Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung

Die Sozialversicherungsprüfung

Gemäß § 28p des vierten Buchs des Sozial­ge­setz­buches (SGB IV) sind die Träger der Rentenver­si­che­rung dazu verpflichtet, Arbeitgeber mit 20 und mehr Beschäftigten alle vier Jahre einer Sozialver­siche­­rungs­­prü­fung zu unterziehen. Von den Arbeit­gebern mit weniger als 20 Mit­ar­beitern müssen min­des­tens 40% geprüft werden.

Auf Antrag des Arbeitgebers kann die Betriebsprüfung der Rentenversicherung auch in kürzeren Abständen und / oder zur gleichen Zeit mit einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch die Fi­nanz­­behörden erfolgen. Dies kann für Arbeitgeber sinnvoll sein, die beispielsweise neue Vergütungs­modelle oder eine betriebliche Altersvorsorge einge­führt haben. Eine zeitnahe Prüfung der Richtigkeit der Beitragszahlungen verhindert, dass sich even­tu­el­le Nachforde­rungen über einen längeren Zeitraum sum­mieren. Eine zeitgleiche Prüfung durch die Ren­ten­versicherung und die Finanzbehörden verringert allerdings nicht den Aufwand der Prüfungen. Beide Prüfungen werden als inhaltlich eigenständige Ver­fahren geführt und lediglich zeitlich grob koordiniert. Auch besteht kein Rechtsanspruch auf Prüfung eines Unternehmens.

Zahlen und Ergebnisse

Allein die Rentenversicherung Bund prüfte im Jahr 2014 knapp 750.000 Arbeitgeber. Hierbei wurden in etwa 30% der Fälle Nachforderungen in einer Höhe von insgesamt 941 Mio. Euro gestellt. Im Durch­schnitt wurden somit Nachzahlungen in Höhe von etwa 4.500 Euro fällig.

Wer prüft?

Die deutsche Rentenversicherung Bund (ehemals die BfA) ist mit etwa 33 Mio. Arbeitnehmern die mit Abstand größte Institution, die Sozialversicherungs­prü­fungen durchführt. Weiterhin prüfen die Deut­schen Rentenversicherungen (ehemalige LVAs):

• Baden-Württemberg

• Bayern Süd

• Berlin-Brandenburg

• Braunschweig-Hannover

• Hessen

• Mitteldeutschland

• Nord

• Nordbayern

• Oldenburg-Bremen

• Rheinland

• Rheinland-Pfalz

• Saarland

• Schwaben

• Westfalen

• Knappschaft-Bahn-See

Wenn Ihre Arbeitgeber-Betriebsnummer der Agentur für Arbeit mit den Prüfziffern 0 bis 4 endet, ist die Rentenversicherung Bund für Sie zuständig, bei den Stellen 5 bis 9 werden Sie von einem Regionalträger geprüft. Wenn Sie die Sozialversicherungsprüfung am Sitz der Ihrer Abrechnungsstelle durchführen lassen, prüft in der Regel der für das Lohnbüro zuständige Rentenversicherungsträger.

Was wird geprüft?

Bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung wird überprüft, ob Sie im Rah­men Ihrer Entgeltabrechnung die folgende Beiträge, Umlagen und Abgaben richtig abgeführt haben und Ihren Meldepflichten nachgekommen sind:

• Beiträge zur Sozialversicherung

• Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krank­heitsfall und Mutterschaftsgeld

• Künstlersozialabgabe

• Insolvenzgeldumlage

• Unfallumlage

Insbesondere finden folgende Überprüfungen statt:

• Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse

• Überprüfung auf Scheinselbstständigkeit

• Prüfung von Wertguthabenvereinbarungen

• Auswertung des Berichtes der Lohnsteuer-Außenprüfung

Welche Konsequenzen entstehen?

Sollten diese Beiträge nicht richtig abgeführt worden sein, werden sie als Nachforderung fällig. In der Regel werden dabei Säumniszuschläge verhängt, die bei grober Fahrlässigkeit der Arbeitgeber auch höher ausfallen können. Letzteres ist oft der Fall bei:

• Nichtberücksichtigung von Beanstandungen aus der letzten Prüfung

• unterbleibender Auswertung der Lohnsteuer­prüf­berichte

• nachlässiger Ermittlung voraussichtlicher Bei­trags­­schulden

• inkonsistente, für den Arbeitgeber jeweils vorteil­hafte Auslegung / Beurteilung identischer Fälle

• Unterschreitungen des Mindestlohns

• Schwarzarbeit / illegaler Beschäftigung.

Auch wenn der Zoll für die Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohnes zugständig ist: Wird der Min­dest­­lohn unterschritten, werden die Beiträge zur Sozialversicherung unabhängig davon fällig, ob Ar­beits­entgelt an die Mitar­beiter ausbezahlt wurde. Näheres hierzu siehe in unserem Lohn-Update zum Thema „Phantomlohn“.

Erfahren Sie mehr zur Lohnabrechnung und Geschäftsführerhaftung.

Ablauf einer Sozialversicherungsprüfung

Ankündigung und Vorbereitung

Der Rentenversicherungsträger kündigt eine Sozial­ver­sicherungsprüfung dem Arbeitgeber zunächst mit deutlichem Vorlauf an und schickt einen Erhebungs­fragebogen, in dem neben allgemeinen Angaben zum Unternehmen und dessen Struktur z.B. auch abgefragt wird,

• ob freie Mitarbeiter / Honorarkräfte beschäf­tigt werden,

• ob eine Abgabepflicht zur Künstlersozial­kasse bereits festgestellt wurde,

• bei welchem Unfallversicherungsträger die Ar­beit­nehmer gemeldet sind,

• wann die letzte Lohnsteuer-Außenprüfung statt­gefunden hat.

Zudem kann der Arbeitgeber angeben, an welchem Ort (im Unternehmen oder z.B. beim Steuerberater, im Lohnbüro) die Prüfung durchgeführt werden soll. Wichtig ist, dass den Prüfern am festgelegten Ort alle nötigen Unterlagen (zu Lohnbuchhaltung, Rech­nungs­wesen und Buchungsbelege) vorgelegt wer­den können. Oftmals bedeutet das, dass vor der Prüfung Unterlagen vom Steuerberater oder vom Lohnbüro angefordert werden müssen.

Seit 2012 besteht auch die Möglichkeit die Betriebsprüfung der Rentenversicherung elek­tronisch unterstützt durchführen zu lassen. Diese hat den Vorteil, dass ein Großteil der Unterlagen vorab elektronisch übermittelt wird. Somit müssen Unter­la­gen in Papierform nur noch gezielt und auf Nach­fra­ge des Prüfers zugänglich gemacht werden. Leider unterstützen bislang nur wenige Lohnabrechnungs­programme den nötigen Datenaustausch mit der Rentenversicherung.

Nach Rücksendung und Bearbeitung des Erhe­bungsfragebogens schickt der Rentenver­siche­rungsträger eine Prüfungsankündigung, in der Da­tum / Zeit, Ort, Prüfer sowie Prüfungszeitraum und –umfang festgelegt sind. Aus wichtigen Gründen ist auf Antrag eine Verschiebung der Prüfung möglich.

Prüfung

Am Tag der Prüfung findet sich der Prüfer am ver­einbarten Ort ein. Hier müssen ihm ein Arbeitsplatz gestellt und alle benötigten Unterlagen zugänglich und auswertbar gemacht werden (Zugang zu elektronisch archivierten Daten). Sollte sich im Prüfungsverlauf abzeichnen, dass Unterlagen fehlen, wird der Prüfer diese nachfragen. Die fehlenden Unterlagen müssen dann möglichst direkt oder in angemessener Zeit nachgeliefert werden.

Es ist sinnvoll, den Prüfer nach Beginn der Prüfung anzusprechen, um zu sehen, ob Unterlagen fehlen. Bitten Sie um eine Zwischenbesprechung, wenn der Prüfer Unstimmigkeiten feststellt. Vielleicht können diese im Gespräch direkt aufgeklärt werden. Oder es lässt sich zumindest feststellen, ob zu prüfende Sachverhalte unterschiedlich beurteilt werden.

Erfahren Sie mehr zur Prüfung der deutschen Rentenversicherung.

Schlussbesprechung und Bescheide

Nach beendeter Prüfung sollten Sie sich vom Prüfer in einer Schlussbesprechung darüber informieren lassen, was die Prüfung ergeben hat. Eventuell können strittige Punkte noch im Rahmen der Schlussbesprechung aufgeklärt werden. Lassen sich Sachverhalte nicht am Tag der Prüfung klären, kann der Prüfer fehlende Informationen auch im Rahmen einer Anhörung abfragen.

Nach Abschluss des Prüfverfahrens versendet der Rentenversicherungsträger das Ergebnis der Prü­fung in Form eines Bescheides zur Sozialver­siche­rungsprüfung (Nachforderungs- / Erstat­tungs­be­scheid). Je nach Prüfumfang werden eventuell auch Bescheide über die Prüfungen zur Unfallversiche­rung und Künstlersozialkasse versendet. Gegen die Bescheide kann Widerspruch eingelegt werden.

Service-Angebote bei Paychex

Kunden von Paychex können Sozialversicherungs­prü­fungen bei der Paychex Deutschland GmbH durch­führen lassen. Der Prüfungsservice beinhaltet

• die Ermittlung und Bereitstellung aller benötigter Unterlagen

• Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für den Prüfer und die Begleitung der Prüfung

• Hilfestellung bei der Aufklärung unklarer oder strittiger Sachverhalte im Rahmen von Zwischen- und Schlussbesprechung.

Alternativ liefert Paychex seinen Kunden sämtliche prüfungsrelevanten Daten aus der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung als GdPdU-Datenträger oder Archiv-CD.

Erfahren Sie mehr zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.