Die betriebliche Weihnachtsfeier

Ob die Weihnachtsfeier vom Arbeitgeber, vom Betriebsrat oder vom Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Wichtig ist, dass sie grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offen steht (R 19.5 Abs. 2 LStR 2011).Die Weihnachtsfeier kann aber auch als gemeinsame Veranstaltung für einzelne Abteilungen, die eng zusammenarbeiten, durchgeführt werden, wenn alle Mitarbeiter der einbezogenen Abteilungen daran teilnehmen können und keine bestimmte Arbeitnehmergruppe bevorzugt wird. Für den einzelnen Mitarbeiter besteht jedoch keine Pflicht, an der Weihnachtsfeier teilzunehmen.

Beispiel Bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier wird für die Kinder der Mitarbeiter ein Märchenspiel aufgeführt. Da eine solche Veranstaltung besonders den Mitarbeiterkreis mit Kindern anspricht, nehmen nicht alle Mitarbeiter an dieser Weihnachtsfeier teil. Dennoch handelt es sich um eine betriebliche Veranstaltung, da keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen unter betrieblichen Aspekten erfolgt.Eine Weihnachtsfeier, zu dem nur die Abteilungsleiter eines Unternehmens eingeladen werden, ist dagegen keine Betriebsveranstaltung, da hier eine bestimmte Arbeitnehmergruppe bevorzugt wird.

Finden im Kalenderjahr mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen im Sinne des R 19.5 Abs. 2 Satz 4 Nr. 1 LStR 2011 statt, sind die Zuwendungen ab der dritten Veranstaltung steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis für die Praxis Der Hauptabteilungsleiter, der Personalchef oder ein Betriebsratsmitglied können an mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen teilnehmen. Das ist zulässig, da dieser mehrmalige Besuch von Betriebsveranstaltungen zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist (R 19.5 Abs. 3 LStR 2011).

Bei mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen kann aber der Arbeitgeber jeweils die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltung durchgeführt worden sind.

Für die weiteren Betriebsveranstaltungen kann ohne besonderen Antrag eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25% vorgenommen werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die pauschal besteuerten Zuwendungen bleiben in der Sozialversicherung beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Beispiel In einem Unternehmen haben im Laufe des Kalenderjahres folgende Veranstaltungen stattgefunden: ein Tagesausflug (Aufwendungen je Teilnehmer 70,00 €), ein Tanzabend (Aufwendungen je Teilnehmer 46,00 €) und eine Weihnachtsfeier (Aufwendungen je Teilnehmer 60,00 €).Nur zwei dieser gleichartigen Veranstaltungen können steuerlich als übliche Betriebsveranstaltung anerkannt werden. Weitere gleichartige Veranstaltungen sind immer als Arbeitslohn zu versteuern. Der Arbeitgeber kann wählen, welche beiden Veranstaltungen als übliche Betriebsveranstaltungen gelten sollen.Deshalb wird er nicht die Weihnachtsfeier, sondern die Veranstaltung mit den geringsten Aufwendungen, in diesem Fall den Tanzabend für die Belegschaft, pauschal versteuern.

Auf die Dauer der einzelnen Betriebsveranstaltung kommt es nicht mehr an. Seit 2002 werden neben eintägigen auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen steuerlich anerkannt.

Damit die Weihnachtsfeier als übliche Betriebsveranstaltung nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt, dürfen die vom Arbeitgeber erbrachten Zuwendungen die Höchstgrenze von 110 € je teilnehmenden Arbeitnehmer nicht überschreiten (R 19.5 Abs. 4 LStR 2011).

Praxistipp Denken Sie an eine Teilnehmerliste. Sie dient auch als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden.

Bei der Ermittlung und Überprüfung der Höchstgrenze sind alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Einzubeziehen sind die Kosten für Speisen, Getränke, Tabak- und Süßwaren mit ihrem am Abgabeort üblichen Endpreis. Werte der Sachbezugsverordnung dürfen hierfür nicht angewendet werden.

Weiterhin zählen Eintrittsgelder für Museen und Sehenswürdigkeiten, aber auch Fahrtkosten für Bus oder Zug, Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Weihnachtsfeier wie Saalmiete, Kosten für die Diskothek sowie bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen Kosten für die Übernachtung dazu. Die 110-€-Grenze darf also auch dann nicht überschritten werden, wenn es sich um eine mehrtägige Veranstaltung handelt.

Hinweis für die Praxis Nehmen an der Weihnachtsfeier Mitarbeiter teil, die an einem anderen Ort als dem des Betriebes tätig sind, beispielsweise Außendienstmitarbeiter, so können die Aufwendungen für die Fahrt zur Teilnahme an der Weihnachtsfeier als Reisekosten behandelt werden (R 19.5 Abs. 5 Nr. 3 LStR 2011).

Ist eine zweckentsprechende Verwendung sichergestellt, kann der Arbeitgeber für den Kauf von Speisen und Getränken, Tabak- und Süßwaren, Übernachtungs- und Fahrtkosten sowie für Eintrittskarten auch Barzuwendungen gewähren.

Beispiel Statt der üblichen Weihnachtsfeier werden die Mitarbeiter und ihre Angehörigen zu einer gemeinsamen Busfahrt eingeladen. Dabei wird auch eine gläserne Bonbonfabrik besichtigt. Im Werksverkauf der Fabrik können mit ca. 30% Preisvorteil Süßigkeiten gekauft werden. Dazu erhält jeder Mitarbeiter einen Gutschein über 15 €. Die eingelösten Gutscheine werden von der Bonbonfabrik direkt beim Arbeitgeber abgerechnet. Sie sind bei der Berechnung der Aufwendungen für die Weihnachtsfeier zu berücksichtigen. Der 30%ige Preisvorteil stellt keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil dar. Es handelt sich um den am Abgabeort üblichen Endpreis.

Übliche Zuwendungen im Rahmen der 110-€- Grenze sind auch Geschenke ohne bleibenden Wert wie z.B. Weihnachtspäckchen bei einer Betriebsweihnachtsfeier oder nachträglich überreichte Geschenke an Mitarbeiter, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen konnten. 

Diese Sachzuwendungen dürfen als Aufmerksamkeit den Wert von 40 € nicht übersteigen. Eine Zuwendung in Geldform ist allerdings nicht möglich. Maßgebend ist der Betrag der Aufwendungen, der auf den einzelnen Mitarbeiter entfällt.

Beachte Freie Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen (auch aus demselben Konzern) gelten als Geschäftspartner und nicht als Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.Bewirtungskosten für Geschäftspartner und Kunden sind jedoch nur zu 70% steuerlich abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). In den Teilnahmelisten sollten Sie also diesen Personenkreis gesondert dokumentieren und später separat abrechnen.

Nehmen an der betrieblichen Weihnachtsfeier auch Angehörige der Mitarbeiter teil – das können Ehepartner oder Kinder sein, aber auch Mutter, Schwester oder Freund – so sind die anteiligen Aufwendungen dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Wird hierdurch die Höchstgrenze von 110 € je Arbeitnehmer überschritten, sind für den jeweiligen Mitarbeiter diese gesamten Aufwendungen steuerpflichtig.

Beispiel An einer betrieblichen Weihnachtsfeier nahmen insgesamt 30 Personen teil, davon 14 Mitarbeiter ohne Begleitung und acht weitere Mitarbeiter in Begleitung eines Angehörigen. Als angefallene Kosten wurden abgerechnet:Speisen und Getränke 580 €Saalmiete 160 €Honorar für einen Weihnachtsmann 50 €Kosten für die Diskothek 300 €Fahrtkosten für einen Bus 200 €Trinkgelder 30 €22 Weihnachtspäckchen ( je 30 €) 660 €Gesamtsumme der Aufwendungen 1.980 €Auf jeden der 30 Teilnehmer entfallen damit 66 €.Für die 14 Mitarbeiter, die ohne Begleitung an der Weihnachtsfeier teilgenommen haben, wird die für übliche Betriebsveranstaltungen zulässige Höchstgrenze von 110 € nicht überschritten. Die Zuwendungen für diese 14 Mitarbeiter gehören nicht zum Arbeitslohn.Für die acht weiteren Mitarbeiter in Begleitung eines Angehörigen haben die Zuwendungen insgesamt 132 € je Arbeitnehmer betragen und sind somit in voller Höhe wie steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Der Arbeitgeber kann aber für diese Zuwendung von insgesamt (8 x 132 € =) 1.056 € eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25% (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Pauschalkirchensteuer) vornehmen.Diese pauschal besteuerte Zuwendung bleibt dann sozialversicherungsfrei.

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