Die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung
Die Sozialversicherungsprüfung
Gemäß § 28p des vierten Buchs des Sozialgesetzbuches (SGB IV) sind die Träger der Rentenversicherung dazu verpflichtet, Arbeitgeber mit 20 und mehr Beschäftigten alle vier Jahre einer Sozialversicherungsprüfung zu unterziehen. Von den Arbeitgebern mit weniger als 20 Mitarbeitern müssen mindestens 40% geprüft werden.
Auf Antrag des Arbeitgebers kann die Betriebsprüfung der Rentenversicherung auch in kürzeren Abständen und / oder zur gleichen Zeit mit einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch die Finanzbehörden erfolgen. Dies kann für Arbeitgeber sinnvoll sein, die beispielsweise neue Vergütungsmodelle oder eine betriebliche Altersvorsorge eingeführt haben. Eine zeitnahe Prüfung der Richtigkeit der Beitragszahlungen verhindert, dass sich eventuelle Nachforderungen über einen längeren Zeitraum summieren. Eine zeitgleiche Prüfung durch die Rentenversicherung und die Finanzbehörden verringert allerdings nicht den Aufwand der Prüfungen. Beide Prüfungen werden als inhaltlich eigenständige Verfahren geführt und lediglich zeitlich grob koordiniert. Auch besteht kein Rechtsanspruch auf Prüfung eines Unternehmens.
Zahlen und Ergebnisse
Allein die Rentenversicherung Bund prüfte im Jahr 2014 knapp 750.000 Arbeitgeber. Hierbei wurden in etwa 30% der Fälle Nachforderungen in einer Höhe von insgesamt 941 Mio. Euro gestellt. Im Durchschnitt wurden somit Nachzahlungen in Höhe von etwa 4.500 Euro fällig.
Wer prüft?
Die deutsche Rentenversicherung Bund (ehemals die BfA) ist mit etwa 33 Mio. Arbeitnehmern die mit Abstand größte Institution, die Sozialversicherungsprüfungen durchführt. Weiterhin prüfen die Deutschen Rentenversicherungen (ehemalige LVAs):
Baden-Württemberg
Bayern Süd
Berlin-Brandenburg
Braunschweig-Hannover
Hessen
Mitteldeutschland
Nord
Nordbayern
Oldenburg-Bremen
Rheinland
Rheinland-Pfalz
Saarland
Schwaben
Westfalen
Knappschaft-Bahn-See
Wenn Ihre Arbeitgeber-Betriebsnummer der Agentur für Arbeit mit den Prüfziffern 0 bis 4 endet, ist die Rentenversicherung Bund für Sie zuständig, bei den Stellen 5 bis 9 werden Sie von einem Regionalträger geprüft. Wenn Sie die Sozialversicherungsprüfung am Sitz der Ihrer Abrechnungsstelle durchführen lassen, prüft in der Regel der für das Lohnbüro zuständige Rentenversicherungsträger.
Was wird geprüft?
Bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung wird überprüft, ob Sie im Rahmen Ihrer Entgeltabrechnung die folgende Beiträge, Umlagen und Abgaben richtig abgeführt haben und Ihren Meldepflichten nachgekommen sind:
Beiträge zur Sozialversicherung
Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschaftsgeld
Künstlersozialabgabe
Insolvenzgeldumlage
Unfallumlage
Insbesondere finden folgende Überprüfungen statt:
Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse
Überprüfung auf Scheinselbstständigkeit
Prüfung von Wertguthabenvereinbarungen
Auswertung des Berichtes der Lohnsteuer-Außenprüfung
Welche Konsequenzen entstehen?
Sollten diese Beiträge nicht richtig abgeführt worden sein, werden sie als Nachforderung fällig. In der Regel werden dabei Säumniszuschläge verhängt, die bei grober Fahrlässigkeit der Arbeitgeber auch höher ausfallen können. Letzteres ist oft der Fall bei:
Nichtberücksichtigung von Beanstandungen aus der letzten Prüfung
unterbleibender Auswertung der Lohnsteuerprüfberichte
nachlässiger Ermittlung voraussichtlicher Beitragsschulden
inkonsistente, für den Arbeitgeber jeweils vorteilhafte Auslegung / Beurteilung identischer Fälle
Unterschreitungen des Mindestlohns
Schwarzarbeit / illegaler Beschäftigung.
Auch wenn der Zoll für die Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohnes zugständig ist: Wird der Mindestlohn unterschritten, werden die Beiträge zur Sozialversicherung unabhängig davon fällig, ob Arbeitsentgelt an die Mitarbeiter ausbezahlt wurde. Näheres hierzu siehe in unserem Lohn-Update zum Thema „Phantomlohn“.
Erfahren Sie mehr zur Lohnabrechnung und Geschäftsführerhaftung.
Ablauf einer Sozialversicherungsprüfung
Ankündigung und Vorbereitung
Der Rentenversicherungsträger kündigt eine Sozialversicherungsprüfung dem Arbeitgeber zunächst mit deutlichem Vorlauf an und schickt einen Erhebungsfragebogen, in dem neben allgemeinen Angaben zum Unternehmen und dessen Struktur z.B. auch abgefragt wird,
ob freie Mitarbeiter / Honorarkräfte beschäftigt werden,
ob eine Abgabepflicht zur Künstlersozialkasse bereits festgestellt wurde,
bei welchem Unfallversicherungsträger die Arbeitnehmer gemeldet sind,
wann die letzte Lohnsteuer-Außenprüfung stattgefunden hat.
Zudem kann der Arbeitgeber angeben, an welchem Ort (im Unternehmen oder z.B. beim Steuerberater, im Lohnbüro) die Prüfung durchgeführt werden soll. Wichtig ist, dass den Prüfern am festgelegten Ort alle nötigen Unterlagen (zu Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und Buchungsbelege) vorgelegt werden können. Oftmals bedeutet das, dass vor der Prüfung Unterlagen vom Steuerberater oder vom Lohnbüro angefordert werden müssen.
Seit 2012 besteht auch die Möglichkeit die Betriebsprüfung der Rentenversicherung elektronisch unterstützt durchführen zu lassen. Diese hat den Vorteil, dass ein Großteil der Unterlagen vorab elektronisch übermittelt wird. Somit müssen Unterlagen in Papierform nur noch gezielt und auf Nachfrage des Prüfers zugänglich gemacht werden. Leider unterstützen bislang nur wenige Lohnabrechnungsprogramme den nötigen Datenaustausch mit der Rentenversicherung.
Nach Rücksendung und Bearbeitung des Erhebungsfragebogens schickt der Rentenversicherungsträger eine Prüfungsankündigung, in der Datum / Zeit, Ort, Prüfer sowie Prüfungszeitraum und –umfang festgelegt sind. Aus wichtigen Gründen ist auf Antrag eine Verschiebung der Prüfung möglich.
Prüfung
Am Tag der Prüfung findet sich der Prüfer am vereinbarten Ort ein. Hier müssen ihm ein Arbeitsplatz gestellt und alle benötigten Unterlagen zugänglich und auswertbar gemacht werden (Zugang zu elektronisch archivierten Daten). Sollte sich im Prüfungsverlauf abzeichnen, dass Unterlagen fehlen, wird der Prüfer diese nachfragen. Die fehlenden Unterlagen müssen dann möglichst direkt oder in angemessener Zeit nachgeliefert werden.
Es ist sinnvoll, den Prüfer nach Beginn der Prüfung anzusprechen, um zu sehen, ob Unterlagen fehlen. Bitten Sie um eine Zwischenbesprechung, wenn der Prüfer Unstimmigkeiten feststellt. Vielleicht können diese im Gespräch direkt aufgeklärt werden. Oder es lässt sich zumindest feststellen, ob zu prüfende Sachverhalte unterschiedlich beurteilt werden.
Erfahren Sie mehr zur Prüfung der deutschen Rentenversicherung.
Schlussbesprechung und Bescheide
Nach beendeter Prüfung sollten Sie sich vom Prüfer in einer Schlussbesprechung darüber informieren lassen, was die Prüfung ergeben hat. Eventuell können strittige Punkte noch im Rahmen der Schlussbesprechung aufgeklärt werden. Lassen sich Sachverhalte nicht am Tag der Prüfung klären, kann der Prüfer fehlende Informationen auch im Rahmen einer Anhörung abfragen.
Nach Abschluss des Prüfverfahrens versendet der Rentenversicherungsträger das Ergebnis der Prüfung in Form eines Bescheides zur Sozialversicherungsprüfung (Nachforderungs- / Erstattungsbescheid). Je nach Prüfumfang werden eventuell auch Bescheide über die Prüfungen zur Unfallversicherung und Künstlersozialkasse versendet. Gegen die Bescheide kann Widerspruch eingelegt werden.
Service-Angebote bei Paychex
Kunden von Paychex können Sozialversicherungsprüfungen bei der Paychex Deutschland GmbH durchführen lassen. Der Prüfungsservice beinhaltet
die Ermittlung und Bereitstellung aller benötigter Unterlagen
Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für den Prüfer und die Begleitung der Prüfung
Hilfestellung bei der Aufklärung unklarer oder strittiger Sachverhalte im Rahmen von Zwischen- und Schlussbesprechung.
Alternativ liefert Paychex seinen Kunden sämtliche prüfungsrelevanten Daten aus der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung als GdPdU-Datenträger oder Archiv-CD.
Erfahren Sie mehr zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.
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