Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Arbeitnehmern die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erstatten. Ein Anspruch auf die Erstattung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz haben Arbeitnehmer nur, wenn dies in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Einzelarbeitsvertrag vereinbart ist. Die Fahrten zu der ersten Tätigkeitsstätte stellen keine Arbeitszeit dar, sie sind dem privaten Lebensbereich der Arbeitnehmer zuzuordnen. Dennoch kann eine Beteiligung des Arbeitgebers oder auch deren vollständige Übernahme für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorteilig sein. Dieser Beitrag erläutert verschiedene Übernahmemodelle und was bei der Lohnabrechnung zu beachten ist.
Arten der Fahrtkostenerstattung
Privat-Fahrzeug
Der Arbeitgeber kann die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten, wenn der Arbeitnehmer dafür sein privates Fahrzeug benutzt. Für die Erstattung muss der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer nur einen Erstattungsbetrag pro km vereinbaren. Bei einer Erstattung von 0,30 € ist eine Pauschalversteuerung möglich. Alles was den Betrag von 0,30 € pro km übersteigt, wird als laufender Arbeitslohn mit dem individuellen Steuersatz versteuert.
Öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket)
Bei Fahrten mit dem öffentlichen Verkehrsmittel hat der Arbeitgeber die Wahl, ob er es mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro km erstattet oder die tatsächlichen Kosten der Fahrten. Sollte der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten erstatten, kann er diese ebenfalls pauschal mit 15 % versteuern.
Zu beachten ist die Höchstgrenze von 4.500,00 €. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln nur mit dem Pauschalbetrag in Höhe von 0,30 €, so ist die Pauschalversteuerung in diesem Fall auf 4.500,00 € begrenzt.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber ein Job-Ticket in Höhe von monatlich 175,00 €. Der Arbeitgeber kann die tatsächlichen Kosten in Höhe von 175,00 € pauschal mit 15 % versteuern. Es ist irrelevant, wenn die Entfernungspauschale unter 175,00 € liegt.
Dienstwagen
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen. Dabei können die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entweder mit 0,03 % vom Bruttolistenpreis ermittelt werden oder anhand eines Fahrtenbuches und der tatsächlichen Kosten. Werden die Fahrten zur Tätigkeitsstätte mit den anteiligen tatsächlichen Kosten ermittelt, so kann man monatlich erstmal einen pauschalen Betrag festsetzen. Die Korrektur kann dann ebenfalls monatlich oder mit einer Dezemberkorrektur im Januar erfolgen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis in Höhe von 25.000,00 € zur Verfügung gestellt bekommen. Die Wohnung ist von der ersten Tätigkeitsstätte 45 km weit entfernt.
Berechnung:
0,03 % von 25.000,00 € x 45 km = 337,50 €
Pauschal darf nur bis zur Entfernungspauschale versteuert werden:
45 km x 0,30 € x 15 Arbeitstage = 202,50 €
In der Sozialversicherung ist der pauschal versteuerte Betrag frei.
Der laufende Arbeitslohn in Höhe von 135,00 € (= 337,50 € - 202,50 €) wird mit dem individuellen Steuersatz versteuert und ist beitragspflichtig.
Barzuschuss
Eine Pauschalversteuerung ist auch bei Barzuschüssen möglich, wenn der Betrag dafür die Voraussetzungen erfüllt.
Freibetrag für Fahrtkosten in Höhe von 44,00 €
Sachbezüge, die monatlich nicht 44,00 € überschreiten, sind steuer- und beitragsfrei. Zu den Sachbezügen gehören auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Barzuschüsse zu den Fahrten fallen nicht unter die 44,00 €-Grenze.
Zu beachten ist der Jahresfahrschein, da der Zufluss mit der Überreichung der Karte entsteht. Ein monatlicher Zufluss entsteht nur, wenn die Fahrberechtigung von Monat zu Monat vom Lohnbüro überreicht wird bzw. bei Chipkarten die Freischaltung monatlich erfolgt.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer kann den steuerpflichtigen Sachbezug (Fahrten Wohnung - erster Tätigkeitsstätte) mindern, indem er zu dem vom Arbeitgeber erstattenden Betrag Zuzahlungen leistet. Auf diese Weise kann der Sachbezug auf 44,00 € im Monat gemindert werden, was zur Folge hätte, dass der Sachbezug nach § 8 Abs. 2 S. 11 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei ist.
Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer ein Job-Ticket im Wert von 60,00 €. Der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung in Höhe von 20,00 €. Andere Sachbezüge erhält der Arbeitnehmer nicht.
Das Job-Ticket ist in diesem Fall steuer- und beitragsfrei, da der Sachbezug einen Wert in Höhe von 40,00 € (= 60,00 € - 20,00 €) hat.
Pauschalversteuerung der Fahrtkosten
Die Entfernungspauschale ist im § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG geregelt. Dadurch, dass die Entfernungspauschale als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden kann, kann man als Arbeitgeber den Betrag pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuern. Sollte sich der Arbeitgeber jedoch dazu entscheiden, verliert der Arbeitnehmer den Anspruch auf die Ansetzung der Fahrten als Werbungskosten. Der Vorteil ist allerdings die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Die Pauschalversteuerung darf jedoch nur auf den Betrag erfolgen, der als Werbungskosten ansetzbar ist (0,30 € pro Entfernungskilometer). Der übersteigende Betrag ist mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern. Entscheidet man sich gegen die Pauschalversteuerung, ist der Gesamtbetrag der Fahrten zwischen Wohnung & erster Tätigkeitsstätte mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern und in der Sozialversicherung abgabenpflichtig.
Berechnung
Pro Entfernungskilometer wird 0,30 € berechnet und das jeden Tag, den man zur Arbeit fährt.
Entfernungskilometer:
Für die Berechnung darf man nur die vollen Kilometer nehmen, das heißt, dass man die Kilometer immer abrundet. Ebenfalls ist nur die kürzeste Straßenverbindung maßgebend. Die Berücksichtigung eines längeren Fahrwegs ist nur erlaubt, wenn eine erhebliche Zeitersparnis vorliegt.
Tage:
Es gibt zwei Möglichkeiten der Ansetzung der Tage. Entweder man führt Aufzeichnungen über die tatsächlichen Arbeitstage oder man nimmt pauschal 15 Tage im Monat. Pro Tag darf man auch nur einmal den Weg berücksichtigen. Sollte der Arbeitnehmer also mehrmals am Tag zur Tätigkeitsstätte fahren, darf dennoch nur die erste Fahrt angesetzt werden.
Beispiel:
Die Entfernung eines Arbeitnehmers zu seiner Arbeitsstätte ist 10,7 km entfernt. Der Arbeitnehmer führt keine Aufzeichnungen über die Arbeitstage.
Berechnung:
10 km x 0,30 € x 15 Tage = 45,00 €
Abwälzung der Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber kann die Pauschallohnsteuer auf den Arbeitnehmer abwälzen. Allerdings darf die pauschale Lohnsteuer nicht die Bemessungsgrundlage mindern und gilt als zugeflossener Arbeitslohn. Sie wird separat berechnet und als Nettoabzug abgezogen.
Fahrtkosten in der Lohnsteuerbescheinigung
Erstattet der Arbeitgeber die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, müssen auf der Lohnsteuerbescheinigung folgende Zeilen ausgefüllt sein:
Zeile 17: Hier ist der Betrag einzutragen der steuerfrei erstattet wird (Siehe 44,00 €-Freigrenze).
Zeile 18: In dieser Zeile sind die steuerfreien Erstattungen einzutragen, die pauschal versteuert wurden.
Werden die Zeilen trotz Erstattung nicht ausgefüllt, haftet der Arbeitgeber für die eventuell zu viel erstattete Einkommensteuer bei der Veranlagung des Arbeitnehmers.
Stand: 14. Dezember 2015
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