ELStAM - Abrechnungen nach Austritt von Mitarbeitern

Rückwirkend gültige ELStAM-Daten nach Austritt

Manchmal kommt es vor, dass Arbeitgeber von ELStAM eine Änderungsmitteilung bekommen, obwohl der betroffene Mitarbeiter bereits aus dem Arbeitsverhältnis ausgetreten ist. In diesem Fall muss der Arbeitgeber prüfen, ob er eine Rückrechnung anstoßen sollte oder möchte. Wie kommt es dazu?

Eine Abmeldung bei ELStAM kann frühestens zum Tag des Austritts des Mitarbeiters erstellt werden. Bei Austritten zum Monatsende kann dies dazu führen, dass die Abmeldung während der ersten fünf Arbeitstage des Folgemonats bei ELStAM eingeht. In dieser Zeit wird die Abmeldung jedoch nur geparkt und nicht verarbeitet. In den ersten Arbeitstagen läuft der Änderungsdienst von ELStAM, welcher Vorrang vor An- und Abmeldungen hat. So kann es vorkommen, dass der Änderungsdienst dem Arbeitgeber rückwirkend gültige Änderungen mitteilt und erst danach die Abmeldung verarbeitet und bestätigt.

Rückrechnung anstoßen oder nicht?

Liegen dem Arbeitgeber nun rückwirkend gültige ELStAM-Daten vor, muss er prüfen, wie er damit umgehen muss. Nach § 41c EStG ist der Arbeitgeber berechtigt, in gewissen Fällen gar verpflichtet, eine Rückrechnung der Lohnsteuer durchzuführen. Berechtigen die rückwirkend gültigen ELStAMDaten den Arbeitgeber dazu, dem Arbeitnehmer bereits erhobene Lohnsteuer zu erstatten, so kann der Arbeitgeber im Interesse seines Arbeitnehmers eine Rückrechnung anstoßen. Dies wird insbesondere sinnvoll sein,

• wenn es sich um nennenswerte Beträge handelt,

• der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darum bittet,

• der Zeitraum bis zur Erstattung durch die Einkommensteuererklärung unverhältnismäßig lang ist,

• oder der Arbeitnehmer sonst keinen Anlass, bzw. keine Verpflichtung zur Abgabe einer Einkommenssteuererklärung hätte.

Anderenfalls können die rückwirkend gültigen Änderungen aus ELStAM zeigen, dass bislang zu wenig Lohnsteuer erhoben und abgeführt wurde. Dann ist der Arbeitgeber nach § 41c Abs. 4 EStG zumindest verpflichtet, seinem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzuzeigen, dass er die zu wenig erhobene Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann. Alternativ könnte der Arbeitgeber eine Rückrechnung anstoßen, wobei zu beachten ist,

• dass der Arbeitgeber die zu wenig erhobene Lohnsteuer an das Finanzamt abführen muss und

• dafür sorgen muss, dass sein ehemaliger Arbeitnehmer ihm den entsprechenden Betrag zurückzahlt.

Sonderfall Lohnkonto schon geschlossen

Es ist dem Arbeitgeber nicht wirtschaftlich zumutbar, eine Rückrechnung durchzuführen, wenn das Lohnkonto bereits geschlossen ist.

Beispiel:Herr M. ist zum 28.02.2015 aus dem Unternehmen ausgetreten. Sein Lohnkonto für 2014 wurde Ende Januar geschlossen, die Lohnsteuerbescheinigung ist bereits erstellt. Die Abmeldung bei ELStAM konnte erst am Montag, dem 2. März vorgenommen werden. Herr M., zuvor konfessionslos, war im Dezember 2014 in die Kirche eingetreten. Der Kircheneintritt wurde jedoch bei ELStAM erst im Februar verarbeitet. ELStAM lieferte dem Arbeitgeber mit dem Änderungsdienst Anfang März das Kirchensteuerabzugsmerkmal „ev“ ab dem 01.12.14 als rückwirkend gültige ELStAM-Daten. Bei den Abrechnungen Dezember 2014 bis Februar 2015 ist zu wenig Steuer einbehalten worden. Da das Lohnkonto für 2014 bereits geschlossen ist, wäre der Arbeitgeber nach § 41c Abs. 1 EStG lediglich für die Monate Januar und Februar 2015 zur Rückrechnung verpflichtet. § 41c Abs. 4 EStG eröffnet dem Arbeitgeber jedoch im Falle des bereits erfolgten Austritts des Mitarbeiters die Möglichkeit, auf die Rückrechnung zu verzichten. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch seinem Finanzamt anzeigen, dass er zu wenig Kirchensteuer einbehalten hat.

Zahlung sonstiger Bezüge nach Austritt von Mitarbeitern

Entgelte wie z.B. Abfindungen oder Provisionen, die nach erfolgtem Austritt eines Mitarbeiters gezahlt werden, müssen in dem Monat versteuert werden, in dem die Auszahlung erfolgt (Zuflussprinzip).

An- und Abmeldungen bei ELStAM

Üblicher Weise ist der Mitarbeiter von seinem vormaligen Arbeitgeber bereits bei ELStAM abgemeldet worden. Im Monat der Zahlung muss der Mitarbeiter von seinem ehemaligen Arbeitgeber deshalb erneut angemeldet werden, undzwar entweder mit dem Datum, zu dem die Zahlung erfolgt, oder zur Vereinfachung zum ersten des jeweiligen Monats. Nach Zahlung des sonstigen Bezuges muss der Arbeitgeber wieder abgemeldet werden, und zwar entwedermit dem Datum des Tages, an dem die Zahlung erfolgt oder zum Letzten des jeweiligen Monats.

Anmeldung als Haupt- oder Nebenarbeitgeber

Vor der Anmeldung muss der ehemalige Arbeitgeber mit dem ausgetretenen Mitarbeiter klären, ob er die Anmeldung als Haupt- oder als Nebenarbeitgeber vornehmen soll. Wird die Anmeldung als Nebenarbeitgeber vorgenommen,wird die Zahlung des sonstigen Bezuges mit Lohnsteuerklasse VI abgerechnet. Meldet der ehemalige Arbeitgeber sich für die Zahlung als Hauptarbeitgeber an, kann dagegen mit der jeweiligen Steuerklasse des ehemaligen Arbeitnehmers (I bis V) abgerechnet werden.

Ist der Mitarbeiter jedoch bereits wieder tätig und ein anderer Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer als Hauptarbeitgeber bei ELStAM angemeldet, ist besondere Sorgfalt angesagt. Eine Anmeldung des ehemaligen Arbeitgebers zur Zahlung des sonstigen Bezugs als Hauptarbeitgeber würde dazu führen, dass die Anmeldungdes aktuellen Arbeitgebers von Haupt- auf Nebenarbeitgeber geändert wird. In diesem Fall würde dann das laufende Entgelt des aktuellen Arbeitgebers mit Steuerklasse VI abgerechnet werden. Nach Zahlung des Bezuges und nachfolgender Abmeldung des ehemaligen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber müsste der aktuelle Arbeitgeber den Arbeitnehmer als Nebenarbeitgeber ab- und erneut als Hauptarbeitgeber anmelden. Deshalb ist zu empfehlen, dass die Anmeldung zur Zahlung eines sonstigen Bezuges als Nebenarbeitgeber erfolgt.

Wichtiger Hinweis:

Entweder das laufende Entgelt oder der sonstige Bezug des Vorarbeitgebers müssen mit Lohnsteuerklasse VI abgerechnet werden. Der Arbeitnehmer bestimmt darüber, welche der Zahlungen mit Steuerklasse VI abgerechnetwerden. Der Arbeitgeber sollte die Entscheidung des ehemaligen Mitarbeiters vor Zahlung eines Bezuges nach Austritt abfragen und dokumentieren.

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