Abrechnung von Geschäftsreisen: Antarktis zählt wie Luxemburg

Ob nach Bullerbü oder Babylon: Wenn Ihr Mitarbeiter geschäftlich im Ausland tätig wird, für Verhandlungen, Produktschulung oder was auch immer, dann hat er Anspruch darauf, dass die Firma ihm Kost und Logis erstattet, ohne dass dafür Lohnsteuer fällig wird. (Jedenfalls im Prinzip. Mehr dazu am Ende.)

Klingt erstmal harmlos - ist es aber oft nicht. Am besten legen Sie  mit Ihrer Buchhaltung zusammen Regeln für die Reisekostenabrechnung fest. Dann stehen Nutzen und Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis, Ihre Mitarbeiter haben eine klare Orientierung und spätere Frustrationen werden vermieden.

Das Finanzamt bevorzugt Pauschalreisen

Als Nachweis für das Finanzamt muss der Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung einreichen. Für die Abrechnung mit dem Finanzamt gibt es bei Übernachtungs- und Verpflegungskosten zwei Möglichkeiten: entweder exakt oder pauschal.

• Entweder werden alle Belege gesammelt und die tatsächlichen Kosten abgerechnet. Das artet schnell in Zettelwirtschaft aus. Belege für das Hotel sind ja noch einfach, aber Quittungen für jedes Sandwich und jeden Kaffee …? Außerdem hat der Fiskus keine Lust, Belege zu prüfen. Deshalb hat er Pauschalen eingeführt.
• Und so kann man statt der tatsächlichen Ausgaben auch einfach amtliche Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung ansetzen. Die Höhe legt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr neu fest (hier für dieses Jahr, ansonsten Internetrecherche nach "Bundesfinanzministerium Reisekosten [Jahr]"), sie variiert je nach Reiseland. Für manche Ziele, etwa die USA, auch noch nach einzelnen Städten.

Die Werte liegen recht weit auseinander. Für einen Tag in Bosnien werden 18 € an Verpflegungs- und 73 € Übernachtungskosten angesetzt, in London gelten 62 € beziehungsweise 224 € als angemessen. Ist das Reiseziel gar nicht in der Liste enthalten, kann der Satz von Luxemburg genommen werden – der liegt mit 47 bzw. 102 € aber eher niedrig.

Selbstverständlich dürfen nur beruflich oder betrieblich veranlasste Reisen abgerechnet werden. (Wenn die Firma den Jahresurlaub auf diese Weise subventioniert, ist das Steuerhinterziehung.)

Natürlich gelten auch sonst noch Voraussetzungen, Sonderregelungen und Ausnahmen. Wie immer, wenn die Beamten aus dem Bundesfinanzministerium am Werk waren.

Die Pauschale darf nur für solche Reisetage voll in Anspruch genommen werden, an denen der Mitarbeiter auch 24 Stunden abwesend (und zumindest teilweise im Ausland) war. Für Anreise- und Abreisetag oder eintägige Reisen gibt‘s nur eine reduzierte Verpflegungspauschale. Für Reisen unter acht Stunden gar nichts, aber derart kurze Auslandsreisen sind ja ohnehin selten.

Bei Überseegebieten ohne eigenen Eintrag auf der Ministeriumsliste gelten übrigens die Pauschalen des Mutterlandes. Für Réunion gilt also dasselbe wie für einen Kundenbesuch in Straßburg.

Wer zu viel isst, zahlt Lohnsteuer

Ach ja: Wenn der Mitarbeiter im Ausland durch Ihr Unternehmen oder vom Kunden verpflegt wird, dann muss die Verpflegungspauschale natürlich gekürzt werden. Da sind die Finanzbeamten streng.

Steuerfrei erstatten dürfen Sie an Verpflegungskosten ohnehin nur die Pauschbeträge. Hat der Mitarbeiter mehr Hunger und höhere Restaurantrechnungen, dann werden auf den Teil der Kostenerstattung, der über dem Pauschbetrag liegt, 25 % Lohnsteuer fällig. Offenbar hatte der Gesetzgeber Angst, Geschäftsleute würden im Ausland sämtliche kulinarischen Hemmungen fallenlassen.

Immerhin werden nicht auch noch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Und bei Übernachtungskosten bleiben die tatsächlichen Ausgaben in kompletter Höhe steuerfrei, wenn es dafür Belege gibt.

Mehr zum Thema "Reisekostenabrechnung" und "Gewährung von Mahlzeiten" finden Sie auch in unseren Lohn-Updates - nutzen Sie die Suchfunktion im Kopfbereich unserer Webseite.

Fahr-/Flugkosten, Taxi, Telefon, Internet …

In Bezug auf sogenannte Reisenebenkosten – für Taxis oder Internet vor Ort beispielsweise – ist der Fall klar: Wenn der Arbeitnehmer das Geld auslegt, kann der Arbeitgeber ihm die Ausgaben steuerfrei erstatten. Sollte der Flug oder die Bahnfahrkarte nicht von der Firma gebucht und bezahlt worden sein, sondern vom Arbeitnehmer, gilt das Gleiche. Eine lohnsteuerfreie Erstattung kann aber natürlich nur in Höhe der tatsächlichen Auslagen erfolgen. Und der Arbeitgeber muss vom Mitarbeiter die Belege einfordern und aufbewahren – sonst verlangt irgendwann ein Steuerprüfer doch noch eine Lohnsteuernachzahlung.