Zuviel Sozialversicherungsbeiträge gezahlt – Aufrechnung, Verrechnung oder Erstattung?
„Zu Unrecht gezahlte“ Sozialversicherungsbeiträge
Natürlich sollten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung keine Fehler und Ungenauigkeiten vorkommen. Ganz vermeiden lassen sie sich allerdings kaum, das liegt in der Natur der Sache. Es passiert immer wieder, dass der Beitragsnachweis niedrigere oder auch höhere Sozialversicherungsbeiträge ausweist, als eigentlich korrekt wäre. Das gilt sowohl für die Arbeitgeber-wie die Arbeitnehmeranteile und für die Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung.
Überzahlte Beiträge können Arbeitgeber und Arbeitnehmer zurückerhalten. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben sich auf gemeinsame Grundsätze zu den Voraussetzungen und dem Verfahren geeinigt. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten:
Aufrechnung: Das ist die einfachste Methode, denn sie erfolgt im Rahmen der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung. In einem der folgenden Beitragsnachweise wird der zu viel bezahlte Betrag von der neu entstandenen Beitragsforderung abgezogen und so aufgerechnet. Die Beitragssätze zur Aufrechnung sind die des Aufrechnungszeitraums, nicht die des Erstattungszeitraums.Eine Aufrechnung ist jedoch nur möglich, wenn die Voraussetzungen So gelten dafür bestimmte Fristen, außerdem müssen Erklärungen des Arbeitnehmers vorliegen (s. u.).Ein Korrektur-Beitragsnachweis, die die ausgewiesenen Beträge im bereits übermittelten Beitragsnachweis nachträglich herabsetzt, ihn aber ansonsten aufrechterhält, ist nicht möglich.
Verrechnung durch die Einzugsstelle: In bestimmten Fällen nimmt die Einzugsstelle eine Verrechnung vor. Das ist allerdings auf bestimmte Fälle beschränkt, etwa wenn die Einzugsstelle im Rahmen einer Beitragsschätzung durch Fehler auf überhöhte Beiträge kam.
Erstattung gegen Antrag: Wenn die Voraussetzungen für eine Verrechnung über die nächsten Beitragsnachweise nicht gegeben sind, bleibt die Möglichkeit, einen schriftlichen Antrag auf Erstattung der überzahlten bzw. ohne Versicherungspflicht gezahlten Beiträge an die zuständige Einzugsstelle zu stellen.
Erstattungsanspruch: ganz oder teilweise?
Ein wichtiger Unterschied betrifft die Frage, ob die Sozialversicherungsbeiträge ganz oder teilweise zurückgefordert werden:
Anspruch auf die gesamte Rückerstattung besteht, wenn die Beschäftigung gar nicht sozialversicherungspflichtig war, so dass – zumindest für einen Versicherungszweig – keinerlei Beiträge hätten bezahlt werden müssen.
Ein Anspruch auf Teilerstattung liegt vor, wenn die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig war, die korrekten Beiträge aber niedriger lagen als das, was tatsächlich abgeführt wurde.
Überzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Typische Beispiele
Der häufigste Fall ist gewissermaßen systembedingt, und auch am wenigsten problematisch: Der Beitragsnachweis muss der Einzugsstelle am fünftletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats digital übermittelt werden. Deshalb können sich in den Tagen bis zum Monatsende noch Abweichungen für diesen Monat ergeben, zum Beispiel wenn weniger oder mehr gearbeitet wird als veranschlagt. Diese Abweichungen sind Alltag und werden einfach mit dem Beitragsnachweis des nächsten Monats ausgeglichen.
Dazu kommen natürlich Fehlbuchungen – etwa, wenn bei der Dezemberabrechnung die steuer-und sozialversicherungsfreien Feiertagszuschläge irrtümlich zum Sozialversicherungsbrutto dazu gerechnet werden. In dem Fall käme es zu einer Verrechnung mit dem Beitragsnachweis Januar sowie zu einer Stornierung der Jahresmeldung (DEÜV 50) mit Neuversand.
Ein anderes Beispiel: Für eine als Teilzeitkraft eingestellte ältere Aushilfe werden weiterhin Arbeitnehmerbeiträge zur Rentenversicherung abgeführt, obwohl sie die Altersgrenze erreicht hat und keine freiwillige Beitragszahlung wünscht. (Professionelle Abrechnungssoftware verhindert solche Fehler durch Warnhinweise.)
Außerdem kommt es vor, dass die Sozialversicherungspflicht insgesamt falsch beurteilt wird. So kann es passieren, dass für eine studentische Mitarbeiterin Krankenversicherungsbeiträge abgeführt werden, bis klar wird, dass sie ein Pflichtpraktikum ableistet und deshalb über ihre studentische Krankenversicherung versichert bleibt. Damit wäre der Ausgleich auch mit einer Änderung des Personengruppenschlüssels verbunden.
Auch falsche ElStAM führen schnell zu falschen Sozialversicherungsbeiträgen .Wenn die Elterneigenschaft nicht vermerkt ist, wird bei Mitarbeitern ab 23 beim Pflegeversicherungsbeitrag standardmäßig der Zuschlag für Kinderlose erhoben.
Besonders groß ist die Gefahr von Überzahlungen und anderen Fehlern erfahrungsgemäß dann, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht von Fachkräften für Lohnabrechnung und nicht mit professionellen Abrechnungs-Tools erledigt wird.
Fristen für die Aufrechnung in einem späteren Beitragsnachweis
Die Aufrechnung bzw. Verrechnung der überzahlten Beiträge ist auf bestimmte Fristen beschränkt. Danach können Arbeitgeber den Ausgleich nur durch einen Erstattungsantrag erreichen.
Volle Beiträge (keine Sozialversicherungspflicht im betreffenden Versicherungszweig) können nur innerhalb von sechs Monaten aufgerechnet werden.
Für Teile von Beiträgen (zu hohe Beiträge ermittelt) beträgt die Frist 24 Monate.
Zu laufen beginnt die Frist jeweils mit Beginn des Monats, der auf den Beitragszeitraum folgt. Beispiel: Zu viel gezahlte Beiträge für den Juni 2021 können bis Dezember 2021 (Aufrechnung des gesamten Beitrags) bzw. bis zum Juni 2023 (Teile von Beiträgen) verrechnet werden.
Dabei gelten folgende Einschränkungen:
Wurde der Erstattungszeitraum bereits geprüft? Nach Abschluss einer Betriebsprüfung durch die DRV unterliegen die gezahlten Beiträge dem Beanstandungsschutz. Dann ist nur noch die Erstattung im Antragsverfahren möglich.
Wenn der Erstattungsanspruch verzinst werden soll, muss die Erstattung ebenfalls auf Antrag erfolgen, eine Verrechnung ist nicht möglich. Die Zinsen betragen vier Prozent. Die Forderung verzinst sich nach Ablauf eines Kalendermonats nach Eingang des Erstattungsantrags (§ 27 Abs. 1 SGB IV)
Nach vier Jahren sind die Erstattungsansprüche verjährt (§ 27 Abs. 2 SGB IV). Dann gelten ohne Verpflichtung gezahlte Sozialversicherungsbeiträge als rechtmäßig gezahlte Pflichtbeiträge. Ein Widerspruch oder Erstattungsantrag hemmt die Verjährung.
Wurden Versicherungsleistungen beantragt oder genutzt?
Die Verrechnung bzw. Erstattung von Teilbeträgen ist ausgeschlossen, wenn die überzahlten Beiträge höhere Geldleistungen in der betreffenden Versicherung bewirkt haben. Das gilt zum Beispiel dann, wenn dadurch ein Krankengeld, ein Mutterschaftsgeld, ein Übergangsgeld oder eine Rentenleistung höher ausfiel. Hatten die fehlerhaften Sozialversicherungsbeiträge keine Auswirkung auf die Leistungen, ist eine Verrechnung oder Erstattung trotz Leistungsbezug möglich. Das gilt zum Beispiel bei Übernahme von Behandlungskosten durch die Krankenkasse.
Die Verrechnung wie die Erstattung von Gesamtbeiträgen ist nicht möglich, wenn der Arbeitnehmer seit dem Erstattungszeitraum Versicherungsleistungen erhalten bzw. beantragt hat. Das gilt auch für die Beiträge, die vor dem Leistungsbezug abgeführt wurden. Dass eigentlich keine Versicherungspflicht bestand, ändert daran nichts.
Einzige Ausnahme ist die Rentenversicherung: Dort ist eine Erstattung möglich, wenn in einem Zeitraum Leistungen bezogen wurden, für den Beitragsfreiheit bestand. So können irrtümlich abgeführte Rentenbeiträge erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer durch Überschreiten der Altersgrenze beitragsfrei war.
Zur Klarstellung:
Wurden Leistungen der Krankenversicherung genutzt, beispielsweise Krankengeld, so werden die Beiträge zur Pflegeversicherung trotzdem erstattet.
ALGII-Bezug ist, anders als der von ALG I, für den Anspruch auf Erstattung der Arbeitslosenversicherungsbeiträge unschädlich.
Erklärung des Arbeitnehmers
Bei der Aufrechnung voller Beiträge müssen die betroffenen Arbeitnehmer schriftlich erklären, dass…
…sie seit dem Erstattungszeitraum keine Leistungen im betreffenden Sozialversicherungszweig beantragt oder erhalten haben: siedürfen beispielsweise kein Übergangsgeld oder Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit, keine Reha- oder Rentenleistungen von der Rentenversicherung, kein Kranken- oder Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse und keine Kurzzeitpflege von der Pflegekasse bewilligt bekommen haben.
…ihnen kein Forderungsbescheid eines Sozialversicherungsträgers (Krankenkasse, Pflegekasse, Agentur für Arbeit, DRV/Knappschaft) vorliegt.
…die Arbeitnehmer die eingezahlten Rentenversicherungsbeiträge nicht als freiwillige Beitragszahlung nutzen bzw. sie keine freiwilligen Arbeitnehmerbeiträge für diese Zeit nachzahlen wollen.
Diese Erklärungen sind nicht nur Voraussetzung für die Aufrechnung. Sie sind auch Pflichtangaben im Rahmen des Antrags auf Erstattung.
Der Antrag auf Erstattung
Der Erstattungsantrag wird bei der zuständigen Einzugsstelle eingereicht, d.h. der Krankenkasse oder der Minijobzentrale. Diese leitet ihn gegebenenfalls an andere Sozialversicherungsträger zu r Bearbeitung weiter.
Der Erstattungsbetrag ergibt sich als Differenz der zu hohen Beiträge und der korrekten Beitragswerte. Im Antrag müssen deshalb die tatsächlich gezahlten und die eigentlich fälligen Beiträge aufgeführt werden, nach Kalenderjahren und Beitragsgruppen getrennt.
Den Antrag können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam oder beide getrennt stellen. Jede Seite kann nur die Erstattung der auf sie entfallenden Beitragsanteile beantragen. Schließlich steht es dem Arbeitnehmer frei, die ohne Verpflichtung gezahlten Beiträge als freiwillige Beiträge zu nutzen. Er kann auch entscheiden, zu Arbeitgeberbeiträgen, die ohne Verpflichtung geleistet wurden, eigene freiwillige Beiträge hinzu zu bezahlen.
Im Erstattungsfall können die Arbeitnehmerbeiträge dem Betreffenden wahlweise direkt überwiesen oder an den Arbeitgeber erstattet und von diesem an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Auch eine Überweisung ins Ausland ist möglich. Die Arbeitgeberanteile werden je nach Wunsch ausgezahlt oder gutgeschrieben.
Hinweis: Natürlich ist keine Erstattung an den Arbeitgeber mehr möglich, wenn die Beiträge bereits von einer anderen Stelle ersetzt wurden, etwa über ein Umlageverfahren (U1, U2 oder U3), durch die Berufsgenossenschaft oder das Integrationsamt.
Tipps für Arbeitgeber
Die Berichtigungen und Stornierungen, die zu der Erstattung oder Verrechnung gehören, müssen in „prüffähiger“ Form im Lohnkonto dokumentiert sein. Gleiches gilt für die notwendigen Erklärungen des Arbeitnehmers.
Entscheidend ist, dass dem Arbeitnehmer die erstatteten Arbeitnehmeranteile tatsächlich ausgezahlt werden. Das Einbehalten kann ein Straftatbestand sein (Untreue gemäß §266 StGB).
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