Privatnutzung von Dienstwagen: Die Fahrtenbuchmethode

Geldwerter Vorteil von Privatfahrten

Wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer einen Firmen-PKW überlässt und dieser auch privat genutzt werden darf, dann ist das aus Sicht des Finanzamts eine „Sachzuwendung“. Deshalb wird dafür Lohnsteuer fällig, und zwar entsprechend dem „geldwerten Vorteil“, den die private Nutzung darstellt. Um diesen geldwerten Vorteil zu ermitteln, gibt es zwei Möglichkeiten, zwischen denen man frei wählen kann: die sogenannte 1-%-Methode und die Fahrtenbuchmethode.

Gemeinsam klären: Was ist sinnvoller?

Die 1-Prozent-Regel ist beliebt, weil sie den Papierkrieg in Grenzen hält. Außerdem spart sie Geld, wenn der Mitarbeiter das Privatfahrten-Privileg wirklich nutzt. Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich dagegen vor allem dann, wenn ein Arbeitnehmer den Firmenwagen eher selten privat nutzt und/oder wenn dieser eher teuer war.

Dass sie mit größerem Aufwand verbunden ist, zeigt dieser Beitrag – er erläutert das Verfahren.

Es geht bei dem Thema aber um mehr als Rechnerei und Steuervorschriften. Sie können dabei Ihren Mitarbeitern auch signalisieren, dass Sie sich kümmern: indem Sie private Wenig-Fahrer auf die Fahrtenbuchoption hinweisen. Das kostet Ihr Unternehmen nichts und spart dem Arbeitnehmer unter Umständen einiges an Geld. Andere Kollegen fahren vermutlich mit dem 1-Prozent-Pauschale besser. Über steuersparende Hinweise freuen sich bestimmt beide.

1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch-Methode

• Die 1-%-Methode wird wesentlich häufiger verwendet, denn sie bedeutet weniger Aufwand und führt in der Mehrzahl der Fälle zu einem geringeren Steuerplus. Hier wird pauschal gerechnet: Als geldwerter Vorteil der Privatnutzung wird monatlich ein Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs (d. h. des Katalogpreises des Herstellers einschließlich Umsatzsteuer) versteuert. Beträgt der Listenpreis 60.000,00 Euro, sind es 600 Euro monatlich oder 7.200 Euro jährlich, die der Mitarbeiter aus Sicht des Finanzamts aufgrund der Privatnutzung des Firmenwagens zusätzlich verdient. Entsprechend erhöht sich die Lohnsteuer, die auf das Bruttoeinkommen erhoben wird, bei einem Steuersatz von beispielsweise 30 % also um 2.160 Euro jährlich.
• Alternativ lässt sich die Fahrtenbuchmethode anwenden: Dabei muss jeder privat gefahrene Kilometer und jede geschäftliche Fahrt in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Anhand der Aufzeichnungen wird anschließend der tatsächliche private Nutzungsanteil exakt ermittelt und für die Steuer angesetzt.

Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich vor allem dann, wenn ein Arbeitnehmer den Firmenwagen relativ selten privat nutzt oder wenn dieser eher teuer war. Dass sie mit größerem Aufwand verbunden ist, liegt auf der Hand. Wir geben im Folgenden einen Überblick über die wichtigsten Besonderheiten und Voraussetzungen, die es dabei zu beachten gilt.

Anforderungen an das Führen von Fahrtenbüchern

Inzwischen sind von der Rechtsprechung recht konkrete Anforderungen aufgestellt worden, wie ein Fahrtenbuch geführt werden muss.

• Der Bundesfinanzhof will, dass das Fahrtenbuch zeitnah sowie „fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form“ geführt wird (BFH, 09.11.2005, VI R 27/05).
• Spätere Ergänzungen des Fahrtenbuches durch Auflistungen, die anhand des Terminkalenders des Fahrers vorgenommen worden sind, reichen nicht für ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch (BFH, 01.03.2012, VI R 33/10).
• Außerdem muss sichergestellt sein, dass spätere Änderungen oder Korrekturen deutlich erkennbar sind. Eine Excel-Tabelle reicht deshalb auch nicht (BFH, 16.11.2005, VI R 64/04).

Immerhin sind die Zeiten kleiner Kladden im Handschuhfach lange vorbei. Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sie den genannten Anforderungen entsprechen. Vor allem muss ausgeschlossen sein, dass unbemerkt nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können.

Welche Angaben sind nötig?

Sämtliche Fahrten, egal ob dienstlich oder privat unternommen, müssen im Fahrtenbuch aufgenommen werden – und zwar gesondert: Private Fahrten, dienstliche Fahren, Fahrten zur Arbeit (genauer: Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte), und bei doppelter Haushaltsführung auch Familienheimfahrten müssen getrennt und aufeinanderfolgend im Fahrtenbuch eingetragen werden.

Welche Angaben notwendig sind, hängt davon ab, ob man dienstlich oder privat unterwegs war.

Bei einer privaten Fahrt reicht die Angabe der zurückgelegten Kilometer. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist es ebenso, zusätzlich reicht der Hinweis, ob es zur Arbeit oder nach Hause ging. Bei Dienstfahrten sind dagegen wesentlich mehr Angaben nötig:

• Datum,
• Kilometerstand vor Antritt der Fahrt und am Fahrtende, zudem der Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs.
• Reiseziel (BFH, Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04), Zweck der Reise sowie Name und Anschrift des aufgesuchten Geschäftspartners (BFH, Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12)

Diese Angaben müssen selbst dann gemacht werden, wenn Teile davon dem Datenschutz unterliegen. Die Reiseroute muss nur dann konkret angegeben werden, wenn Umwege notwendig waren.

Aufwandsermittlung

Neben den Fahrten selbst müssen bei der Fahrtenbuchmethode die Unterhaltskosten des Fahrzeugs erfasst werden, und zwar:

• reine Betriebskosten (Tankkosten, Autowäsche)
• Wartungs- und Reparaturkosten
• Gegebenenfalls Kosten für die Stellplatz- oder Garagenmiete
• die KFZ-Steuer
• Kfz-Versicherung
• Abschreibung des Firmenwagens (Afa)
• die Leasingraten
• alternativ: Zinsen, falls ein Autokaufkredit aufgenommen wurde
• Gegebenenfalls Unfallkosten

Da die meisten Firmenfahrzeuge geleast werden, sind diese Daten leicht zu bekommen: Das Leasingunternehmen stellt sie zur Verfügung.

Abschreibung

Die Abschreibung erfolgt dabei – anders als bei der Ertragssteuer – auf 8 Jahre. Die Absetzung für Abnutzung (Afa) beträgt also 12,5 % der Anschaffungskosten pro Jahr.

Die Abschreibungszeit für ein und dasselbe Fahrzeug kann unterschiedlich ausfallen, je nachdem, ob der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer oder für das Unternehmen berechnet wird.

Ein Rechenbeispiel

So wird der geldwerte Vorteil konkret ermittelt:

Gesamtlaufleistung des PKW in einem Kalenderjahr: 56.000 km

Privatfahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte laut Fahrtenbuch: 4.500 km

Gesamtaufwendung für den PKW in dem Kalenderjahr: 14.000 Euro

Gesamtkosten pro Kilometer: 14.000 Euro / 56.000 km = 0,25 Euro

Kosten für Privatfahrten (einschließlich derer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) 0,25 Euro x 4.500 km = 1.125 Euro

Dieser Betrag muss dem Einkommen des Arbeitnehmers als geldwerter Vorteil hinzugerechnet werden. In der Regel geschieht dies in Form von monatlichen Abschlägen. Am Jahresende wird dann eine Gesamtabrechnung erstellt.

Hätten die Privatfahrten bei gleichen Kosten 9.000 km betragen, wäre die 1-%-Prozent-Regel günstiger, wenn man das Beispiels oben (Listenpreis 60.000 Euro) zum Vergleich nimmt.

Die Folgen von Fahrtenbuch-Versäumnissen

Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, dann kann aus steuerrechtlicher Sicht das Verhältnis zwischen privaten und beruflich bedingten Fahrten nicht eindeutig ermittelt werden. In diesem Fall muss der geldwerte Vorteil zwingend nach der 1 %-Methode errechnet werden (BFH, 15.03.2007, VI R 94/04).

Das gilt aber nicht schon bei kleinerer Ungereimtheiten in den einzelnen Aufzeichnungen (beispielsweise durch Verschreiben, Verrechnen), wenn die Aufzeichnungen insgesamt dennoch plausibel sind (BFH, 10.04.2008, VI R 38/06).

Wechsel der Methoden

Übrigens darf die Ermittlungsmethode nicht während des laufenden Kalenderjahrs gewechselt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich in gegenseitiger Übereinkunft jeweils ein Kalenderjahr lang entweder für die 1 %-Methode oder die Fahrtenbuchmethode entscheiden (BFH, 20.03.2014, VI R 35/12). Ein Wechsel zwischen den Methoden, womöglich sogar mehrfach im Jahr, sei mit dem Vereinfachungsgedanken des § 8 Abs. 2 EStG nicht in Einklang zu bringen.