Gewährung von Mahlzeiten bei Fortbildungsveranstaltungen
Bei ein- oder mehrtägigen Fortbildungsveranstaltungen werden oft auch Mahlzeiten gewährt, die in den Teilnahmekosten enthalten sind. Wenn der Arbeitgeber die Teilnahmekosten für derartige Schulungen übernimmt, gehört der so entstandene geldwerte Vorteil für die Mahlzeiten zum Arbeitslohn.
Dabei sind „übliche“ Mahlzeiten mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozial-versicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu bewerten.
Bescheinigungspflicht „M“ Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfü-gung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.
Als „üblich“ gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 € nicht übersteigt. Hierbei sind auch die zur Mahlzeit einge-nommenen Getränke einzubeziehen.
Amtliche Sachbezugswerte nach SvEV für freie Verpflegung (2014) Frühstück1,63 € Mittagessen3,00 € Abendessen3,00 €
Beispiel 1 Ein Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter Dieter Dressler zu einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung an, die außerhalb des Betriebes stattfindet. Mit der Teilnahmegebühr werden auch die Kosten für ein Mittagessen beglichen.
Da der Arbeitgeber im vorstehenden Beispiel keinen Nachweis darüber hat, ob eine mehr als achtstündige Auswärtstätigkeit vorliegt, und deshalb auch keine Reisekostenerstattungen gewährt, besteuert der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert für das Mittagessen (2014: 3,00 €) pauschal mit 25 % (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG).
Der Ansatz einer mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt jedoch voraus, dass der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale geltend machen kann.
Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG) Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten TätigkeitsstättePauschale mehr als 8 Stunden bei eintägigen auswärtigen Tätigkeiten ohne Übernachtung12,00 € jeweils am An- und Abreisetag (ohne Zeitbegrenzung) bei mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten mit Übernachtung außerhalb der Wohnung12,00 € 24 Stunden (= Zwischentage) bei mehrtägigen auswärtigen Tätig-keiten mit Übernachtung24,00 €
Im Ergebnis sind also Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) während einer auswärtigen Tätigkeit Verfügung gestellt werden, nicht mit dem Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Arbeitnehmer nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtätige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt. Werden beispielsweise die bei einer Tagung oder im Rahmen einer Fortbildungsmaßnahme üblichen Mahlzeiten gewährt, sind in diesen Fällen folgende Kürzungen der Verpflegungspauschalen für auswärtige Tätigkeiten vorzunehmen:
1. für ein Frühstück 20 % von 24 € (= 4,80 €)2. für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 % von 24 € ( = 9,60 €).
Beispiel 2 Erik Erdmann nimmt an einem zweitägigen Fortbildungsseminar mit Übernachtung teil. Der Arbeitgeber erstattet die von ihm verauslagten Übernachtungskosten von 110 €, die auch das Frühstück (18 €) enthalten. Die Rechnung des Seminarveranstalters wird ebenfalls vom Arbeitgeber bezahlt. Die Teilnahmegebühr enthält für beide Seminartage ein Mittagessen, dessen Preis aber nicht gesondert ausgewiesen ist. Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber an Erik Erdmann im Rahmen der Reisekostenabrechnung eine Verpflegungspauschale
Es handelt sich um eine zweitägige Auswärtstätigkeit, wobei für den An- und für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 € beansprucht werden kann. Der Arbeitnehmer erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen auf Veranlassung des Arbeitgebers. Diese Mahlzeiten sind nicht mit den Sachbezugswerten zu erfassen, sondern die Verpflegungspauschalen sind zu kürzen. Der Arbeitgeber kann deshalb für die Verpflegung während der Auswärtstätigkeit höchstens noch folgende Beträge steuerfrei auszahlen.
Kürzung der Verpflegungspauschalen 1. Seminartag (= Anreisetag) 12,00 € Kürzung: Mittagessen – 9,60 €verbleiben für den 1. Seminartag 2,40 €2. Seminartag (= Abreisetag) 12,00 € Kürzung: Frühstück – 4,80 € Mittagessen – 9,60 €verbleiben für den 2. Seminartag 0,00 €als Verpflegungspauschale insgesamt steuerfrei auszahlbar 2,40 €
Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall auch keine Verpflegungsmehraufwendungen in seiner späteren Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen, da die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (unter Berücksichtigung der Mahlzeitengestellung) bereits in voller Höhe beansprucht worden sind.
Ansatz der Sachbezugswerte und ungekürzte Verpflegungspauschalen Nimmt der Arbeitgeber für die gewährten Mahlzeiten einen Einbehalt in Höhe der Sachbezugswerte vor, in diesem Fall für das Frühstück 1,63 € und für die beiden Mittagessen je 3,00 €, kürzt nur um diesen Betrag die Verpflegungspauschale von (2 x 12 € =) 24 € und zahlt an Erik Erdmann als Reisekostenerstattung (24 € – 7,63 € =) 16,37 € aus, sind ebenfalls höchstens 2,40 € steuerfrei. Der vom Arbeitgeber darüber hinaus ausgezahlte Betrag von (16,37 € – 2,40 € =) 13,97 € ist pauschal mit 25 % (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) oder individuell zu versteuern.
Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind aber jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Arbeitnehmer das Entgelt zahlt.
Beispiel 3 NMit Erik Erdmann wird vereinbart, dass er für die beiden Mittagessen ein Entgelt von jeweils 5 € zahlt. Kürzung der Verpflegungspauschalen 1. Seminartag (= Anreisetag) 12,00 € Kürzung: Mittagessen – 4,60 € (9,60 € – 5,00 €)verbleiben für den 1. Seminartag 7,40 €2. Seminartag (= Abreisetag) 12,00 € Kürzung: Frühstück – 4,80 € Mittagessen – 4,60 € (9,60 € – 5,00 €)verbleiben für den 2. Seminartag 2,60 €als Verpflegungspauschale insgesamt steuerfrei auszahlbar 10,00 €
Eine Verrechnung von Überzahlungen des Arbeit-nehmers mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht möglich
Beispiel 4 NMit Erik Erdmann wird vereinbart, dass er für die beiden Mittagessen ein Entgelt von jeweils 5 € zahlt. Kürzung der Verpflegungspauschalen 1. Seminartag (= Anreisetag) 12,00 € Kürzung: Mittagessen – 4,60 € (9,60 € – 5,00 €)verbleiben für den 1. Seminartag 7,40 €2. Seminartag (= Abreisetag) 12,00 € Kürzung: Frühstück – 4,80 € Mittagessen – 4,60 € (9,60 € – 5,00 €)verbleiben für den 2. Seminartag 2,60 €als Verpflegungspauschale insgesamt steuerfrei auszahlbar 10,00 €
Wichtig Erhält ein Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Mahlzeit, deren Preis (einschließlich Umsatzsteuer) 60 € übersteigt, ist von einem Belohnungsessen auszugehen. Belohnungsessen sind stets und unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen.
Ist die Mahlzeit während einer auswärtigen Tätigkeit als Belohnungsessen anzusehen, kann der Arbeitnehmer eine ungekürzte Verpflegungspauschale beanspruchen.
Hinweis Steuerfreie Zuschüsse, dazu gehören auch die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwen-dungen, sind nach § 4 Abs. 2 LStDV aufzuzeichnen.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für die Teilnahme an einem Arbeitsessen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes weiterhin die 40-€-Grenze gilt (R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR) und es sich bei Überschreiten dieser Grenze ebenfalls um ein Belohnungsessen handelt.
Weitere Abrechnungsbeispiele, insbesondere auch zur Gewährung von Mahlzeiten bei dreitägigen Fortbildungsveranstaltungen, bei denen die Verpflegungspauschale für den Zwischentag mit 24 € anzu-setzen ist, finden Sie im BMF-Schreiben vom 30.9.2013 (BStBl. I S. 1279).
Erfahren Sie mehr zu lohnsteuerlichen Behandlung von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen.
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