euBP: die elektronische Betriebsprüfung kommt
Ab Jahresbeginn 2023: Die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ wird Standard
Ab dem Jahreswechsel 2022/2023 sichten die DRV-Prüfer zunehmend Daten, anstatt Papierunterlagen zu sortieren: Die bislang freiwillige „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ wird für alle Unternehmen mit Beschäftigten Pflicht. Wer keine Ausnahmegenehmigung hat, muss die Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung digital an den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung übermitteln.
Die Deutsche Rentenversicherung überprüft bei Arbeitgebern regelmäßig, ob die Sozialversicherungsbeiträge vollständig und korrekt abgeführt und alle erforderlichen Meldungen erstattet wurden. Kontrolliert wird auch das Abführen der Arbeitgeberumlagen, die Bezahlung der Künstlersozialabgabe und der Insolvenzschutz von Wertguthaben, in denen Entgeltansprüche angespart werden. Der vorgesehene Prüfturnus beträgt vier Jahre, da nach dieser Frist der Anspruch der Sozialversicherungsträger auf die Beitragszahlung verjähren kann.
Diese DRV-Prüfungen konnten bereits seit 2012 als „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ stattfinden. Das war allerdings freiwillig, das geprüfte Unternehmen musste einwilligen. Zum Jahresbeginn 2023 wird die „euBP“ nun Standard und für die Unternehmen zur Pflicht.
Nur die Zahlen und Buchungsdaten der Finanzbuchhaltung bilden eine Ausnahme. Sie können zwar vom Unternehmen digital übermittelt werden. Das ist jedoch keine Pflicht. Unternehmen, deren Finanzbuchhaltungsprogramm die Daten nicht gemäß den Vorgaben der Sozialversicherungsträger zum „Datensatz Kontenbuchungen“ bereitstellt, müssen nicht allein der euBP wegen neue Software beschaffen.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Was bedeutet das?
Grundsätzlich ist die euBP kein Ersatz für die Betriebsprüfung vor Ort, sondern eine Ergänzung im Prüfverfahren. Bei der digitalen Variante werden vor dem Prüftermin die erforderlichen Daten zur Lohnabrechnung des Prüfzeitraums aus dem Abrechnungsprogramm heraus zusammengestellt und auf elektronischem Weg an den Prüfer übermittelt. Die Übermittlung wird mit einer elektronischen Annahmequittung bestätigt. ITSG-zertifizierte Abrechnungsprogramme wie LohnAs von Paychex verfügen über die erforderlichen Schnittstellen und Funktionen. Eine Zusendung von Datenträgern ist nicht möglich.
Die Übermittlungspflicht gilt für jedes Kalenderjahr des Prüfzeitraums. Auch Kalenderjahre vor und nach dem Prüfzeitraum können betroffen sein, zum Beispiel aufgrund der Märzklausel. In der Praxis geht es also oft um die Daten aus fünf oder sechs Kalenderjahren.
Die DRV-Prüfer kontrollieren die eingegangenen Datensätze mit Hilfe ihrer Analysesoftware auf Plausibilität und Vollständigkeit. Falls nötig, fordern sie begleitende Personalunterlagen an, beispielsweise Semesterbescheinigungen, Rentenbescheide oder die Erklärungen von Minijobbern zur Rentenversicherungspflicht. Auch diese Dokumente müssen seit Januar 2022 in elektronischer Form vorliegen. Mehr dazu steht im Beitrag „Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen“.
Wenn die Prüfung der digital übermittelten Abrechnungsdaten keine Hinweise auf Lücken oder Ungereimtheiten ergibt, erhält der Arbeitgeber eine elektronische Verarbeitungsbestätigung. Die Prüfung vor Ort kann dann in vielen Fällen entfallen. Der Übergang zur euBP ist damit auch aus Arbeitgebersicht in der Regel ein Fortschritt.
Befreiung von der elektronischen Betriebsprüfung
Wie schon bei der Digitalisierungspflicht der Entgeltunterlagen können Betroffene auch für die Mitwirkung am euBP-Verfahren eine Befreiung beantragen. Der Antrag sollte eine stichhaltige Begründung enthalten und ist an das für den Betrieb zuständige Prüfbüro des DRV-Betriebsprüfdienstes zu stellen.
Elektronische Datenübermittlung? Paychex-Software ist auf dem Stand
Paychex ist in Sachen digitaler Übermittlung auf dem aktuellen Stand. Die Abrechnungssoftware von Paychex verfügt über die Zertifizierung der ITSG und damit über die offizielle Zulassung durch die Sozialversicherungsträger.
So holt LohnAs, das Abrechnungsprogramm von Paychex, beispielsweise Angaben zu Vorerkrankungen von der Krankenkasse erkrankter Mitarbeiter digital ein, um festzustellen, ob die Lohnfortzahlungspflicht entfällt.
Außerdem beherrscht unser Abrechnungsprogramm die elektronische Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen an die Bundesagentur für Arbeit. Dieses sogenannte BA-BEA-Verfahren (für: Bescheinigungen Elektronisch Annehmen) wird nach jetzigem Stand ab 2023 Pflicht, auch wenn sich aktuell eine Verschiebung um ein Jahr abzeichnet. Eine Einwilligung der Arbeitnehmer in die Datenübermittlung ist danach nicht mehr notwendig.
Paychex-Kunden sind für die elektronische Betriebsprüfung bestens aufgestellt
Paychex hält alle benötigten Abrechnungs-Daten vor und sorgt für die Übermittlung an den DRV-Betriebsprüfdienst.
Unsere Kunden können die begleitenden Lohnunterlagen einfach über das Portal ihres digitalen Personalbüros hochladen, so dass auch diese Dokumente vorliegen und übermittelt werden können.
Bei Fragen zum Ablauf helfen unsere Abrechnungsfachleute mit Praxiswissen weiter. Wir unterstützen laufend Kunden bei elektronischen Betriebsprüfungen und kennen den Ablauf genau.