Sonderzahlungen in der Lohnabrechnung korrekt regeln
Sonderzahlungen, die der Arbeitgeber neben dem laufenden Arbeitsentgelt gewährt, sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Im Sozialversicherungsrecht werden sie unter den Begriffen „einmalig gezahltes Arbeitsentgelt“ oder „Einmalzahlung“ zusammengefasst. Eine bekannte Sonderzahlung ist das sogenannte 13. Monatsgehalt. Außerdem gehören dazu:
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Prämien oder Provisionen ohne Bezug auf einen bestimmten Entgeltabrechnungszeitraum
Gratifikationen
Jubiläumszuwendungen
Tantiemen
Für einmalig gezahlte Arbeitsentgelte ist es charakteristisch, dass sie über einen längeren Zeitraum erarbeitet werden.
Lohnabrechnung bei Einmalzahlung: Beitragspflicht beachten
Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für die gewährten Einmalzahlungen erfolgt in der Regel in dem Monat, in dem sie ausgezahlt werden. Oftmals wird durch die Sonderzahlung die monatliche Beitragsbemessungsgrenze überschritten.
Da aber mit der Sonderzahlung nicht die Arbeitsleistung eines bestimmten Lohnzahlungszeitraumes vergütet wird, gilt für Einmalzahlungen auch nicht die monatliche Beitragsbemessungsgrenze. Vielmehr ist für die Ermittlung der fälligen Sozialversicherungsbeiträge die anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenze ausschlaggebend.
Grundlage zur Beitragsberechnung bei Sonderzahlungen
Für die Beurteilung, in welcher Höhe für die Sonderzahlung Sozialversicherungsbeiträge fällig werden, wird neben den anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen in den einzelnen Versicherungszweigen auch das bereits im Kalenderjahr verbeitragte Arbeitsentgelt benötigt. Die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze ist in den ersten Monaten eines Kalenderjahres noch gering, sodass für Sonderzahlungen eventuell nur niedrige Beiträge fällig würden.
Deshalb wird in der Sozialversicherung bei Überschreiten der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenzen aufgrund einer Sonderzahlung im ersten Quartal eines Jahres die sogenannte „Märzklausel“ wirksam.
Regelung zur Sonderzahlung auf Gehaltsabrechnung: die Märzklausel
Die Märzklausel bezieht sich auf § 23a Abs. 4 SGB IV. Sie besagt Folgendes: Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zuzuordnen, wenn
die Einmalzahlung in den Monaten Januar bis März erfolgt,
der Arbeitnehmer im Vorjahr bei diesem Arbeitgeber beschäftigt war und
durch die Sonderzahlung zusammen mit dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt des laufenden Kalenderjahres die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze in einem Versicherungszweig überschritten wird.
Sind diese Bedingungen erfüllt, greift die Märzklausel in der analogen oder digitalen Lohnabrechnung.
Beispiel: Anwendung der Märzklausel an krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern
Für die Prüfung, ob die Märzklausel anzuwenden ist, ist allein die für den Zahlungsmonat geltende anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung maßgebend (§ 23a Abs. 5 SGB IV). Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze beträgt beispielsweise:
im Februar 2014: 8.100 €
im März 2014: 12.150 €
Wird diese Grenze überschritten, ist die Sonderzahlung in der Sozialversicherung dem Vorjahr zuzuordnen. Die Zuordnung der Einmalzahlung zum Vorjahr ist für alle Versicherungszweige, also sowohl in der Kranken- und Pflegeversicherung als auch in der Renten- und Arbeitslosenversicherung, einheitlich vorzunehmen. Damit soll vermieden werden, dass die Beitragsberechnung für die Einmalzahlung in der Kranken- und Pflegeversicherung und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung für unterschiedliche Kalenderjahre vorgenommen wird.
Beispiel: Anwendung der Märzklausel an freiwillig oder privat krankenversicherten Arbeitnehmern
Wenn keine Versicherungspflicht in der Krankenversicherung besteht, ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung entscheidend:
Monat und Jahr - West - Ost
Februar 2014 - 11.900 € - 10.000 €
März 2014 - 17.850 € - 15.000 €
Wenn diese Grenze überschritten wird, muss das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt dem Vorjahr zugeordnet werden.
Besondere Regelungen in der Märzklausel
Bei der Umsetzung in der Gehaltsabrechnung mit Sonderzahlung sind folgende Punkte zu beachten:
Zu berücksichtigen sind sowohl die individuelle Jahresbeitragsbemessungsgrenze als auch die Beitragssätze und die Beitragsgruppen, die in der Sozialversicherung des Vorjahres gültig waren.
Die Zuordnung der Sonderzahlung zum Vorjahr bleibt auch dann erhalten, wenn aufgrund der bereits verbeitragten Arbeitsentgelte nicht für die gesamte Einmalzahlung SV-Beiträge zu entrichten sind.
Die Beiträge für die Einmalzahlung sind an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer im Vorjahr versichert war.
Durch die Anwendung der Märzklausel ändert sich auch das zu meldende beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt des Vorjahres.
Hinweis: Wird nach Abgabe der Jahresmeldung (neue Abgabefrist: 15. Februar das Folgejahres) bis 31. März einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt, durch das eine anteilige Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird, muss eine Sondermeldung mit dem Abgabegrund 54 erstattet werden.
So wirkt sich die Märzklausel auf Lohnabrechnungen mit Sonderzahlungen aus
In der folgenden Übersicht wird zusammenfassend dargestellt, wie sich die Anwendung der Märzklausel bei einer Sonderzahlung im März 2014 in den Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung widerspiegelt:
Unterlage der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Auswirkung der Märzklausel
Lohnabrechnung (März 2014): Sonderzahlung wird als sonstiger Bezug steuerlich ausgewiesen; sozialversicherungsrechtlich als einmaliger Bezug berücksichtigt; Bestandteil des Gesamtbruttos; mit SV-Beiträgen zum Vorjahr
Lohnsteuer-Anmeldung (März 2014): Steuerbeträge für die Sonderzahlung fließen in die reguläre Monatsmeldung ein
Beitragsnachweis Krankenkasse (für 2013): SV-Beiträge werden für März 2014 gemeldet, aber der Beitragszeitraum liegt im Vorjahr
Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung: Erfassung der Personal- und Abgabenkosten im Monat der Auszahlung (März)
Elektronische LSt-Bescheinigung 2014: Sonderzahlung erscheint im Bruttolohn des Steuerjahres 2014
Meldung zur Sozialversicherung (Abgabegrund 54): Sondermeldung für das Vorjahr erforderlich, da Zuordnung rückwirkend erfolgt
Meldung Unfallversicherungsträger: Arbeitsentgelt inklusive Sonderzahlung wird dem Jahr 2014 zugerechnet
Die Märzklausel ist für Sonderzahlungen, die in den Monaten Januar bis März gewährt werden, immer dann anzuwenden,
wenn im laufenden Jahr durch Berücksichtigung der Sonderzahlung die anteilige Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird oder
wenn im laufenden Jahr noch kein laufendes Arbeitsentgelt erzielt wurde. Das kann beispielsweise auch beim Bezug von Krankengeld oder während der Elternzeit vorkommen.
Sonderzahlungen, die nach dem 31. März eines Jahres ausgezahlt werden, sind stets dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen.
Sonderfälle
Gibt es im laufenden Kalenderjahr solch einen Abrechnungszeitraum nicht, weil beispielsweise der Arbeitnehmer Krankengeld bezieht oder bereits im Vorjahr aus dem Betrieb ausgeschieden ist, werden keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Die anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung betragen in diesem Ausnahmefall Null.
Gehaltsabrechnung mit Sonderzahlung korrekt verarbeiten
Die Märzklausel regelt die Sonderzahlung, die im ersten Quartal eines Jahres ausgeschüttet werden. Unter bestimmten Voraussetzungen sind diese dem Vorjahr zuzuordnen. Arbeitgeber sollten die Klausel daher korrekt umsetzten.
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