Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform: ein Überblick

Gehaltsabrechnung nur noch digital? Diese Voraussetzungen müssen erfüllt werden

Sie dokumentiert die Höhe des Brutto- und Nettogehalts und fungiert darüber hinaus auch als Einkommensnachweis für die Wohnungssuche, Kreditvergabe oder die jährliche Steuererklärung. Im Rahmen der flächendeckenden Digitalisierung wird die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung immer öfter digital bereitgestellt, was bei manchen Mitarbeitenden jedoch Unsicherheiten nach sich zieht. Diese Unsicherheiten können so weit reichen, dass die Aushändigung in physischer Form verlangt wird. Damit stellt sich folgende Frage: Haben Arbeitnehmer ein Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform?

Prinzipiell ist dem nicht so: Der Gesetzgeber schreibt laut § 108 der Gewerbeordnung lediglich die Übermittlung in „Textform“ vor – darunter fällt die digitale als auch die physische Bereitstellung. In der Realität gestaltet sich die Situation jedoch komplizierter – insbesondere dann, wenn es um die Zustimmung des Beschäftigten geht. Die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung wird durch § 108 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Das Gesetz sieht – wie bereits erwähnt – die Erteilung in Textform vor, was eine Offenheit hinsichtlich der Ausgestaltung impliziert. So gilt die Textform nach § 126b BGB dann als erfüllt, wenn die Abrechnung lesbar auf einem dauerhaften Datenträger bereitgestellt wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.

Wichtig ist, dass die bloße Verfügbarkeit in einem Online-Portal nicht ausreicht. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass die Abrechnung den Mitarbeitenden sicher, zuverlässig und dauerhaft zugänglich ist. Dies bedeutet konkret:

• • Personalisiertes Postfach: Der Zugang muss über ein sicheres, personalisiertes digitales Postfach erfolgen, auf das nur der jeweils Beschäftigte Zugriff hat.

• • Nachweisbarer Zugang: Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass die Abrechnung den Beschäftigten tatsächlich erreicht.

• • Dauerhafte Verfügbarkeit: Die digitalen Abrechnungen müssen für die Mitarbeitenden langfristig abrufbar bleiben, z. B. durch die Möglichkeit des Downloads oder eine garantierte Speicherdauer im Portal.

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber in der digitalen Bereitstellung bestimmte datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen. So müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Vertraulichkeit und Integrität der sensiblen Gehaltsdaten gewahrt bleibt. Das erfordert die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Konkret ist der Einsatz moderner Verschlüsselungsmethoden, die Begrenzung des Zugriffs auf autorisierte Personen und Systeme sowie regelmäßige Schulungen gefordert.

Digitale Gehaltsabrechnung: Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich

Auch wenn Arbeitgeber die Voraussetzungen zur digitalen Bereitstellung der Gehaltsabrechnung erfüllen – entscheidendes Kriterium für die Umsetzung der elektronischen Gehaltsabrechnung ist am Ende die Zustimmung der Mitarbeiter. Das geht aus einem wegweisenden Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Niedersachsen vom 16. Januar 2024 hervor.

Hintergrund der Entscheidung: Eine Verkäuferin im Lebensmitteleinzelhandel klagte gegen die Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung durch ihren Arbeitgeber und forderte weiterhin die Übermittlung in Papierform an. Das zuständige Gericht wies die Klage zunächst unter der Begründung ab, dass das digitale Mitarbeiterpostfach die Anforderungen an die Textform gemäß BGB erfülle. Nach Berufung gab das LAG Niedersachsen der Klägerin recht und stellte dabei klar: Eine in Textform erteilte Entgeltabrechnung geht dem Arbeitnehmer nur dann im digitalen Mitarbeiterpostfach wirksam zu, wenn dieser ausdrücklich zugestimmt hat. Die fehlende Einwilligung ließe sich auch nicht von einer durch eine Betriebsvereinbarung entschiedenen Entschluss zur elektronischen Gehaltsabrechnung ersetzen. Das Gericht argumentierte, dass ein digitales Mitarbeiterpostfach nur dann eine geeignete Empfangsvorrichtung darstellt, wenn der Empfänger es ausdrücklich für den Empfang bestimmt hat.