17 Nov 2020

Elektronische Mitgliedsbestätigung statt Papier von der Krankenkasse

Zu jeder Neueinstellung eines Arbeitnehmers gehört das Einreichen der Krankenkassenmitgliedsbescheinigung beim Arbeitgeber. Bisher fand dieser Prozess hauptsächlich als papiergebundenes Verfahren statt. Ab 2021 soll es eine neue, elektronische Bestätigung der Krankenkassenmitgliedschaft geben. Alle weiteren Informationen lesen Sie in unserem neusten Blogartikel.

Elektronische Mitgliedsbestätigung ersetzt Papier-Mitgliedsbescheinigung

Zu den Formalitäten der Neueinstellung eines Arbeitnehmers gehört bisher, dass dieser dem Arbeitgeber zum Beschäftigungsbeginn eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse vorlegen muss. Das genaue Verfahren hängt von der Kasse ab: Manche übersenden die Bestätigung auf Papier an den Arbeitnehmer, der sie dem Arbeitgeber aushändigt. Andere schicken sie direkt dorthin, wenn der Arbeitnehmer dies per Internet beantragt. Oft genug kommt die Bestätigung in Wirklichkeit erst nach der Anmeldung des Beschäftigten bei der Einzugsstelle an.

In jedem Fall ist das papiergebundene Verfahren aufwendig, nicht mehr zeitgemäß und in der jetzigen Form auch nicht mehr notwendig. Deshalb kommt nun eine Reform. Das im Juni dieses Jahres verabschiedete „7. SGB IV-Änderungsgesetz“ bringt neben anderen Änderungen im Meldeverfahren auch eine neue, elektronische Bestätigung der Krankenkassenmitgliedschaft. Sie ersetzt ab dem neuen Jahr das bisher geltende, papiergebundene Bescheinigungsverfahren. Der entsprechende Prozess ist auch Teil der aktuellen Fassung des gemeinsamen Rundschreibens der GKV-Spitzenverbände zum „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“.

Auslöser der Mitgliedsbestätigung: Meldung des Arbeitgebers

Damit wird ab 01.01.2021 die Mitgliedschaft des neuen Beschäftigten in einer Krankenkasse stets auf elektronischem Weg bestätigt, und zwar als Reaktion auf die Anmeldung oder Ummeldung zur Sozialversicherung. Zur Beschäftigungsaufnahme muss also keine Bescheinigung mehr vorliegen. Es genügt die Angabe des Beschäftigten dazu, wie und bei welcher Kasse er krankenversichert ist. Diese Information ist Teil der Meldung zur Sozialversicherung. Die Einzugsstelle prüft die Angabe und sendet eine elektronische Rückmeldung.

Ausgelöst wird die Rückmeldung durch folgende Meldegründe:

  • Meldung zu Beschäftigungsbeginn (Abgabegrund 10)
  • Meldung des Wechsels der Krankenkasse (Abgabegrund 11)
  • Anmeldung und gleichzeitige Abmeldung (Abgabegrund 40)

Die Rückmeldungen der Einzugsstelle besteht aus der Angabe, ob eine Mitgliedschaft besteht, und sofern dies der Fall ist, aus deren Beginn-Datum.

Meldung und Rückmeldung: die möglichen Konstellationen

  • Standardfall: Der Beschäftigte ist freiwillig oder pflichtversichert in der GKV und hat die korrekte Krankenkasse angegeben. Die Einzugsstelle bestätigt, dass die Mitgliedschaft besteht, und nennt als Beginn das Datum der Anmeldung.
  • Wechselt der GKV-versicherte Beschäftigte die Krankenkasse, und nennt dem Arbeitgeber die kommende Kasse, obwohl er derzeit noch der bisherigen Kasse Mitglied ist, dann kommt als Rückmeldung, dass die Mitgliedschaft besteht. In diesem Fall liegt jedoch das Datum des Beginns der Mitgliedschaft in der Zukunft und weicht von dem der Anmeldung ab. Die Anmeldung muss storniert werden. Außerdem muss später zum korrekten Zeitpunkt ein Wechsel der Krankenkasse gemeldet werden.
  • Hat der GKV-versicherte Beschäftigte die falsche Krankenkasse genannt, lautet die Rückmeldung: „Mitgliedschaft besteht nicht“. Auch dann ist eine Stornierung der Anmeldung notwendig.
  • Ist der Mitarbeiter familienversichert, lautet die Rückmeldung, dass eine Mitgliedschaft nicht besteht, trotzdem wird ein Datum des Beginns genannt. Dieses auf den ersten Blick rätselhafte Ergebnis ist in den – eher seltenen - Fällen korrekt, in denen das Beschäftigungsverhältnis zwar kein 450-Euro-Job, der Mitarbeiter aber familienversichert ist. Bei Familienversicherung besteht keine eigene Mitgliedschaft des Beschäftigten in der Krankenkasse, dieser ist ja über einen Angehörigen oder Ehepartner mitversichert.
  • Ist der Beschäftigte privat krankenversichert, werden naturgemäß kein Bestehen einer Mitgliedschaft und kein Beginndatum rückgemeldet.

Fazit

Ab Januar 2021 müssen gesetzlich krankenversicherte Neubeschäftigte keine Mitgliedsbescheinigung ihrer Krankenkasse mehr vorlegen. Die Anmeldung erfolgt schlicht auf Grundlage ihrer Angaben.

Wird kein Bestehen der Mitgliedschaft zurückgemeldet, muss die Anmeldung storniert werden, außer es handelt sich um eine Familienversicherung (dann nennt die Bestätigung ein zutreffendes Datum) oder um eine private Krankenversicherung. Liegt das Datum in der Krankenversicherungsbestätigung in der Zukunft, muss trotz bestätigter Mitgliedschaft eine Stornierung der Meldung erfolgen, da die Mitgliedschaft noch nicht gilt.

Drei wichtige Hinweise:

  • Selbst wenn es keine neuen Papierbescheinigungen mehr geben wird, müssen die bereits vorliegenden Dokumente weiterhin aufbewahrt werden. Für bestehende Mitarbeiter wird keine elektronische Mitgliedsbestätigung übermittelt.
  • Die übermittelten elektronische Mitgliedsbestätigungen müssen natürlich ebenfalls als Teil der Entgeltunterlagen archiviert werden.
  • Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen erfolgt keine elektronische Bestätigung.

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Versicherung Bescheinigung Arbeitgeber Mitarbeiter

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