele Dokumentenverwaltungen oder PDF-Softwares enthalten inzwischen solche Funktionen, etwa Adobe Acrobat.

• Für die qualifizierte elektronische Signatur muss das Schlüsselpaar durch ein zertifiziertes Trust Center ausgestellt worden sein, das die Identität der Person überprüft hat. Das kann beispielsweise durch das Video-Ident-Verfahren geschehen. Auch die Software und Verfahren, die zum Einsatz kommen, müssen zertifiziert sein, etwa eine Signaturkarte samt Kartenlesegerät.Rechtlich hat eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Wirkung wie eine eigenhändige Unterschrift.

Vorgaben zu Dateien und Dateinamen

Die gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungen enthalten auch Vorgaben zu den Dateinamen digitaler Entgeltdokumente. Wenn der Prüfdienst der DRV bestimmte Entgeltunterlagen anfordert, müssen die Prüfer aus dem Namen der entsprechenden Dateien die Art des Dokuments, den Namen des betreffenden Mitarbeiters und den relevante Zeitraum ablesen können (Beispiel: immaktrikulationsbescheinigung_SS2023_StefanStudiosus.pdf). Der Dateinamen darf maximal aus 64 Zeichen bestehen und keine Sonderzeichen, Umlaute oder Leerzeichen enthalten.

Alternativ können die Angaben zum Dokument über eine Zuordnungstabelle oder eine kurze Textbeschreibung gemacht werden. Mehrere Dokumente sollten nicht in einer Datei zusammengefasst werden. Neben PDF-Dateien sind die Grafikformate .jpg, .bmp, .png und .tiff zugelassen. PDF-Dateien dürfen keine Skripte, Formularfelder oder verlinkten Quellen enthalten.

Dateien mit Entgeltunterlagen müssen direkt und betriebssystemübergreifend darstellbar sein, ohne dass Grafiken oder Schriftarten nachgeladen werden müssen. Meldungen der Krankenkasse wie Mitgliedsbestätigungen, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken und deshalb aufbewahrt werden müssen (§ 8 Abs. 2 Nr. 3a BVV), können als Datensatz gespeichert werden.

Digitales Verzeichnis der Beschäftigten

Eine weitere Pflicht betrifft das Verzeichnis aller Beschäftigten, das Arbeitgeber „in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen“ nach Einzugsstellen getrennt in jedem Monat erstellen müssen. Neu ist, dass auch dieses Verzeichnis seit dem 01. Januar 2022 elektronisch bereitgestellt werden muss. Von der ITSG zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme verfügen über eine entsprechende Funktionalität.

Die Vorgaben zur Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen

• Die gesetzliche Grundlage der Digitalisierungspflicht ergibt sich aus den Paragrafen 8 und 9 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

• Details zur Umsetzung dieser gesetzlichen Pflicht nennen die gemeinsamen Grundsätze der Spitzenverbände der Sozialversicherung vom 18. 03. 2022.