Erst Lohnsteueraußenprüfung, dann Lohnsteuer-Nachforderung

Wird tatsächlich ein Lohnsteuerbetrag für den geprüften Zeitraum nachgefordert, stellt sich die Frage, wer dafür aufkommen muss. Der Arbeitgeber? Oder der Arbeitnehmer? Womöglich beide?

Der Arbeitgeber haftet, der Arbeitnehmer ist Schuldner

Hier kommt ein feiner, aber entscheidender rechtlicher Unterschied zum Tragen:

• Nur der Arbeitnehmer schuldet die Lohnsteuer (das ergibt sich aus § 38 Abs. 2 Satz 1 EStG, um genau zu sein). Er muss es hinnehmen, dass ihm die Lohnsteuer vom Lohn oder Gehalt abgezogen wird.
• Umgekehrt ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Einkommensteuer vom Gehalt oder Lohn abzuziehen und einzubehalten. Er nimmt dagegen quasi die Stellung eines Treuhänders für das Finanzamt ein. Und: er haftet dafür (§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG).

Für das Finanzamt ist das eine schöne Situation – es kann sich im Zweifel an beide halten, denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind ausdrücklich Gesamtschuldner.

Erstattungsanspruch gegen den Arbeitnehmer

Trotzdem dürfen Haftung und (Steuer-) Schuldnerschaft nicht verwechselt werden. Der Arbeitgeber haftet für die einzubehaltende Steuer, aber er erfüllt dabei nur eine fremde Schuld. Deshalb bleibt der Arbeitnehmer ihm gegenüber Schuldner der Forderung, wenn diese dem Finanzamt gegenüber beglichen wurde.
Nehmen wir an, die Lohnsteueraußenprüfung hat ergeben, dass zu wenig Einkommensteuer einbehalten bzw. dem Arbeitnehmer zu viel Lohn ausgezahlt wurde. Das Finanzamt wird den fehlenden Betrag vom Arbeitgeber fordern und dazu einen Haftungsbescheid erlassen. Der Arbeitgeber bekommt dadurch einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitnehmer. Das bedeutet: Er kann sich das Geld von diesem wiederholen. Wenn der Arbeitgeber eine solche Rückforderung stellt, sollte dies allerdings in einer für den Arbeitnehmer verträglichen Form geschehen.

Nicht immer haftet der Arbeitgeber für die Lohnsteuer

Von der Regel, dass der Arbeitgeber für die Lohnsteuer haftet, gibt es ein paar Ausnahmen. Er haftet beispielsweise nicht, wenn falsche Lohnsteuerabzugsmerkmale gemeldet waren und deshalb der Abzug falsch berechnet wurde – beispielsweise mit Kinderfreibetrag, obwohl keine Kinder beim Arbeitnehmer mehr lebten. Oder wenn der Arbeitnehmer Steuerklasse II hatte, aber gar nicht alleinerziehend war. In solchen Fällen muss sich das Finanzamt direkt an den Arbeitnehmer halten.

Pflicht zur rückwirkenden Korrektur des Lohnsteuerabzug

In anderen Fällen muss der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug auch rückwirkend korrigieren, wenn das Unternehmen bemerkt, dass die Lohnsteuer falsch abgezogen wurde. Das kann beispielsweise an einer Gesetzesänderung liegen, die nicht umgesetzt wurde.

Ist eine nachträgliche Korrektur nicht möglich – vielleicht ist der Arbeitnehmer gar nicht mehr im Unternehmen – muss der Arbeitgeber den Korrekturbedarf beim Finanzamt anzeigen, wenn er nicht selbst haften will (§ 41c Abs. 4 EStG).

Drei Hinweise zur Rechtslage:

• Wenn der Arbeitgeber Lohnsteuer nachentrichtet, sie dann aber nicht vom Arbeitnehmer zurückfordert, dann stellt der Betrag zusätzlichen Arbeitslohn dar, der (zum Zeitpunkt des Verzichts) selbst lohnsteuerpflichtig wird.
• Die Grundsätze der Verjährung des Erstattungsanspruchs gegen den Arbeitnehmer ergeben sich aus einem bürgerlich-rechtlichen Rechtsverhältnis (§ 426 BGB). Sie lassen sich nicht auf die lohnsteuerlich begründete Gesamtschuldnerschaft übertragen (§ 42d EStG, BAG, 14.11.2018, 5 AZR 301/17). Das bedeutet: Im Innenverhältnis ist und bleibt allein der Arbeitnehmer Schuldner der Lohnsteuer.
• Der Erstattungsanspruch des Arbeitgebers unterliegt als zivilrechtlicher Anspruch grundsätzlich tarifvertraglichen Ausschlussfristen. So enthält beispielsweise der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (§ 14 BRTV-Bau) eine derartige Ausschlussfrist (zwei Monate).