Arbeitgeber wissen, dass an die Lohnabrechnung bestimmte Aufbewahrungsfristen gekoppelt sind. Bei der Frage, wie lange Gehaltsabrechnungen jedoch aufbewahrt werden müssen, kommt es des Öfteren zu Unsicherheiten, dabei ist dieses Wissen essenziell, um Bußgelder und Haftungen zu vermeiden.
Aufbewahrungspflichten erweisen sich oft als Herausforderung, denn je größer ein Unternehmen wird und je länger es am Markt tätig ist, desto mehr Stauraum braucht es für seine Papierakten. Und auch bei digital gespeicherten Geschäftsdokumenten muss es nicht nur für Speicherplatz sorgen, sondern auch die regelmäßige Datensicherung und den Schutz vor unbefugtem Zugriff sicherstellen. Wir widmen uns daher der Aufbewahrungspflicht von Lohnabrechnungen, damit Ihre Akten optimal abgesichert sind.
Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen – Pflichten und Fristen
Muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Diese Frage lässt sich zunächst mit einem pauschalen Ja beantworten. Für Arbeitgeber gibt es die sogenannte Aufbewahrungspflicht. Diese ergibt sich aus den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften: Wer nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, der muss auch Lohnabrechnungen aufbewahren. Als Rechtsgrundlage für Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen sind vor allem zwei Gesetzestexte einschlägig:
das Handelsgesetzbuch (HGB)
die Abgabenordnung (AO)
Wesentliche Abweichungen zwischen den handels- und steuerrechtlichen Regelungen gibt es grundsätzlich nicht. In der praktischen Handhabung sind jedoch in erster Linie die steuerrechtlichen Bestimmungen relevant. Für das Steuerrecht ergeben sich die Aufbewahrungspflichten in erster Linie aus einer Auflistung von Unterlagen in § 147 AO, die „geordnet“ aufzubewahren sind. Allerdings ist das keine abschließende Regelung. §140 AO erweitert sie auf Aufzeichnungspflichten, die sich „aus anderen Gesetzen“, ergeben, soweit diese für die Besteuerung relevant sind. Damit ist vor allem das Umsatzsteuergesetz gemeint.
Lohnabrechnungen und andere Dokumente aufheben
Neben den genannten Grundsätzen für die Aufbewahrungsfristen von Lohnabrechnungen gibt es eine große Zahl anderer Gesetze und Verordnungen, die auch eine saubere Aufbewahrung weiterer relevanter Dokumente verlangen. Wenn die Aufbewahrungsfristen nicht nur bei Lohnabrechnungen nicht beachtet, sondern auch andere Dokumente voreilig entsorgt werden, droht bei einer späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt die Schätzung.
Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise Quittungsbelege über den Arbeitslohn (§ 257 HGB). Werden Personalakten geführt, hängen die Aufbewahrungsfristen davon ab, was genau im Laufe der Jahre dort aufgenommen wurde. Wichtige arbeitsrechtliche Dokumente wie der Arbeitsvertrag, eine Kündigung, ein Aufhebungsvertrag oder ein Wettbewerbsverbot müssen aufbewahrt werden, und zwar aufgrund des Schriftformerfordernisses immer das Originaldokument in Papierform. Nur damit lässt sich der Beweis über die formelle Wirksamkeit führen.
Als Arbeitgeber muss man daher nicht nur Lohnabrechnungen aufbewahren, sondern auch die komplexen Zusammenhänge erkennen. Wenn du deine Lohnabrechnung selber machen willst, lohnt es sich, auf digitale Hilfsmittel wie eine zurückzugreifen. Diese macht es möglich, die wichtigen Dokumente direkt als Digitalisate abzulegen und so einen optimalen Überblick zu behalten.
Gehaltsabrechnung aufbewahren bis zur Verjährungsfrist
Ein sehr sinnvoller Grundsatz im Umgang mit vielen Dokumenten ist es, die Aufbewahrungsfrist anhand der relevanten Verjährungsfristen festzulegen. Hintergrund ist hier, dass der Arbeitnehmer beispielsweise Ansprüche einfordern kann wie Urlaubsanspruch, Überstundenvergütung, Zuschläge für Nacht-, Feiertags- und Sonntagsarbeit. Die Aufbewahrungsfristen der Lohnabrechnungen sorgen dafür, dass der Arbeitgeber sich in solchen Fällen absichern kann.Sind die Verjährungsfristen verstrichen, können die Dokumente fachgerecht vernichtet werden. Diese Fristen beginnen erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres zu laufen (§ 199 BGB). Deshalb sollten die Personalakten immer erst zu Beginn des Folgejahres geprüft und nicht mehr benötigte Dokumente dann aussortiert werden. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu den Aufbewahrungsfristen:
Aufbewahrungsfristen der Lohnabrechnung
Die Liste ist nicht abschließend, sie gibt nur einen Überblick über die wichtigsten Fristen, die Arbeitgeber im Blick behalten sollten. Die Aufbewahrung von Lohnabrechnungen und Co. verlangt in jedem Fall ein kompetentes und zuverlässiges Management. Hier lohnt es sich ebenfalls, professionelle Unterstützung hinzuzuziehen, wenn man sich fragt, wie lange und ob man gewisse Gehaltsabrechnungen aufheben muss.
Lohnabrechnungen von Lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Beschäftigungsverhältnissen: Wie lange aufheben?
Wie lange man Gehaltsabrechnungen aufbewahren muss, sollte klar sein, aber was, wenn bei einem Beschäftigungsverhältnis keine Lohnsteuer und/oder keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen? Dies ist etwa bei bestimmten Studentenjobs sowie bei kurzfristiger oder geringfügiger Beschäftigung der Fall. Hier gelten ebenfalls die regulären Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen. Gerade in diesen Fällen sollten sich außerdem später noch die Voraussetzungen für die Beitrags- bzw. Lohnsteuerfreiheit nachweisen lassen, ebenso wie die Tatsache, dass der Arbeitgeber den damit zusammenhängenden Pflichten nachgekommen ist, etwa der Meldung an die Minijobzentrale. Zusätzlich sollte auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung geachtet werden.
Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit Lohnabrechnungen?
Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Lohnabrechnung müssen Akten und Unterlagen unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen entsorgt werden. Damit darf nur ein spezialisierter Entsorgungsfachbetrieb beauftragt werden. Er muss gesicherte Prozesse von der Aktenübernahme bis hin zur endgültigen Vernichtung gewährleisten können, etwa die Bereitstellung entsprechender Behälter, den Transport in gesicherten Fahrzeugen und angemessene Sicherheitsstandards bei Entladung und Vernichtung.
Aufbewahrungsfrist der Lohnabrechnung richtig managen und Sicherheit schaffen
Lohnabrechnungen – wie lange muss man sie aufbewahren und verwalten? Mit dem richtigen Unterlagen-Management sind Sie sowohl Ihren Mitarbeitenden als auch dem Finanzamt gegenüber jederzeit auskunftsfähig und schützen sich vor Mahnungen oder Bußgeldern. Und wenn Sie sich neben den Aufbewahrungsfristen auch für andere Themen interessieren, finden Sie in unserem Blog alles zum Thema Festgehalt, und dem !
