Lohnarten: Bedeutung & Behandlung in der Lohnabrechnung

Lohnarten sorgen bei der Entgeltabrechnung dafür, dass die Bestandteile des Gehalts korrekt zugeordnet werden. Gesetzliche und steuerliche Aspekte spielen hierbei eine entscheidende Rolle und sollen entsprechend berücksichtigt werden. Die spezifischen Unterschiede zu kennen, kann helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und diese – wenn nötig – zu optimieren. Wir wollen uns die diversen Lohn- und Gehaltsarten in diesem Blogbeitrag näher anschauen.

Was genau sind Lohnarten und wie funktionieren sie?

Der Begriff Lohnarten beschreibt einzelne Kategorien innerhalb der Lohnabrechnung, die genau angeben, wofür ein bestimmter Betrag gezahlt wird. Dabei kann es sich um das monatliche Festgehalt, Zulagen, Zuschläge oder auch um Wertguthaben handeln. Wichtig zu wissen ist, dass sämtliche Lohnarten einer festen Kategorie zugeordnet sind und diese nicht willkürlich festgelegt werden können.

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber beispielsweise eine Inflationsausgleichsprämie, ist diese steuerlich relevant. Dafür wird eine spezielle Lohnart mit der Bezeichnung Inflationsausgleichsprämie im Abrechnungssystem angelegt, damit die Zahlung korrekt als steuer- und beitragsfrei nach § 3 Nr. 11c EStG behandelt wird. Die Wahl einer falschen Lohnart kann dagegen zu Nachzahlungen oder mitunter auch zu Geldstrafen führen. Gut informiert zu sein, ist daher essenziell.

Ebenso wichtig ist die Abbildung von Sonderzahlungen wie der Energiepreispauschale. Diese wurde 2022 eingeführt und musste über die Lohnart Energiepauschale als steuerpflichtiger Bestandteil des Arbeitslohns abgerechnet werden. Für jede Lohnabrechnung, die erstellt wurde, musste diese Zahlung korrekt aufgeführt werden.

Lohnarten professionell und rechtssicher nutzen

Die korrekte und differenzierte Verwendung von Lohnarten bringt mehrere Vorteile. Zunächst ermöglichen sie das saubere, transparente und rechtssichere Erstellen von physischen und digitalen Lohnabrechnungen. Mitarbeitende können auf ihren Abrechnungen genau nachvollziehen, welche Beträge sie wofür erhalten haben. Zudem können bestimmte Lohnarten zu steuerlichen Erleichterungen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber führen.

Besonders in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ist es hilfreich, auf steuerfreie oder -begünstigte Zahlungen zurückzugreifen. Die Nutzung der Lohnart Inflationsausgleichsprämie ist ein gutes Beispiel. Hier konnten Arbeitgeber bis zum Ende 2024 Ihren Mitarbeitern 3.000 Euro steuerfrei auszahlen. Diese Entscheidung kommt somit nicht nur den Arbeitern zugute, sondern auch den Unternehmen. Voraussetzung für solche Zahlungen ist die richtige Umsetzung in der Lohnabrechnung – eben durch eine klar definierte Lohnart.

Dies sind die gängigsten Lohnarten, die du kennen solltest:

• Grundgehalt / Festlohn

• Überstundenvergütung

• Nacht-, Feiertags- oder Sonntagszuschläge

• Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Bonus

• Sachbezüge und geldwerte Vorteile

Die konkrete Kategorisierung dieser Zahlungen ermöglichen es, gezielt nachzuvollziehen, wie sich Lohnbestandteile zusammensetzen, wie hoch z. B. der Anteil steuerfreier Leistungen ist und wo Optimierungsbedarf besteht. Zudem wurden in den letzten Jahren diverse Softwarelösungen entwickelt, die bei der Erstellung von Lohnabrechnungen weiterhelfen und auch die Einteilungen der Lohnarten vereinfachen, wie beispielsweise die Paychex Europe Payroll, die als kostenlose Demo getestet werden kann.

Abgrenzung zu Gehaltsarten

Im Alltag kommt es oft zu einer Verwechslung von Lohnarten und Gehaltsarten. Dabei bezeichnen Gehaltsarten eher die Art der Vergütung – also beispielsweise den Unterschied zwischen Lohn und Gehalt. Lohnarten dagegen sind detaillierte Einzelposten innerhalb dieser Gehaltsstruktur.

Angenommen, es wird einem Mitarbeiter ein Monatsgehalt ausgezahlt, dann handelt es sich hier um eine Gehaltsart. Besteht das Gehalt aus Grundgehalt, Überstundenzuschlägen und einer Inflationsausgleichsprämie, kommen hier bereits drei verschiedene Lohnarten zum Einsatz. Jede davon wird einzeln erfasst, bewertet und in der Lohnabrechnung entsprechend aufgeführt.

Es ist wichtig, beide Begrifflichkeiten klar voneinander abzugrenzen, um klare Aussagen zu treffen und auch den Mitarbeitern und Behörden zuverlässige Auskünfte liefern zu können. Gerade Arbeitgeber sollten daher optimal informiert sein.

Gesetzliche Grundlagen und steuerliche Behandlung der Lohnarten

Lohnarten stützen sich auf klare gesetzliche Vorgaben. Im Einkommensteuergesetz, in der Sozialversicherungsentgeltverordnung sowie in den Lohnsteuer-Richtlinien finden sich klare und strukturierte Regelungen, welche Zahlungen steuerfrei sind, welche pauschal versteuert werden können und wann Sozialversicherungsbeiträge fällig sind.

Tipps für die Einrichtung und Pflege deiner Lohnarten

Für all jene, die eine Lohnabrechnung selbst machen oder eng mit einer externen Lohnbuchhaltung zusammenarbeiten, ist Fachwissen eine wichtige Grundlage. Im Umgang mit den spezifischen Beträgen und Posten gilt es folgende Punkte zu beachten:

• Verwende für jede Entgeltzahlung eine eigene, eindeutige Lohnart mit korrekter steuerlicher Bewertung.

• Bei neuen gesetzlichen Vorgaben, wie der Energiepauschale oder der Inflationsausgleichsprämie, sollten Abrechnungssysteme zeitnah aktualisiert werden - bei cloudbasierten Lohnabrechnungsprogrammen wie Paychex Europe Payroll passiert das automatisch.

• Nutze Lohnarten gezielt für Auswertungen und Budgetkontrolle (z. B. Lohnartenübersicht pro Abteilung oder Projekt).

Insbesondere bei der Einführung neuer Benefits oder freiwilliger Leistungen empfiehlt es sich, vorab zu prüfen, ob diese steuerfrei gewährt werden können, bevor diese fest integriert werden. Unter Beachtung dieser Tipps wird das Handling der Lohnarten schon bald zu keiner Herausforderung mehr und die Effizienz der internen Abläufe nachhaltig gesteigert.