Aufbewahrungsfristen & -möglichkeiten im Überblick

Bitte sehen Sie sich hierzu auch unseren aktuelleren Artikel an: Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung

Gesetzliche Grundlage der Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungspflichten im Arbeitsrecht

Für jeden Arbeitnehmer wird nach Einstellung eine Personalakte angelegt und gepflegt. Diese Personalakte enthält unterschiedliche Unterlagen und Änderungen aus dem Arbeitsverhältnis. Nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers stellt sich die Frage, ob man die geführte Personalakte nicht entsorgen kann. Dabei sollte man jedoch vorsichtig sein. Nicht bei allen Unterlagen ist es ratsam, diese nach dem Austritt zu vernichten.

Ein Arbeitnehmer hat auch noch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen Ansprüche aus dem ehemaligen Arbeitsverhältnis. Hier greift die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch von drei Jahren. Der Arbeitnehmer hat z. B. noch drei Jahre nach Austritt Anspruch auf ein Arbeitszeugnis oder die Auszahlung des Resturlaubs. Es ist ratsam bei eventuellen nachträglichen Rechtsstreitigkeiten die Personalakten drei Jahre aufzubewahren, auch wenn es dafür keine gesetzliche Grundlage gibt.

Eine abweichende Verjährungsfrist begründet der § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz. Bei der Überschreitung einer werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden ist die Dokumentation der überschreitenden Zeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Auch sollte das Verzeichnis der Arbeitnehmer, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben für diese Zeit behalten werden.

Aufbewahrungspflichten im Sozialversicherungsrecht

Entgeltunterlagen, die für die Beitragsberechnung der Sozialversicherungen relevant sind, müssen mindestens ein Jahr nach der letzten dazugehörigen Betriebsprüfung aufbewahrt werden.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Entgeltunterlagen gehören alle Unterlagen, die Aufschluss über

• die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers (z. B. Firmenstammdaten),
• die individuellen Abrechnungsdaten der Arbeitnehmer (z. B. Personalstammdaten),
• das Arbeitsentgelt bei flexiblen Arbeitszeitregelungen,
• das Wertguthaben nach § 7 Abs. 1a SGB IV (Arbeitszeitkonto),
• die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte (z. B. Brutto-/ Nettoabrechnungen einschließlich aller Nebenbelege),
• die ordnungsgemäßen Sozialversicherungsmeldungen durch Datenübertragung und
• die Krankenkassenzugehörigkeit (z. B. Mitgliedsbescheinigung)
• geben.

Ein besonderes Augenmerk sollte auch auf geringfügig Beschäftigte, sozialversicherungsfreie Arbeitnehmer und Studenten gerichtet werden. Für diese Arbeitnehmergruppen gelten ebenfalls die Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen, da bei Betriebsprüfungen die eventuelle Frage der Versicherungspflicht rückwirkend geprüft werden kann. Ohne Nachweise können diese im Nachhinein als versicherungspflichtig eingestuft werden.

Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht

Im Steuerrecht gibt es zwei wesentliche Aufbewahrungsfristen. Die Grundlage bildet dabei die Abgabenordung (AO). Da einige Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung wichtig sind, müssen bestimmte Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden. Unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen unter anderem:

• Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen
• Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen
• Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen
• Inventarlisten und Inventurunterlagen

Unterlagen, die zwar nicht für die Gewinnermittlung relevant sind, jedoch für den Lohnsteuerabzug unentbehrlich sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Zu der Sechsjahresfrist gehören z. B.:

• Lohnkonten
• Freistellungsbescheinigungen
• Reisekostenabrechnungen
• Fahrtenbücher
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz
• Arbeitszeitlisten

Besondere Lohnsteuerbescheinigungen (z. B. bei beschränkt Steuerpflichtigen oder Grenzpendlern) müssen nur bis zum Ende des Kalenderjahres beziehungsweise bis zum Austritt des Arbeitnehmers aufbewahrt werden.

Möglichkeiten der Aufbewahrung

Verfügbarkeit von Unterlagen

Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Sollten die Unterlagen elektronisch aufbewahrt werden, muss der Arbeitgeber auf seine Kosten alle Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um die Daten sichtbar zu machen.

Wichtig ist, dass die Unterlagen im Original gesichert und gesondert aufbewahrt werden. Die Unterlagen müssen an einem Ort aufbewahrt werden, wo sie vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind. Die Schrift darf nicht auf dem Papier verblassen (z. B. Thermobelege).

Elektronische Archivierung

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen können auch digitalisiert (z. B. durch scannen) und auf maschinell verwertbare Datenträger gespeichert werden. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass das Verfahren und der Prozess den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Ist die Aufbewahrung des Originals in Papierform durch eine Rechtsvorschrift nicht zwingend erforderlich, tritt die digitale Form (z. B. in Bildformat wie PDF oder TIFF) an stelle der Papierform und wird dadurch zum Original. Die Papierform kann danach vernichtet werden. Auch in der digitalen Form gilt die Grundregel der Verfügbarkeit.

Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen

Wird gegen die Regelungen der Aufbewahrungspflichten verstoßen, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu 50.0000 € geahndet werden (§ 111 Abs. 1 SGB IV).

Kann im Rahmen einer Betriebsprüfung, durch den Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, die Versicherungspflicht, Beitragspflicht oder Beitragshöhe nicht festgestellt werden, erfolgt die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge aus der Summe aller gezahlten Arbeitsentgelte. Diese Vereinfachung der Ermittlung ist jedoch nicht erlaubt, wenn ohne großen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder die Arbeitsentgelte nicht bestimmten Beschäftigten zugeordnet werden können. Eine Schätzung seitens des Prüfers erfolgt erst, wenn die Ermittlung der Arbeitsentgelte mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Aufgrund der gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten und der damit verbundenen hohen Bußgelder, sollten sich Arbeitgeber jedes Jahr mit den Aufbewahrungsfristen von Lohnunterlagen, Personalakten, etc. zu befassen.