Digitale Lohnabrechnung – Tipps für Unternehmen

Was sagt das Gesetz zur digitalen Entgeltabrechnung?

Für Arbeitnehmer ist die Lohnabrechnung weit mehr als ein Beleg der erhaltenen Vergütung – sie bildet die Grundlage für die jährliche Steuererklärung und potenzielle Ansprüche gegenüber Sozialversicherungsträgern.

Die zunehmende Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Gehaltsabrechnungen erstellt und bereitgestellt werden. Der Trend geht weg von der Abrechnung in Papierform hin zur digitalen Lohnabrechnung – eine Entwicklung, die hinsichtlich Erstellung, Zustellung und Aufbewahrung diverse Vorteile verspricht. Die Umstellung wirft jedoch auch Fragen auf: Welche Vorteile ergeben sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer? Wie lässt sich die digitale Lohnabrechnung möglichst unkompliziert umsetzen? Für welche Software entscheide ich mich? Wir gehen der Sache auf den Grund.

Lohnabrechnungen wurden für die längste Zeit in Papierform ausgehändigt. Es gab entgegen der weit verbreiteten Annahme jedoch nie ein explizites Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform. Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber lediglich verpflichtet, die Lohnabrechnung in Textform zu erteilen. Diese Textform kann grundsätzlich auch digital erfüllt werden.

Folgende Voraussetzungen gelten für die rechtskonforme Bereitstellung der digitalen Lohnabrechnung:

• Zustimmung der Mitarbeitenden: Die elektronische Übermittlung der Lohnabrechnung ist nur dann zulässig, wenn Arbeitnehmer dieser ausdrücklich zugestimmt haben.

• Zugänglichkeit: Die Abrechnungen müssen für Mitarbeitende jederzeit zugänglich sein. Außerdem müssen sie die Möglichkeit haben, diese zu speichern und auszudrucken.

• Zustellung: Arbeitgeber müssen über die Bereitstellung hinaus sicherstellen, dass die Abrechnungen tatsächlich im Machtbereich der Empfänger ankommen.

Gerade der dritte Punkt unterstreicht die Verantwortung, die der Arbeitgeber in der Zustellung des digitalen Lohnzettels trägt – so hat das Landesarbeitsgericht Hamm im September 2021 in einem wegweisenden Urteil klar gestellt, dass die bloße Bereitstellung in einem Online-Portal nicht ausreicht.

Der Arbeitgeber muss aktiv gewährleisten, dass die Lohnabrechnung in den Machtbereich des Empfängers gelangt und dieser jederzeit ohne unnötige Hürden auf diese zugreifen kann.

Darüber hinaus sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Lohnabrechnungen mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht dient in erster Linie dem Nachweis gegenüber Behörden wie dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern.

Werden digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung unterschiedlich behandelt?

Im Kontext der digitalen Bereitstellung der Entgeltabrechnung stellt sich die Frage: Gibt es eigentlich Unterschiede zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung, und, falls ja, wie wirken sich diese Unterschiede auf die Übermittlung aus?

Der grundlegende Unterschied zwischen Lohn und Gehalt liegt in der Berechnungsgrundlage. Während sich der Lohn nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden richtet und damit monatlich variieren kann, stellt das Gehalt einen festen monatlichen Betrag dar, der unabhängig von der konkreten Arbeitszeit gezahlt wird. Bezüglich der Bereitstellung der Abrechnungen gibt es jedoch keine Unterschiede – die rechtlichen Anforderungen an die Zustellung sind identisch. Der Aufbau und die Bestandteile einer Entgeltabrechnung sind ebenfalls größtenteils gleich, der einzige Unterschied liegt in der Art der Ermittlung des Bruttomonatsentgelts.

Digitale Lohnabrechnung – Vorteile im Überblick

Die Lohnabrechnung zu digitalisieren ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer vorteilhaft. Die Umstellung von der klassischen Übermittlung per Lohnzettel auf die digitale Lohnabrechnung ebnet den Weg zu mehr Effizienz und schafft neue Möglichkeiten in der Dokumentenverwaltung und -bereitstellung.

• Effizient: Die digitale Lohnabrechnung führt im Alltag von Personalabteilungen zu deutlichen Effizienzsteigerungen. Dank automatisierter Erstellung und Verteilung der Entgeltabrechnungen entfallen zeitaufwendige Tätigkeiten wie das Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Versenden. Hier werden unstrukturierte Papierablagen durch transparente, standardisierte Prozesse ersetzt, was die Fehleranfälligkeit minimiert. Gleichzeitig sorgt die Echtzeitübermittlung für verkürzte Kommunikationswege, was den Abrechnungsprozess erheblich beschleunigt.

• Kostensparend: Das Anfertigen der Lohnabrechnung kostet Zeit, die letztlich auch Geld kostet. Mittels digitaler Lohnabrechnung lässt sich der Zeitaufwand maßgeblich reduzieren, wodurch mehr Zeit für andere wichtige Tätigkeiten bleibt. Auch der Wegfall von Druck-, Papier-, Porto- und Kuvertierungskosten geht mit Einsparungen einher.

• Transparent: Die digitale Lohnabrechnung ermöglicht Mitarbeitenden den standort- und zeitunabhängigen Zugriff auf ihre Lohndokumente. Dank zentraler Ablage können auch ältere Abrechnungen schnell und unkompliziert aufgerufen werden. Im Zweifelsfall haben Mitarbeitende ihre Abrechnungen jederzeit ohne langes Suchen griffbereit und behalten den Überblick über alle relevanten Unterlagen.

• Digital: Die digitale Lohnabrechnung ist als Teil einer umfangreichen Digitalisierung zu verstehen, die in modernen Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt. Der Wechsel auf die digitale Lohnabrechnung eröffnet eine breite Vielfalt an Potenzialen hinsichtlich Integrationsmöglichkeiten in eine stetig wachsende digitale Infrastruktur. So lassen sich mit einer entsprechenden Software für die Zeiterfassung beispielsweise Zeiterfassungsdaten automatisch in die Lohnabrechnung überführen, was manuelle Übertragungen überflüssig macht und Fehlerquellen minimiert.

Digitale Lohnabrechnung umsetzen – mit Paychex

Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu digitalisieren, gestaltet sich für Unternehmen mitunter als herausfordernd – wie lässt sich der Übergang reibungslos umsetzen? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Entscheidend ist vor allem die Frage: Welche Software ist die richtige?

Als qualifizierter Lohnabrechnungs-Dienstleister unterstützt Paychex Unternehmen in genau diesen Fragen – seit über 50 Jahren. Paychex Lohnabrechnung – unsere dedizierte Lohnabrechnungs-Software – ermöglicht die automatisierte Erstellung und Verteilung von Lohnabrechnungen und optimiert mittels standardisierter Prozesse den gesamten Workflow in Ihrer Personalabteilung. Mit Paychex Europe Payroll gehen wir noch einen Schritt weiter. Als erste ITSG-zertifizierte Software für die Lohnabrechnung in der Cloud setzt die Lösung neue Maßstäbe. Die innovative Cloud-Plattform macht Schluss mit aufwendigen Installationen und ermöglicht Ihren Mitarbeitenden einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten. Dank regelmäßiger Updates, automatischer Backups und höchsten Sicherheitsstandards ist Paychex Europe Payroll eine zukunftssichere Lösung für die digitale Lohnabrechnung.