Sachbezüge in der Lohnabrechnung: alle Infos
Was sind Sachbezüge?
Ein Sachbezug ist laut § 8 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) eine Einnahme, „die nicht in Geld besteht“. Statt einer Geldzahlung erhält die arbeitnehmende Person einen sogenannten „geldwerten Vorteil“. Hier sind Beispiele für verschiedene, gängige Sachbezüge in der Lohnabrechnung:
Gutschein
Verpflegung
Unterkunft
Fahrzeugnutzung
Bei den Sachbezügen wird der Arbeitslohn nicht in Geld, sondern in Form von geldwerten Vorteilen ausbezahlt. Für die Gehaltsabrechnung bedeutet das: Sachbezüge müssen korrekt bewertet und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden, sofern sie steuer- oder sozialversicherungsrechtlich relevant sind.
Im Gegensatz zu Geld sind Sachbezüge nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie bestimmten Voraussetzungen genügen. Die genaue Bewertung erfolgt nach § 8 Abs. 2 EStG und – bei bestimmten Leistungen wie Unterkunft und Verpflegung – auf Grundlage der Sachbezugsverordnung.
Warum Sachbezüge eine besondere Rolle bei der Lohnabrechnung spielen
Wer eine Lohnabrechnung erstellen möchte, muss diverse gesetzliche Vorgaben berücksichtigen – besonders dann, wenn Sachbezüge enthalten sind. Neben dem Bruttoarbeitsentgelt, Abzügen und Nettolohn sind geldwerte Vorteile korrekt zu erfassen und transparent darzustellen. Wichtig ist dabei nicht nur die richtige Bewertung der einzelnen Sachbezüge, sondern auch ihre vollständige und korrekte Darstellung.
Sachbezug in der Lohnabrechnung: so richtig ausweisen
Das Ausweisen von Sachbezügen auf der Lohnabrechnung bedeutet, dass der geldwerte Vorteil transparent und nachvollziehbar in der Abrechnung auftauchen muss. Idealerweise wird dabei noch in einer eigenen Zeile die genaue Bezeichnung, der Wert und ggf. das Steuerkennzeichen angeführt.
Hier ein konkretes Beispiel: Wird ein Dienstwagen jemandem zur privaten Nutzung überlassen, erscheint dies in der Lohnabrechnung mit dem geldwerten Vorteil.
Steuerfreier Sachbezug in der Lohnabrechnung: Was ist erlaubt?
Ein steuerfreier Sachbezug ist unter bestimmten Bedingungen möglich. Entscheidend ist die monatliche Freigrenze gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Diese beträgt bei Sachbezügen in der Lohnabrechnung 50 Euro. Bleibt der Sachbezug unterhalb dieser Grenze, ist er steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt allerdings nur, wenn die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird.
Seit 2022 gilt die 50-Euro-Grenze für Sachbezüge. Zu beachten ist, dass die Freigrenze nicht anteilig gilt. Das bedeutet, wenn sie überschritten wird, der gesamte Sachbezug steuerpflichtig ist.
Rabattfreibetrag: ebenfalls steuerfrei
Neben der 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden auch vergünstigte oder unentgeltliche Waren und Dienstleistungen aus dem eigenen Unternehmen anbieten. Hier greift der sogenannte Rabattfreibetrag, der gemäß § 8 Abs. 3 EStG bis zu 1.080 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei gewährt werden kann.
Wichtig ist: Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils wird nicht der volle Endpreis zugrunde gelegt. Stattdessen muss nur der um 4 % geminderte Endpreis (also 96 % des üblichen Marktwerts) berücksichtigt werden. Überschreitet der geldwerte Vorteil diesen Freibetrag, ist lediglich der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
Dieser Freibetrag schafft zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten bei der Mitarbeitervergütung – allerdings nur im Zusammenhang mit unternehmenseigenen Leistungen.
Beispiele für steuerfreie Sachbezüge auf der Lohnabrechnung
Ein typisches Beispiel ist der Essenszuschuss: Dabei stellen Betriebe oder Unternehmen Restaurantgutscheine im Wert von 6,90 Euro pro Arbeitstag zur Verfügung. Der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen liegt 2025 bei 4,13 Euro. Wird der Zuschuss steuerlich auf diesen Wert begrenzt (ggf. mit Zuzahlung durch die arbeitnehmende Person), kann er steuerfrei gewährt und als Sachbezug in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
Tankgutscheine auf der Lohnabrechnung sind ein weiteres, etabliertes Beispiel, da sie einen häufigen Anwendungsfall für steuerfreie Sachbezüge darstellen. Sie müssen bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen:
Der Gutschein muss ausschließlich für Waren oder Dienstleistungen eingesetzt werden können.
Er darf nicht gegen Bargeld eingelöst oder auf ein Bankkonto übertragen werden.
Die Freigrenze von 50 Euro pro Monat darf nicht überschritten werden.
Erfüllt der Tankgutschein diese Anforderungen, darf er steuerfrei als Sachbezug ausgewiesen werden. Um alles korrekt auszuweisen, ist es empfehlenswert, den Tankgutschein separat auf der physischen oder digitalen Lohnabrechnung aufzulisten.
Sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Sachbezügen
Sachbezüge bieten Unternehmen Gestaltungsspielraum bei der Vergütung. Sie sind aus steuerlicher Sicht attraktiv und sozialversicherungsrechtlich relevant. Entscheidend ist jedoch die korrekte Ausweisung auf der Lohnabrechnung, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und die Dokumentation im Rahmen der Lohnbuchhaltung. Mit der richtigen Gestaltung können Sachbezüge auf der Lohnabrechnung den Nettolohn erhöhen, ohne gegen steuerliche Vorgaben zu verstoßen.
Cloudbasierte Lohnabrechnungssysteme wie Paychex Europe Payroll unterstützen Unternehmen bei der rechtskonformen Abbildung von Sachbezügen in der Gehaltsabrechnung. Unser Service bietet eine automatisierte und gesetzeskonforme Payroll-Lösung, mit der insbesondere komplexe Sachverhalte wie steuerfreie Sachbezüge präzise aufgelistet werden können.
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