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Lohnabrechnung - Grundlagen & Aufgaben

Ein wenig Grundwissen zum Thema Lohnabrechnung.

Wir erstellen Ihre Lohnabrechnung für Sie.

Die Erstellung einer Lohnabrechnung für angestellte Mitarbeiter ist Pflichtbestandteil der Buchhaltung und umfasst zahlreiche Schritte, die zudem von gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften begleitet werden.

Zur Lohnabrechnung ist jedes Unternehmen gesetzlich verpflichtet

Die Gehaltsabrechnung ist eine Entgeltbescheinigung, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in Form eines schriftlichen Dokuments (monatlich) zur Verfügung stellt. Dem Arbeitnehmer dient die Lohnabrechnung als Beleg über alle erhaltenen Bezüge und geleisteten steuerlichen Abgaben an das Finanzamt bzw. die Sozialversicherungen.
Den Mitarbeitern eines Unternehmens steht die schriftlich erfasste und zum Monatsende ausgehändigte Lohnabrechnung prinzipiell zu. Für ein Unternehmen gehört die Ausstellung eines solchen Belegs zu den Nebenpflichten, die jeder Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern zu erfüllen hat.

Die für alle Unternehmen gültige Gewerbeordnung regelt in der sogenannten Entgelt­bescheinigungs­verordnung gemäß § 108 der Gewerbeordnung zudem, welche Bestandteile in der Mitarbeitervergütung darzulegen sind. Weitere Gesetze, die in der Lohnabrechnung zum Tragen kommen:

  • Das Einkommensteuergesetz. Es regelt unter anderem, wie die Festlegung von Lohnsteuerklassen und die Merkmale des Lohnsteuerabzugs umzusetzen sind.
  • Im Sozialgesetzbuch ist geregelt, wie die sozialversicherungspflichtigen Beiträge an die Kranken- und Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung zu leisten sind.

Die Aufgaben der Lohnabrechnung

  • Die Berechnung des Arbeitsentgelts erfolgt auf der Basis des monatlichen oder jährlichen Bruttogehalts oder anderer Vergütungen, die im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart sind. In der Gehaltsabrechnung werden alle Vergütungsarten zu einer Gesamtbrutto-Summe addiert. Diese Bruttosumme bildet den Ausgangspunkt um nach Minderung der gesetzlichen Abzüge, das Nettoeinkommen zu ermitteln.
  • Für die Berechnung des Steuervorabzugs ist das Steuerbrutto zu ermitteln. Der Familienstand des Mitarbeiters ist zur Festlegung der Steuerklasse relevant. Der monatliche Steuerabzug wird anhand des Monats- oder Jahresbruttogehalts aus den jeweils aktuell gültigen Lohnsteuertabellen der Finanzämter ermittelt.
  • Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge basiert auf jährlich aktualisierten Berechnungsschlüsseln, die prozentual vom sozialversicherungspflichtigem Bruttolohn abzuziehen sind. Auf der Gehaltsabrechnung wird die Höhe des jeweiligen Arbeitnehmeranteils für alle Versicherungs- und Abgabearten dargestellt und von der Gesamtbruttosumme abgezogen. Auf diese Weise ergibt sich der eigentliche Auszahlungsbetrag für den Arbeitnehmer. Ebenso erfasst wird der Arbeitgeberanteil an den jeweiligen Leistungen.
  • Buchhalterisch zählen Gehaltsabrechnungen zur sogenannten Nebenbuchhaltung. Alle Zahlungen, die an die Mitarbeiter, an das Finanzamt und die Sozialversicherungen geleistet werden, müssen auch Konten in der Buchhaltung des Unternehmens zugeordnet werden. Daher müssen sie als „Sammelbelege“, sogenannte monatliche Journale erfasst werden. Diese Journale fließen auch in die betriebswirtschaftliche Auswertung und das Controlling ein. Denn in der Summe repräsentieren alle in den Journalen erfassten Zahlungen die Personalkosten als Betriebsausgabe.

Aufbau einer Mitarbeiterabrechnung/Lohnabrechnung

Erklärung:

Im Kopfteil einer Gehaltsabrechnung sind die wichtigsten Personaldaten des Mitarbeiters aufgeführt.

Im Hauptteil sind die Lohnarten aufgelistet, anhand derer Brutto-Gehalt sowie Steuer- und SV-Bruttobeträge ermittelt werden. Neben dem monatlichen Entgelt können auch Sachbezüge und andere zusätzliche Leistungsarten (LA) dazu kommen. Diese Positionen werden zum Gesamtbrutto aufaddiert (der Zuschlag des Arbeitgebers zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) ist lediglich eine Informationszeile, deren Betrag nicht in die Bruttosumme einbezogen wird). Das Gesamtbrutto ist der Ausgangspunkt für die Berechnung des Auszahlungsbetrages.

Lohn- und Kirchensteuer und Solidaritäts-Zuschlag sind die ersten Positionen. Ermittlung dieser Werte aus dem Steuerbrutto, gefolgt von den Sozialabgaben (SV-Brutto): Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Diese Abzüge werden in der Regel noch einmal als Gesamtabzug zusammengefasst.

Wenn es keine weiteren Besonderheiten zu berücksichtigen gibt, werden diese Positionen vom Gesamtbrutto abgezogen und es ergäbe sich der Netto-Auszahlungsbetrag.

In diesem Beispiel gibt es zwei Besonderheiten: Die KFZ-Nutzung als Sachbezug wird nicht ausgezahlt und muss deshalb wieder vom Gesamtbrutto abgezogen werden. VWL (Vermögenswirksame Leistung) und bAV werden auf andere Konten  überwiesen (Drittempfänger) und müssen daher ebenfalls in Abzug gebracht werden.

Am Ende ergibt sich dann die Netto-Summe, die auf das Bankkonto des Gehaltsempfängers überwiesen wird.

Im Kasten links unten auf der Gehaltsabrechnung werden die einzelnen Positionen monatlich aufgerechnet, sodass der Gehaltsempfänger eine „kumulierte“ Darstellung der im Laufe eines Jahres bereits geleisteten Zahlungen erhält.

Die Steuerabrechnung

  • Für die Gehaltsabrechnung sind drei Steuerarten relevant: Die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer, sofern der Mitarbeiter einer Kirche angehört.
  • Zur Berechnung benötigen wir nur die Lohnsteuer, da die anderen Steuerarten Annexsteuern sind.
  • Der Steuersatz wird auf Basis der jährlichen Lohnsteuertabellen für den einzelnen Mitarbeiter festgelegt und ergibt sich aus der zugehörigen Steuerklasse und der Höhe des Bruttolohns. Je höher der Bruttolohn, desto höher ist in der Regel auch der Steuerabzug. Diese Bemessung der Lohnsteuer nach Höhe des Einkommens wird „Steuerprogression“ genannt.

Berechnung der Sozialbeiträge

Die Bundesregierung legt die Rechengrößen, nach Übereinstimmung mit den Verbänden eines jeden Jahres neu fest. Die Rechengrößen werden sowohl in Beträgen als auch in Prozentwerten dargestellt. Die Anhand des SV-Bruttogehalts ermittelten Beiträge müssen vom Arbeitgeber direkt an die verschiedenen Sozialversicherungen überwiesen werden. Bei den gesetzlichen Krankenversicherungen können die Prozentsätze im Bereich des kassenindividuellen Zusatzbeitrages von Mitarbeiter zu Mitarbeiter voneinander abweichen.

Beispiele für weitere Aufgaben im Rahmen der Lohnabrechnung

  • Neben der monatlichen Lohnabrechnung ist jedem Arbeitnehmer am Jahresende eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen. Diese benötigen alle lohnsteuerpflichtig Beschäftigten zur Erstellung ihrer eigenen Einkommenssteuererklärung zur Vorlage bei ihrem zuständigen Finanzamt.
  • Wenn Mitarbeiter heiraten, ändert sich auch die Steuerklasse. Solche und andere für die Lohnabrechnung relevanten Änderungen müssen zeitnah von der Lohnbuchhaltung erfasst und berücksichtigt werden (ELStAM). Auch in längeren Krankheitsfällen oder wenn Arbeitnehmerinnen vorübergehend wegen Schwangerschaft aus dem Betrieb ausscheiden, bringt dies Änderungen in den Lohnabrechnungen mit sich, weil die Krankenversicherung nun Lohnersatzzahlungen leisten müssen.
  • Zu den Spezialfällen der Lohnabrechnung gehören besondere Vergütungen oder Sachbezüge:
    Die Nutzung eines Dienstwagens unterliegt genauen Regelungen, wie diese in einer Lohnabrechnung geltend zu machen ist. Auch wenn Mitarbeiter vermögenswirksame Leistungen in Anspruch nehmen oder sogenannte steuervergünstigte Direktversicherungen abgeschlossen haben, fließen diese Besonderheiten in die Gehaltsabrechnung ein.
  • Besondere Situationen des Unternehmens selbst, das zum Beispiel vorübergehend nur Kurzarbeitergeld an alle oder bestimmte Mitarbeiter auszahlen kann, müssen zeitnah und flexibel von der Lohnbuchhaltung umgesetzt werden.

Beispiele für Spezialfälle in der Lohnabrechnung

Zu den immer wiederkehrenden Sonderfällen der Lohnabrechnungen gehören Abrechnungen für Teilzeit-Arbeitnehmer oder Studenten und Praktikanten.

Daneben gibt es branchenspezifische und dann auch oft steuerbegünstigte bis -freie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit.

Des Weiteren erfordern auch Abfindungen, Lohnvorauszahlungen, Arbeitgeberdarlehen und Sachzuwendungen eine korrekte Berechnung und Darstellung in der Gehaltsabrechnung.

Das ELStAM-Verfahren: Elektronische LohnSteuer Abzugs Merkmale

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuer Abzugs Merkmale. Mit diesem Verfahren wurde im Jahre 2013 die klassische Lohnsteuerkarte in Papierform durch ein elektronisches Datenaustauschverfahren ersetzt. Jeder Arbeitnehmer wird in einer zentralen Datenbank erfasst, in der seine wichtigsten steuerlich relevanten Daten erfasst sind. Eigens zu diesem Zweck wurde daher auch eine Steueridentifikationsnummer für jeden deutschen Bürger eingerichtet. Alle Unternehmen sind verpflichtet, an ELStAM teilzunehmen und müssen jeden Mitarbeiter für dieses Verfahren anmelden.

 

Zahlreiche gesetzliche Auflagen und Vorschriften sind beim Erstellen von Lohnabrechnungen zu berücksichtigen. Daneben gibt es eine Fülle mitarbeiterbezogener Sonderfälle, die jeweils individuell bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen zu berücksichtigen sind.

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