Bis Ende März fällig: die Schwerbehinderten-Anzeige und die Ausgleichsabgabe

Beschäftigung von Schwerbehinderten: ab 20 Arbeitsplätzen Pflicht

Ein Betrieb mit 20 oder mehr Arbeitsplätzen hat einen Teil davon mit Schwerbehinderten zu besetzen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 154 SGB IX). Wie viele Menschen mit Schwerbehinderung eingestellt werden müssen, hängt von der Zahl der Arbeitsplätze ab.

Unternehmen, die ihre Quote nicht erfüllen, sind für jede nicht pflichtgemäß von Schwerbehinderten besetzte Stelle zu einer Ausgleichsabgabe verpflichtet (§ 160 SGB IX, die dort genannten Beträge wurden ab 2021 erhöht). Für das Jahr 2022 muss die Abgabe bis Ende März überwiesen werden.

Paychex übernimmt die Schwerbehinderten-Anzeige und die Meldung der Ausgleichsabgabe für Sie

Paychex-Kunden brauchen sich weder mit der Berechnung der Ausgleichsabgabe noch mit der Übermittlung der Beschäftigtendaten zu befassen. Beides ist selbstverständlich Teil unseres Angebots als professioneller Lohnabrechnungsdienstleister. Können wir auch Ihnen Arbeit abnehmen?

Nicht genügend Beschäftigte mit Schwerbehinderung? Ausgleichsabgabe!

Die Zahl der Pflichtarbeitsplätze für Schwerbehinderte ebenso wie die fällige Ausgleichsabgabe bei Unterschreiten ergibt sich in Form einer Staffelung:

• 20 bis 39 Arbeitsplätze: mindestens ein schwerbehinderter Arbeitnehmer, bei Nichtbesetzung werden 140 Euro pro Monat fällig.

• 40 bis 59 Arbeitnehmer: mindestens zwei schwerbehinderte Arbeitnehmer, fehlt einer werden pro Monat 140 Euro fällig, fehlen beide, sind es für jeden monatlich 245 Euro.

• Ab 60 Arbeitnehmer: mindestens 5 Prozent Pflichtquote an schwerbehinderten Arbeitnehmern. Hier hängt die Ausgleichsabgabe pro nicht besetztem Pflichtarbeitsplatz und Monat von der tatsächlichen Besetzungsquote mit Schwerbehinderten ab.

Ab 3 Prozent sind es 140 Euro, ab zwei Prozent 245 Euro monatlich, liegt die Quote darunter beziehungsweise bei null, werden 360 Euro pro fehlendem schwerbehinderten Mitarbeiter und Monat fällig.

Diese Verpflichtungen sind auch für ausländische Arbeitgeber verbindlich. Sie gelten außerdem selbst dann, wenn der Betrieb 2022 in Kurzarbeit war.

Ausgleichsabgabe und Schwerbehindertenanzeige

Die fällige Ausgleichsabgabe muss für jedes Jahr jeweils bis spätestens zum 31. März des Folgejahres ans örtlich zuständige Integrationsamt überwiesen werden. Wird die Frist versäumt, drohen Säumniszuschläge sowie Bußgelder.

Bis zum gleichen Zeitpunkt müssen Arbeitgeber mit mehr als zwanzig Beschäftigten zudem eine Anzeige ihrer Beschäftigtendaten an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln. Das kann wahlweise digital oder in Papierform erfolgen.

Zum digitalen Ausfüllen und Übermitteln der Anzeige eignet sich die kostenlose Software IW-Elan. Sie übernimmt auch die Berechnung der fälligen Ausgleichsabgabe. Das Programm wird vom Institut der deutschen Wirtschaft im Auftrag der Bundesagentur für verschiedene Betriebssysteme bereitgestellt.

Alternativ kann man dort die Formularvordrucke anfordern.

Wie viele Pflichtarbeitsplätze gelten als besetzt?

Das Gesetz sieht genaue Regeln dafür vor, wann ein Pflichtarbeitsplatz als mit Schwerbehinderten besetzt gilt:

• Zur Zahl der im Betrieb tätigen Beschäftigten mit Schwerbehinderung zählen neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch Auszubildende und „zur beruflichen Bildung Eingestellte“ wie Praktikanten und Volontäre dazu.

• Teilzeitkräfte ab mindestens 18 Wochenstunden und befristet Eingestellte mit einer Vertragslaufzeit von mehr als acht Wochen dürfen bei entsprechendem Grad der Behinderung ebenfalls mitgezählt werden ( 156 Abs. 2 SGB IX).

• Schwerbehinderte in Altersteilzeit zählen während der Arbeitsphase auch bei weniger als 18 Wochenstunden.

• Gleiches gilt, wenn die Art der Behinderung eine Wochenarbeitszeit unter 18 Stunden erfordert.

• Falls der Arbeitgeber selbst schwerbehindert ist, wird auch er angerechnet. Natürlich muss es sich dafür um eine natürlich Person handeln.

• Schwerbehinderte Auszubildende werden auf zwei Pflichtarbeitsplätze angerechnet.

• Ist die Eingliederung eines schwerbehinderten Beschäftigten besonders schwierig, darf er mit Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit auf drei Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden.

• Nicht angerechnet werden behinderte Menschen, die über „Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben“ oder als Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen finanziert werden oder nur aus karitativen oder therapeutischen Gründen beschäftigt werden. Auch Schwerbehinderte in Elternzeit oder in unbezahltem Urlaub dürfen nicht mitgezählt werden.

So wird die Zahl der Pflichtarbeitsplätze berechnet

Die Zahl der Arbeitsplätze des Betriebs insgesamt wird nicht zu einem bestimmten Stichtag ermittelt. Vielmehr muss dafür die jahresdurchschnittliche monatliche Zahl an Beschäftigten errechnet werden. Die Azubis des Betriebs zählen dabei nicht mit (§ 157 SGB IX).

Je nach ermittelter Zahl der Arbeitsplätze gilt die oben aufgeführte Tabelle. Ergibt sich bei der Ermittlung von 5 Prozent der Beschäftigten eine Bruchzahl, werden Bruchteile von 0,5 und höher aufgerundet, aber nur, wenn die Zahl der Arbeitsplätze des Betriebs 60 oder mehr beträgt. Bei kleineren Betrieben werden Bruchteile generell abgerundet.

Das Ergebnis entspricht der Zahl der Stellen, die mindestens mit Schwerbehinderten besetzt sein müssten.

Beispiel-Berechnung:

Angenommen, ein Betrieb hatte von Januar bis November 80 Mitarbeiter. Im Dezember verringerte sich die Mitarbeiterzahl dann auf 40. Keiner der Beschäftigten war schwerbehindert oder gleichgestellt.

Die jahresdurchschnittliche monatliche Mitarbeiterzahl errechnet sich aus 11 Monaten mit 80 Arbeitnehmern + einem Monat mit 40 Mitarbeitern. Die Formel lautet: Mitarbeiterzahl = (11*80 + 1*40)/ 12. Als durchschnittliche monatliche Mitarbeiterzahl ergibt sich so 76,75.

Die Zahl der Pflichtarbeitsplätze beträgt 5 Prozent, da die Beschäftigtenzahl in der Kategorie „60 oder mehr“ liegt. 5 Prozent von 76,75 sind 3,8375. Da in dieser Kategorie Bruchteile ab 0,5 aufgerundet werden, musste der Betrieb im Jahr 2022 monatlich vier Arbeitsplätze mit Schwerbehinderten besetzen.

Weil keine Person mit Schwerbehinderung im Unternehmen tätig war, ergibt sich als Ausgleichsabgabe für das Jahr 2022: Vier Arbeitsplätze * 12 Monate * 360 Euro = 17.280 Euro.

Weitere Informationen

Die Bundesagentur für Arbeit hält ausführliche Informationen zum Anzeigeverfahren als PDF-Download bereit. In dem Dokument finden sich neben genauen Angaben zum Ausfüllen des Antrags und Informationen zu verschiedenen Sonderfällen auch die Adressen aller Integrationsämter sowie ihre Bankverbindungen.