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Entgelttransparenzgesetz und EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Unternehmen in Deutschland jetzt wissen und tun müssen
Über Gehälter zu sprechen, ist kein Tabu mehr – sondern bald Pflicht. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie rückt faire Bezahlung in den Fokus. Wer frühzeitig klare Strukturen schafft, stärkt Vertrauen, Arbeitgebermarke und Compliance zugleich.
FAQs: Häufige Fragen zum Thema Entgelttransparenzgesetz und EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Das deutsche Gesetz () gilt bisher nur für Unternehmen ab 200 Beschäftigten (Auskunftsanspruch) oder 500 Beschäftigten (Berichtspflichten). Die EU-Richtlinie verschärft und erweitert die Pflichten massiv, v. a. für alle Unternehmen ab 100 Mitarbeiter (bzw. Bewerberauskunftspflicht für alle).
Lohnarten spielen eine wichtige Rolle für die korrekte Abbildung aller Zahlungsbestandteileauf einer Lohnabrechnung. Alles Wichtige dazu in diesem Blogbeitrag!
09. Juli 2025
•
3 Min. Lesezeit
Die Freude über das Gehalt oder die jährliche Gehaltserhöhung wird oftmals von einem Moment der Verwirrung getrübt. Warum ist der Betrag auf dem Konto deutlich niedriger als das, was im Arbeitsvertrag steht?
Die Umsetzungsfrist läuft spätestens bis 07.06.2026. Dann müssen alle Kernpflichten erfüllt sein.
Bußgelder, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, Schadenersatzforderungen, Imageschäden.
Bereits im Bewerbungsprozess müssen objektive Angaben zu Gehalt/Spanne oder einschlägigen Tarifverträgen gemacht werden.
Typische Payroll-Software bietet (noch) keine komplette Lösung für Transparenz- und Berichtspflichten, kann aber Daten und Lohnstrukturen für die Analysen bereitstellen.
Je nach Unternehmensgröße: jährlich (ab 250 MA), alle drei Jahre (100–249 MA). Inhalt: detaillierter Gender-Pay-Gap, Maßnahmen zur Gleichstellung und Entwicklung.
Alle geldwerten Vorteile müssen erfasst und zumindest quantitativ dargestellt werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Einbindung von externen Arbeitsrechtsexperten.
Was Unternehmen jetzt tun müssen, Schritt für Schritt
Tipp: Die wichtigsten Fristen, To-dos und einen strukturierten Plan finden Sie in der Checkliste zum Download am Ende dieses Beitrags.Schaffen Sie eine valide Datengrundlage. Alle Löhne, Gehälter und Zusatzleistungen müssen nach objektiven Maßstäben geprüft werden. Diese Aufgabe betrifft HR, Compensation & Benefits, Führungskräfte und ggf. IT – nicht nur die Payroll!
Entgelttransparenz betrifft HR auf allen Ebenen, von der Systemarchitektur über die Datenpflege bis zum Kulturwandel im Unternehmen. Wer jetzt systematisch die erforderlichen Schritte angeht, schafft Rechts- und Planungssicherheit, stärkt Vertrauen und Arbeitgebermarke und vermeidet böse Überraschungen zum Stichtag.
Unternehmen stehen unter Zugzwang: Jetzt ist aktives, strukturiertes Handeln gefragt. Es geht längst nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden – auch die Arbeitgeberattraktivität und die Akzeptanz in der Belegschaft stehen auf dem Spiel. Der Handlungsdruck ist enorm, denn von der Organisation über die IT bis zur Unternehmenskultur muss alles auf den Prüfstand. Vor allem HR steht dabei im Zentrum des Wandels.
1. Vergütungsdaten und -strukturen analysieren
2. Vergleichsgruppen bilden Definieren Sie, welche Mitarbeiter gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten ausüben. Diese Gruppen sind Basis für alle Analysen und Berichte.
3. Kriterien offenlegen Legen Sie nachvollziehbare, geschlechtsneutrale Kriterien der Gehaltsfindung fest (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Verantwortung, individuelle Leistung). Dokumentieren und kommunizieren Sie diese, z. B. via FAQ für Mitarbeiter.
4. Pay-Gap-Analyse starten Berechnen Sie interne Gender Pay Gaps, sowohl unbereinigt als auch bereinigt um Faktoren wie Erfahrung oder Qualifikation. Prüfen Sie, ob Sie signifikante Lohnlücken von über 5% erklären oder beheben müssen.
5. Interne Prozesse & Verantwortlichkeiten definieren Es gilt festzulegen, wer künftig Auskunftsanfragen bearbeitet, wer für die Erstellung der Berichte zuständig ist und wer Kommunikation sowie Change Management übernimmt. Nur mit klaren Rollen und abgestimmten Abläufen lässt sich die neue Richtlinie effizient und rechtssicher umsetzen.
6. Technische Infrastruktur verbessern Prüfen Sie Ihre bestehenden IT- und HR-Systeme. Die frühzeitige Integration spezialisierter Analytics-Tools kann langfristig Compliance-Kosten deutlich senken und die Qualität, Sicherheit und Effizienz erhöhen. Moderne Payroll Tools wie können in dieser Hinsicht eine enorme Erleichterung bringen.
7. Kommunikation und Mitarbeitereinbindung
Informieren und schulen Sie Führungskräfte. Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie, um Unsicherheiten zu vermeiden und eine transparente Unternehmenskultur aufzubauen.
Download: Checkliste zur Umsetzung der Entgelttransparenz-Richtlinie
Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Für spezifische Fragestellungen empfiehlt sich die Abstimmung mit Arbeitsrechtsexperten oder spezialisierten HR-Consultants.
Trotz jahrzehntelanger Gleichstellungsgesetze gibt es in Deutschland immer noch einen signifikanten Gender Pay Gap, besonders bei komplexen Vergütungs- und Benefits-Strukturen. Die neue Entgelttransparenz-Richtlinie der EU (EU 2023/970) verpflichtet alle Mitgliedstaaten, bis 07.06.2026 umfassende Mindeststandards einzuführen. Die Ziele sind klar: mehr Lohnfairness, objektive und ein Ende der Diskriminierung. Betroffen sind insbesondere HR und Geschäftsführung, die Payroll ist lediglich ein unterstützender Teilprozess.
Was ändert sich?
Neue Pflichten für Unternehmen
Auskunftsansprüche für Mitarbeiter und Bewerber (kein Schwellenwert mehr)
Bildung von Vergleichsgruppen für gleiche/gleichwertige Tätigkeiten
Erhebung und Pflege aller relevanten Vergütungsdaten inkl. Benefits
Proaktive Information von Bewerbern über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne einer Position
Jährliche Berichtspflicht (ab 100 Beschäftigten, Details abhängig von nationaler Umsetzung)
Pflicht zur gemeinsamen Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung, wenn der Gender-Pay-Gap >5% beträgt
Deutliche Beweislastumkehr: Unternehmen müssen nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt
Sanktionen bei Verstößen: Bußgelder, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen, Schadensersatz, Reputationsverlust
Umsetzung sinnvoller IT-Tools und Daten-Workflows
