Tankgutschein & Tankkarte

April 2012 - Die Grundsätze zur einkommensteuerrechtlichen Behandlung von Tankkarten, Tankgutscheinen und Geschenkgutscheinen wurden in drei BFH-Urteilen vom 11.11.2010 (Az.: VI R 21/09, VI R 27/09, VI R 41/10) aufgestellt, die auch im BStBl. II veröffentlicht wurden (BStBl. II 2011, S. 383 ff.) und somit allgemein anzuwenden sind.

Bitte sehen Sie sich hierzu auch unseren aktuelleren Artikel an: Lohnsteuerfreie Leistungen im Überblick

Dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Tankkarten und Tankgutscheine sind Sachbezüge und demnach grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Allerdings kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit für diese Bezüge erzielt werden. Der folgende Beitrag beleuchtet dies genauer.

Die rechtliche Norm

Die Grundsätze zur einkommensteuerrechtlichen Behandlung von Tankkarten, Tankgutscheinen und Geschenkgutscheinen wurden in drei BFH-Urteilen vom 11.11.2010 (Az.: VI R 21/09, VI R 27/09, VI R 41/10) aufgestellt, die auch im BStBl. II veröffentlicht wurden (BStBl. II 2011, S. 383 ff.) und somit allgemein anzuwenden sind.

Danach sind Sachbezüge alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen. Ob Barlohn anzunehmen ist oder ein Sachbezug vorliegt, ist ausschließlich davon abhängig, ob der Arbeitnehmer auch eine Barlohnzahlung in Höhe des Wertes der Sachbezüge wählen oder ob er lediglich eine Sache beanspruchen kann.

Voraussetzungen für einen Sachbezug

  • Es handelt sich auch dann um einen Sachbezug, wenn der Arbeitnehmer einen Gutschein über einen in Euro lautenden Betrag erhält, mit dem er bei seinem Arbeitgeber oder bei einem Dritten eine selbst auszuwählende Sache oder Leistung aus dessen Warensortiment oder Dienstleistungsangebot einlösen kann.
  • Ein Gutschein kann auch auf einen eventuell höher ausfallenden Kaufpreis angerechnet werden.
  • Kann der Arbeitnehmer lediglich die Sache selbst beanspruchen, liegen Sachbezüge vor.
  • Unerheblich ist dabei, ob der Arbeitnehmer die Sache unmittelbar vom Arbeitgeber bezieht oder auf Kosten des Arbeitgebers von einem Dritten.
  • Eine Barlohnzahlung liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer Anspruch darauf hat, dass ihm anstelle des Sachbezugs Barlohn ausgezahlt wird. Es liegt auch dann kein Sachbezug vor, wenn sich der Arbeitnehmer in diesem Fall für den Sachbezug entschieden hat.

Beachte:

Sachbezüge sind grundsätzlich lohnsteuer- und damit auch sozialversicherungspflichtig. Kostenlose oder verbilligte Sachbezüge können aber insgesamt bis zu einer Monatsgrenze von 44 € steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden

Sachbezüge sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Voraussetzung ist, das der Unternehmer ganz oder teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die lohnsteuerliche monatliche Sachbezugsfreigrenze von monatlich 44 € ist im Bereich der Umsatzsteuer nicht anwendbar.

Tankkarte für den Arbeitnehmer

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Recht einräumen, zum Tanken bei einer bestimmten Tankstelle eine elektronische Tankkarte zu nutzen, auf der ein monatlicher Höchstbetrag von 44 € gespeichert ist, handelt es sich um einen Sachbezug. Es ist zulässig, dass mit dieser Tankkarte die Ware oder Dienstleistung, die der Karteninhaber in Anspruch nehmen kann, nicht hinreichend konkretisiert ist. Ihr Mitarbeiter kann also mit dieser Tankkarte neben Kraftstoff z.B. auch Presseerzeugnisse und Tabak- oder Süßwaren in der Tankstelle erwerben oder die Autowaschanlage nutzen. Dennoch handelt es sich um einen Sachbezug und nicht um eine Barlohnzahlung.

Auf einer Tankkarte, die Sie Ihrem Mitarbeiter als Sachbezug überlassen, darf eine Wertobergrenze eingespeichert sein.

Lohnsteuer und Sozialversicherung bei einer Tankkarte

Der Sachbezug ist lohnsteuerfrei. Voraussetzung ist, dass die monatliche 44-€-Freigrenze nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft worden ist. Im Rahmen der Sozialversicherung sind keine Beiträge zu entrichten, sofern die 44-€-Freigrenze gilt.

Umsatzsteuer

Da die Tankkarte zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus dem Angebot der jeweiligen Tankstelle berechtigt, liegt beim Erwerb und beim Aufladen der Tankkarte kein umsatzsteuerlicher Leistungsaustausch vor. Es handelt sich um den Umtausch eines Zahlungsmittels (Bargeld) in ein anderes Zahlungsmittel (Tankkarte). Damit besteht für die Berechnung der aufgeladenen Tankkarte keine Berechtigung zum Umsatzsteuerausweis. Der Arbeitgeber als Erwerber der Tankkarte ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Als Folge dieser fehlenden Berechtigung zum Vorsteuerabzug unterliegt der dem Mitarbeiter gewährte Sachbezug auch nicht der Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1b Satz 2 UStG).

Praxistipp:

Viele Tankstellenketten bieten bereits wiederaufladbare Gutscheinkarten an. Hierbei können Sie auch festlegen, ob und bis zu welcher Höhe die Tankgutscheinkarten regelmäßig wiederaufgeladen werden sollen und ob Ihre Mitarbeiter mit diesen Gutscheinkarten nur tanken oder das gesamte Serviceangebot der Tankstelle nutzen können.

Tankgutschein für den Arbeitnehmer

Ein Sachbezug liegt auch vor, wenn Arbeitnehmern lediglich Gutscheine überlassen werden, die bei einem Dritten einzulösen oder auf den Kaufpreis anzurechnen sind. Wenn Sie als Arbeitgeber mehrere Tankgutscheine im Wert von 44 € kaufen, auf denen neben dem Eurobetrag auch die Kraftstoffsorte angegeben wird, und diese Gutscheine Ihren Mitarbeitern weitergeben, handelt es sich ebenfalls um einen Sachbezug, auf den die 44-€-Freigrenze angewendet werden kann.

Auf Tankgutscheinen darf ein Eurobetrag angegeben sein

Lohnsteuer und Sozialversicherung

Der Sachbezug ist lohnsteuerfrei. Voraussetzung ist, dass die monatliche 44-€-Freigrenze nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft worden ist. Im Rahmen der Sozialversicherung sind keine Beiträge zu entrichten, sofern die 44-€-Freigrenze gilt.

Beachte:

Der Arbeitslohn fließt hier mit Hingabe des Gutscheins, der bei einem Dritten einzulösen ist, zu. Es ist unbeachtlich, wann der Mitarbeiter diesen Gutschein tatsächlich einlöst.

Umsatzsteuer bei einem Tankgutschein

Da beim Erwerb der Tankgutscheine durch den Arbeitgeber die Ware durch die Angabe der Krafttoffsorte hinreichend konkretisiert werden kann, liegt ein Anzahlung vor, die der Umsatzsteuer zu unterwerfen und auch in der Rechnung über die dem Unternehmen gelieferten Tankgutscheine auszuweisen ist. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug geltend machen. Bei der Ausgabe der Gutscheine an die Mitarbeiter handelt es sich um umsatzsteuerpflichtige Sachbezüge. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis (netto).

Vom Arbeitgeber selbst erstellte Tankgutscheine

Sie können Ihren Mitarbeitern auch selbst erstellte Tankgutscheine aushändigen. Der Mitarbeiter kann an einer beliebigen Tankstelle tanken und bezahlt auch zunächst die Tankrechnung. Nach Vorlage des Gutscheins und der Quittung erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter den ausgelegten Betrag. Dabei ist es unerheblich, ob Ihr Mitarbeiter an der Tankstelle tatsächlich mehr bezahlt hat, als Sie ihm mit dem Gutschein als Sachbezug zugesagt haben. Der Gutschein kann auf einen eventuell höheren Kaufpreis angerechnet werden.

Wichtig:

Der Mitarbeiter darf kein Wahlrecht haben, statt der Kostenerstattung für den eingelösten Tankgutscheins eine Barauszahlung zu beanspruchen.

Lohnsteuer und Sozialversicherung bei selbst erstellten Tankgutscheinen

Der Sachbezug ist lohnsteuerfrei. Voraussetzung ist, dass die monatliche 44-€-Freigrenze nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft worden ist. Im Rahmen der Sozialversicherung sind keine Beiträge zu entrichten, sofern die 44-€-Freigrenze gilt.

Umsatzsteuer bei selbst erstellten Tankgutscheinen

Der Arbeitgeber ist auch hier nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, da der Mitarbeiter beim Kauf des Kraftstoffs Vertragspartner der Tankstelle geworden ist und es sich deshalb um keine für das Unternehmen erbrachte Lieferung oder Leistung handelt. Daraus folgt, dass der Sachbezug auch nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen ist.

Ermittlung der 44-€-Freigrenze

Für die Feststellung, ob die 44-€-Freigrenze für Sachbezüge überschritten ist, sind die in einem Kalendermonat unentgeltlich und verbilligt gewährten Sachbezüge unter Anrechnung der vom Mitarbeiter eventuell geleisteten Zuzahlungen zusammenzurechnen. Beachten Sie, dass alle in einem Kalendermonat zufließenden und mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen zu bewertenden Vorteile – auch wenn hierfür Lohnsteuer einbehalten wird – zusammenzurechnen sind. Wird die 44-€-Freigrenze auch nur geringfügig überschritten, werden die Sachbezüge in diesem Kalendermonat mit ihrem Gesamtbetrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Wichtig:

Die Regelung, Sachbezüge mit 96% des Endpreises zu bewerten (R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR), darf nicht angewendet werden bei

  • betragsmäßig begrenzten Gutscheinen,
  • nachträglichen Kostenerstattungen,
  • zweckgebundenen Geldzuwendungen.

(OFD Rheinland vom 17.5.2011, S 2334 - 1026 - St 212, OFD Münster vom 17.5.2011, S 2334 - 10 - St 22 - 31).

Da die 44-€-Sachbezugsfreigrenze eine monatliche Freigrenze ist, dürfen nicht in Anspruch genommene Monatsbeträge weder zusammengerechnet noch auf einen Jahresbetrag umgerechnet werden. Die monatliche Freigrenze kann aber mehrfach in Anspruch genommen werden, wenn Ihr Mitarbeiter zu mehreren verschiedenen Arbeitgebern in einem Dienstverhältnis steht.

Wichtig:

Sämtliche Sachbezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen, und zwar auch dann, wenn sie infolge der 44-€-Freigrenze steuerfrei bleiben (§ 4 Abs. 1 Nr. 3 LStDV).

Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen, der Abgabetag anzugeben und das Entgelt zu erfassen. Sie können aber bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass Sachbezüge im Rahmen der 44-€-Freigrenze für solche Arbeitnehmer nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen, für die durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass die monatliche Freigrenze nicht überschritten wird (§ 4 Abs. 3 Satz 2 LStDV).

Tankgutscheine und Tankkarten sind eine beliebte Möglichkeit Arbeitnehmer zusätzlich, steuer- und sozialversicherungsfrei zu vergüten. Hier müssen jedoch einige Voraussetzungen für die Steuerfreiheit berücksichtigt werden.

Kategorie

Steuern, Bescheinigungen und Rechtliches

Themen:

Gesetze Lohnsteuer

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