Abschläge für Kinder in der Pflegeversicherung: Was Arbeitgeber zum digitalen Nachweisverfahren (DaBPV) wissen müssen
Beitragssätze zur gesetzlichen Pflegeversicherung: Was gilt nach wie vor und was hat sich geändert?
Die Beitragshöhe zur Pflegeversicherung hängt von der Elterneigenschaft ab. Der reguläre Beitragssatz beträgt aktuell 3,4 % des Bruttoeinkommens. Für Kinderlose wird ein Zuschlag von 0,6 % aufgerechnet: Deren Pflegeversicherungsbeitrag beläuft sich also auf 4 % des Bruttoeinkommens.
Für Arbeitnehmer mit Kindern gilt in der gesetzlichen Pflegeversicherung ein reduzierter Beitragssatz: Der Abschlag beträgt ab dem zweiten bis zum fünften Kind 0,25 % pro Kind / für jedes Kind (maximal jedoch 1 %). Diese Regelung dient der finanziellen Entlastung von Familien mit mehreren Kindern.
Ab dem 1. Juli 2023 gelten folgende Beitragssätze:
Mitglieder ohne Kinder: 4,00 % (Arbeitnehmeranteil: 2,3 %)
Mitglieder mit 1 Kind: 3,40 % (Arbeitnehmeranteil: 1,7 %)
Mitglieder mit 2 Kindern: 3,15 % (Arbeitnehmeranteil: 1,45 %)
Mitglieder mit 3 Kindern: 2,90 % (Arbeitnehmeranteil: 1,2 %)
Mitglieder mit 4 Kindern: 2,65 % (Arbeitnehmeranteil 0,95 %)
Mitglieder mit 5 und mehr Kindern: 2,40 % (Arbeitnehmeranteil 0,7 %)
Seit Juli 2023 ist neben dem Status „Elternteil oder kinderlos“ auch die konkrete Kinderanzahl für die Berechnung der Beitragshöhe zur Pflegeversicherung entscheidend. Zur Vereinfachung der Informationsübermittlung dient das sogenannte digitale Austauschverfahren zur Pflegebeitragsdifferenzierung, kurz DaBPV. Dieses wird durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, Arbeitgeber von Nachweispflichten zu entlasten, ohne auf rechtliche Sicherheit zu verzichten. Das DaBPV ist ein Bestandteil des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes ( PUEG) vom Mai 2023.
Ab dem 01.07.2025 ist das DaBPV verpflichtend.
Arbeitgeber sind ab diesem Datum gesetzlich verpflichtet, die Elterneigenschaft sowie die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder ihrer Arbeitnehmer elektronisch über ein Abonnementverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abzufragen.
Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung: Besonderheiten bei Adoptiv-, Stief- und Pflegeeltern
Für die Übergangszeit vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 gilt ein vereinfachtes Verfahren zum Nachweis der Elterneigenschaft. Dieses verlangt nur Angaben zu den Kindern und keine weiteren Nachweise, wie zum Beispiel Geburtsurkunden. Die Arbeitgeber können die Informationen zu Kinderanzahl von ihren Beschäftigten u. a. telefonisch oder formlos schriftlich abfragen. Wichtig: Die Antwort muss dokumentiert werden. Ab dem 1. Juli 2025 soll der Informationsaustausch zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl digital und zentral über DaBPV laufen.
Bei dem Nachweis der Elterneigenschaft werden leibliche Kinder, Stiefkinder, Adoptivkinder und Pflegekinder berücksichtigt. Für die Letzteren gelten allerdings einige Besonderheiten und zusätzliche Bedienungen. Für die Berücksichtigung als Eltern im Sinne der Pflegeversicherung kommt es in diesen Fällen auf den Zeitpunkt der Adoption oder Heirat oder auf die Art der Aufnahme in den Haushalt an. Sind die Bedingungen erfüllt, sind die Elternteile mindestens vom Beitragszuschlag für Kinderlose befreit und können auch Abschläge auf den PV-Beitrag anrechnen lassen.
Das gilt bei Adoptiveltern: Wenn die Adoption wirksam wird, muss das Alter des Kindes noch innerhalb der Altersgrenzen einer Familienversicherung liegen. Gehört das Kind schon vor dem Wirksamwerden der Adoption zum Haushalt, wird es für diesen Zeitraum als (Adoptions-)Pflegekind betrachtet.
Das gilt bei Stiefeltern: Stiefeltern sind verheiratet oder in einer Lebenspartnerschaft eingetragen und übernehmen die Elternfunktion für das Kind ihres Ehe- bzw. eingetragenen Lebenspartners. Im Sinne der Pflegeversicherung gelten sie allerdings nicht als Eltern, wenn das Kind zum Zeitpunkt der Heirat oder dem Eintragen der Lebenspartnerschaft die Altersgrenzen der Familienversicherung bereits erreicht hat. Das Gleiche gilt, wenn das Kind vor Erreichen der Altersgrenzen nicht zum gemeinsamen Haushalt gehört hat. Gut zu wissen: Die Elterneigenschaft von Stiefeltern bleibt auch nach Auflösung der Ehe oder Lebenspartnerschaft bestehen.
Das gilt bei Pflegeeltern: Pflegeeltern haben ein Kind in den Haushalt aufgenommen und pflegen zu ihm eine familienähnliche, auf längere Dauer angelegte Beziehung. Das Pflegeverhältnis muss durchgängig für mehrere Jahre und nicht nur übergangs- oder tageweise bestehen. Eine weitere Voraussetzung: die familiären Bindungen zu den leiblichen Eltern sind aufgegeben.
Exkurs: Altersgrenzen in der Pflegeversicherung
Grundsätzlich liegt die Altersgrenze beim 18. Geburtstag des Kindes. Sie wird bis zum 23. Geburtstag verlängert, wenn das Kind keine Erwerbstätigkeit ausübt. Wenn das Kind noch zur Schule geht, studiert oder eine Berufsausbildung macht oder einen Freiwilligendienst leistet, liegt die Altersgrenze bei 25 Jahren. Es gelten keine Altersgrenzen, wenn das Kind eine Behinderung hat und nicht für sich selbst sorgen kann.
Hintergrund zum DaBPV: Warum es zum neuen Verfahren kam
Die Pflegeversicherung stand vor einem altbekannten Dilemma: steigende Ausgaben, alternde Gesellschaft und ein demografisches Ungleichgewicht, das sich kaum noch wegrechnen lässt. Mit dem PUEG hat der Gesetzgeber reagiert – und erstmals die Elternschaft als differenzierendes Kriterium für den PV-Beitrag etabliert. Im Klartext: Wer keine Kinder hat, zahlt seit Juli 2023 mehr in die Pflegeversicherung ein; wer ein oder mehrere Kinder hat, zahlt dagegen einen reduzierten Pflegebeitrag.
Die Elterneigenschaft in der gesetzlichen Pflegeversicherung wirkt sich auf jeden Elternteil aus, der entsprechende Beiträge entrichtet. Das bedeutet: Beide Elternteile können von Abschlägen auf den Pflegebeitrag profitieren. Eine einmal begründete Elterneigenschaft nimmt Elternteile lebenslang vom Beitragszuschlag für Kinderlose aus.
Weitere Impulse kamen von administrativer Seite: die Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags war bisher mit manuellem Aufwand, eventuellen Nachfragen und hoher Fehleranfälligkeit verbunden. Um diese Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, hat der Gesetzgeber entschieden, das Verfahren zu digitalisieren und das DaBPV am 01.04.2025 eingeführt. Mit DaBPV werden relevante Informationen über die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) und das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufen - steuerrechtliche Daten dienen dabei als Grundlage zur Beitragsberechnung in der gesetzlichen Pflegeversicherung.
Was ist DaBPV konkret – und für wen ist es relevant?
Das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung ist mehr als nur ein weiterer Bürokratieakt – es ist ein zentraler Prozess, der ab 2025 für alle Arbeitgeber Pflicht und zum Alltag gehören wird. Ziel des neu eingeführten digitalen Verfahrens: Die Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder eines Beschäftigten elektronisch und automatisiert ermitteln – ohne Papierkram, ohne Excel-Tabellen und ohne Einzelabfragen.
Das Verfahren involviert mehrere Akteure:
Arbeitgeber und Zahlstellen, die für die Pflegeversicherungsbeiträge verantwortlich sind
Pflege- und Krankenkassen, bei denen die Beiträge eingehen
Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV)
Die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) bei der Deutschen Rentenversicherung Bund
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das die Kinderanzahl meldet
Und was heißt das für dich als Arbeitgeber? Du musst dich frühzeitig technisch anbinden, damit du ab dem Stichtag reibungslos am Verfahren teilnehmen kannst.
DaBPV – diese Meldeanlässe und Fristen solltest du jetzt auf dem Schirm haben
Das DaBPV ist kein Einmalprozess – es handelt sich um ein laufendes, automatisiertes Abfrageverfahren, das in deine Payroll-Prozesse integriert wird. Damit es sauber funktioniert, musst du die wichtigsten Meldeanlässe und Fristen beachten.
Diese Meldeanlässe sind zu berücksichtigen:
Anmeldung zur Abfrage (Erstanmeldung): Du richtest einmalig ein sogenanntes Abonnement ein – damit signalisierst du, dass du regelmäßig Informationen zur Kinderanzahl deiner Mitarbeitenden benötigst. Diese Anmeldung soll innerhalb von sieben Tagen vonstattengehen, sobald du neue Mitarbeiter einstellst.
Historienabfrage: Für alle Beschäftigten, deren Versicherungsverhältnisse rückwirkend (bis zu vor 4 Jahren) beurteilt werden müssen, kannst du einmalig eine Rückmeldung zur Kinderanzahl anfordern, ohne dass ein Abonnement eingerichtet wird.
Bestandsabfrage: hierbei werden aktuelle Daten zu deinen Mitarbeitenden übermittelt.
Abmeldung (Beendigung des Abos): Wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet (zum Beispiel bei einem Arbeitswechsel) oder du keine Rückmeldungen mehr brauchst, meldest du die betroffene Person aus dem Verfahren ab.
Diese Fristen sind zu beachten:
Bis Juli 2025:
Nach gesetzlichen Vorgaben müssen die beitragsabführenden Stellen, also Arbeitgeber und Zahlstellen, bis spätestens 31. März 2025 technisch in der Lage sein, das DaBPV umzusetzen.Die Arbeitgeber müssen das DaBPV nicht selbst programmieren oder manuell durchführen - sie sollten aber sicherstellen, dass ihre Systeme technisch und organisatorisch dafür vorbereitet sind. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um die Mitarbeiterdaten zu prüfen: Steuer-ID, Geburtsdaten und Versicherungsnummern etc. sind Voraussetzung für eine erfolgreiche Einrichtung eines Abonnements beim BZSt.
Übrigens: Bei Paychex Europe Payroll wird das DaBPV pünktlich zum Start inkludiert sein – das Verfahren wird ab 1. Juli 2025 Funktionsbestandteil der Payroll-Software. Für deine sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer wird ein Abruf-Abo eingerichtet, über das künftig automatisch die beim (BZSt) hinterlegten Kinderdaten elektronisch übermittelt werden.
Ab Juli 2025: Pflicht zur Teilnahme – wer dann noch „analog” unterwegs ist, riskiert Beitragsdifferenzen und Abrechnungsfehler Kurz gesagt: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um deine Payroll-Prozesse mit einer up-to-date Lohnabrechnungssoftware fit zu machen – denn der Countdown läuft. Auch entsprechende Schulungen für deine Mitarbeiter gehören spätestens ab nächster Woche auf die Tagesordnung, insbesondere für dein Payroll- und HR-Team.
DaBPV ist mehr als nur Pflicht – es ist deine Chance für moderne Payroll-Prozesse
Die Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung ist ein bewusst gesetzter Impuls: Wer mehrere Kinder hat, wird entlastet – und die Erhebung dieser Daten soll nicht zur administrativen Mammutaufgabe werden, sondern digital und automatisiert erfolgen. Genau deshalb wurde das DaBPV ins Leben gerufen: die Beitragsberechnung zur Pflegeversicherung soll nun einfacher, schneller und transparenter ablaufen. Wer sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzt, kann den Umstieg zum DaBPV problemlos meistern und sich über weniger administrativen Aufwand freuen.
Unser Tipp: Mach’s dir einfach – mit Paychex Europe Payroll
Wir sind Vorreiter in Sachen digitale Lohnabrechnung: mit unserer cloudbasierten Payroll Software bist du optimal auf das DaBPV vorbereitet. Wir integrieren alle gesetzlichen Änderungen direkt in unsere Systeme – du musst dich nicht durch Paragrafen oder Datenschnittstellen kämpfen.
Für deine sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer richten wir ein sogenanntes Abruf-Abo ein, über das künftig automatisch die beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegten Kinderdaten elektronisch übermittelt werden. Denn das DaBPV unterscheidet zwischen einer Anfrage und einem Abonnement. Beim Anfrageverfahren gibt das BZSt die erfragte Information unmittelbar an den Arbeitgeber weiter (oder eine andere beitragsabführende Stelle). Beim Abonnement sendet das BZSt Änderungsmeldungen automatisch.
Mit der Paychex Europe Payroll Lohnabrechnungssoftware funktioniert das DaBPV nach dem Motto: Einloggen, abrechnen, fertig!
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