Erstmalig einen Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen

Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen

Als größte Volkswirtschaft Europas ist Deutschland bedeutender Handelspartner international agierender Unternehmen.
Wenn Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands erstmalig einen Repräsentanten in Deutschland beschäftigen möchten, sollten sie sich zu

• sozialversicherungsrechtlichen,
• steuerrechtlichen und
• arbeitsrechtlichen

Aspekten im Vorfeld gründlich informieren.

Denn für in Deutschland arbeitende Mitarbeiter gilt in vielen Fällen deutsches Recht, auch wenn es sich um ausländische Staatsangehörige handelt, die nicht in Deutschland ansässig sind. Solche handeln insbesondere ordnungswidrig, wenn sie eine Beschäftigung ohne den erforderlichen Aufenthaltstitel ausüben.

Dieses Lohn-Update gibt lediglich einen ersten Überblick, auf welche Fragestellungen geachtet werden sollte, um deutschen Recht zu genügen. Davon unabhängig muss jedes Unternehmen prüfen, welche nationalen rechtlichen Voraussetzungen für die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Deutschland zu berücksichtigen sind.

Welche Möglichkeiten bieten sich?

Im Folgenden erläutern wir für Unternehmen, die erstmalig im Rahmen eines Projektes oder einer Repräsentanz einen Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen möchten, drei Modelle, aus denen deutlich wird, in welchem Ausmaß deutsches Sozialversicherungs- und Steuerrecht zu beachten ist:

• Entsendung eines Mitarbeiters nach Deutschland
• Versetzung (dauerhafte Entsendung) eines Mitarbeiters nach Deutschland
• (befristete) Neueinstellung eines Mitarbeiters in Deutschland

Entsendung eines Mitarbeiters

Das ausländische Unternehmen schickt einen vorhandenen Mitarbeiter für kurze oder befristete Zeit nach Deutschland. Das Arbeitsverhältnis zum ausländischen Arbeitgeber bleibt bestehen.

Bei diesem Modell gibt es den größten Klärungsbedarf, da Sozialversicherungs- und insbesondere Steuerfreiheit nach deutschem Recht nur in eng geregeltem Umfang bestehen können.

Sozialversicherungspflicht und Entsendung

Die Entsendung eines Mitarbeiters nach Deutschland, kann den Vorteil haben, dass der Mitarbeiter in Deutschland unter Umständen nicht sozialversicherungspflichtig wird.

Die Entsendung muss dazu im Sinne der Einstrahlung nach § 5 des 4. Sozialgesetzbuches (SGB IV) erfolgen und es dürfen den Regelungen des SGB IV keine abweichenden Bestimmungen aus über- und zwischenstaatlichem Recht entgegenstehen (§6 SGB IV). Solche abweiche-nden Bestimmungen können sich z. B. aus eigenständigen zwischenstaatlichen Sozialversicherungsabkommen ergeben.
Wichtigste Voraussetzung für eine Entsendung im Sinne der Einstrahlung ist, dass die Tätigkeit im Voraus zeitlich begrenzt ist. Die zeitliche Begrenzung kann vertraglich festgelegt werden, sich aber auch aus der Eigenart der Beschäftigung (z.B. Mitarbeit an klar definierten Projekten) ergeben.

Eine maximale Dauer der Entsendung ist in § 5 SGB IV nicht vorgesehen. Allerdings können wiederum abweichende zwischenstaatliche Zuständigkeitsregelungen eine maximale Aufenthaltsdauer festlegen, je nachdem, aus welchem Land die Entsendung stattfindet.

Ferner kann es für die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht bedeutend sein, ob

• die Tätigkeit in Deutschland für den ausländischen Arbeitgeber ausgeführt wird
• im Rahmen der Entsendung ein anderer Mitarbeiter abgelöst wird.

Besteuerung des Einkommens

Grundsätzlich hat der deutsche Staat ein Besteuerungsrecht auf eine Vergütung eines ausländischen Arbeitnehmers, wenn dessen Tätigkeit in Deutschland ausgeübt wird.
Das Besteuerungsrecht bleibt lediglich im Staat des entsendenden Unternehmens, wenn

• sich der Mitarbeiter weniger als 184 Tage innerhalb von 12 Monaten in Deutschland aufhält
• die Vergütung von einem Arbeitgeber oder für einen Arbeitgeber gezahlt wird, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
• der Arbeitgeber keine Betriebsstätte in Deutschland hat.

Hierbei ist zudem zu beachten, dass die genaue Definition der 183-Tage-Regelung und des Begriffes „Betriebsstätte“ dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem Staat, aus dem die Entsendung erfolgt, zu entnehmen sind.

In einer Vielzahl der Fälle wird der nach Deutschland entsendete und hier tätige Mitarbeiter in Deutschland zumindest für das aus seiner Tätigkeit erzielte Einkommen steuerpflichtig. Um Doppelbesteuerungen zu vermeiden, existieren mit vielen Staaten DBA, die regeln, welche Einkommen im Tätigkeits- bzw. Ansässigkeitsstaat besteuert werden.

Versetzung eines Mitarbeiters nach Deutschland

Das ausländische Unternehmen versetzt einen vorhandenen Mitarbeiter dauerhaft nach Deutschland. Der Mitarbeiter begründet in Deutschland einen Wohnsitz und ist hier ansässig.

Eine Entsendung im Sinne der Einstrahlung ist bei einer dauerhaften Versetzung nicht gegeben, da keine zeitliche Befristung vorliegt. Der Mitarbeiter unterliegt somit derSozialversicherungspflicht in Deutschland.

Die Ansässigkeit des Mitarbeiters in Deutschland bedingt, dass der Mitarbeiter in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig ist, d.h. sein Welteinkommen in Deutschland zu versteuern hat.

Einstellung eines Mitarbeiters in Deutschland

Das ausländische Unternehmen rekrutiert einen in Deutschland ansässigen Mitarbeiter. Natürlich ist auch in diesem Fall ist der Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungs- und steuerpflichtig.

Was folgt aus Sozialversicherungs- und Steuerpflicht?
Sobald der Mitarbeiter eines ausländischen Unternehmens in Deutschland sozialversicherungspflichtig wird oder Lohnsteuer abführen muss, sind ausländische Arbeitgeber dazu verpflichtet, eigenständig die Sozialversicherungsbeiträge und Steuern an die deutschen Institutionen abzuführen.

In diesem Fall empfiehlt es sich, einen in Deutschland ansässigen Dienstleister mit der Lohnabrechnung zu betrauen, der die Berechnung von Steuern und Abgaben zuverlässig übernimmt und auch den den Zahlungsverkehr abwickelt.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Im Ausland ansässige Arbeitgeber müssen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz gewisse arbeitsrechtliche Standards in Deutschland beachten. Der Arbeitgeber muss dabei die in Deutschland maßgeblichen Arbeitsbedingungen gewähren.

Regelungen hierzu finden sich unter anderem im:

• Mindestlohngesetz
• Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
• SGB II und III (Aus- und Weiterbildung)
• SGB IV (Sofortmeldepflicht).

Werden qualifizierte und gut bezahlte Wissensarbeiter nach Deutschland entsendet, werden diese Standards in der Regel unproblematisch eingehalten. Eine Prüfung ist dennoch empfohlen.

Drittstaatsangehörige dürfen zudem nur dann eine Beschäftigung in Deutschland ausüben, wenn Sie einen Aufenthaltstitel haben, der die Ausübung erlaubt, auch hierzu gibt es jedoch Ausnahmen.

Fazit

Aufgrund der vielfältigen möglichen Fallkombinationen, die sich bei der Beschäftigung des ersten Mitarbeiters eines ausländischen Unternehmens in Deutschland aus

• Ansässigkeitsstaat des ausländischen Unternehmens und damit geltendem zwischenstaatlichem Recht,
• Nationalität des Mitarbeiters,
• Art und Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses,
• Art und Umfang der Tätigkeit in Deutschland,
• Ausgestaltung des Aufenthaltes in Deutschland

ergeben, ist eine fundierte, fachliche Beratung des Vorhabens im Einzelfall unbedingt empfohlen.

In vielen Fällen unterliegen die Mitarbeiter der Sozialversicherungs- und Steuerpflicht. Ausländische Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Steuern und Beiträge richtig berechnet und abgeführt werden.

Stand: 28. April 2016