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Lohnabrechnung und Datenschutz: Infos und Tipps
Seit Mai 2018 gilt die DSGVO. In der Lohnabrechnung entstehen dadurch neue Risiken – strenge Vorgaben und Bußgelder machen Datenschutz unverzichtbar. Jetzt informieren!
Diese Ausgabe der Lohn-Updates gibt einen Überblick über die Behandlung von Kurzarbeitergeld (Kug) in der Lohnabrechnung.
Der Bezug von Kurzarbeitergeld führt in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einer Reihe von Anwendungsfragen. Bei Kurzarbeit bleibt das Beschäftigungsverhältnis einschließlich der Mitgliedschaft in den gesetzlichen Sozialversicherungen bestehen. Grundsätzlich gelten deshalb auch die Sozialversicherungspflicht sowie weitere Pflichten des Arbeitgebers weiter. Allerdings gibt es eine Reihe von Besonderheiten.
Wenn ein Betrieb Kurzarbeit einführt, erhalten die Arbeitnehmer weniger Arbeitsentgelt. Statt des Bruttoarbeitsentgelts, das sie ohne Arbeitsausfall bekommen hätten (Soll-Entgelt), erhalten sie nur das Bruttoarbeitsentgelt, das der verkürzten Arbeitszeit entspricht (Ist-Entgelt). Für die Differenz zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt bezahlt der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld (Kug) aus, das ihm dann von der Arbeitsagentur erstattet wird. Bei vollständigem Arbeitsausfall (Kurzarbeit Null) wird nur noch Kug ausbezahlt.
Kug beträgt grundsätzlich 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, d. h. des Differenzbetrags zwischen dem pauschalierten Netto-Ist-Entgelt und dem pauschalierten Netto-Soll-Entgelt. Für Arbeitnehmer mit Kinderfreibetrag beträgt das Kurzarbeitergeld 67 Prozent. Das Soll-Entgelt wird ohne Überstunden ermittelt (§ 106 SGB III) und auf die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung gedeckelt.
Ab dem ab vierten Bezugsmonat erhöht sich das Kurzarbeitergeld auf 70 bzw. 77 Prozent, ab dem siebten Bezugsmonat auf 80 bzw. 87 Prozent der Nettoentgeltdifferenz. Allerdings ist diese Erhöhung an Voraussetzungen gebunden (§ 421c SGB III):
• Die Erhöhung gilt nur befristet bis 31. Dezember 2021.
• Der Kug-Anspruch darf nicht nach dem 31. März 2021 entstehen.
• Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Entgelt muss im betreffenden Monat mindestens 50 Prozent betragen.
Hinweis: Die war 2017 Thema eines Lohn-Updates. Auch wenn damals die aktuellen Corona-Sonderregelungen zum Kug wie die Erhöhung nach vier bzw. sieben Monaten noch nicht galten, treffen die Erklärungen zur Berechnung grundsätzlich weiter zu.
Kug ist steuerfrei (§ 3 Nr. 2a EStG). Lohnsteuer fällt damit nur auf das Ist-Entgelt an.
Relativ unkompliziert ist die Situation in Bezug auf das Ist-Entgelt, das der Mitarbeiter für die verbliebene Arbeitszeit erhält: darauf fallen die Sozialversicherungsbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung wie zur Arbeitslosenversicherung und zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung an, und zwar Arbeitgeber- wie Arbeitnehmerbeiträge.
Auch für die Umlagen U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall), U2 (Mutterschaftsgeld) und U3 (Insolvenzgeldumlage) sowie die gesetzliche Unfallversicherung wird das Ist-Entgelt ohne Besonderheiten berücksichtigt.
Der Abzug der Sozialversicherungsbeiträge auf das Kurzarbeitergeld weist dagegen einige Besonderheiten auf. Bei Kug-Bezug müssen Beiträge zu einigen, aber nicht allen Zweigen der Sozialversicherung abgeführt werden. Die Bemessungsgrundlage ist ein fiktives, anhand von Ist- und Soll-Entgelt ermitteltes Entgelt. Wie beim Kurzarbeitergeld selbst ist es Sache des Arbeitgebers, die aufgrund der Kug-Zahlung anfallenden Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu ermitteln und fristgerecht an die Einzugsstellen abzuführen.
• Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge: Bis einschließlich Februar 2020 mussten Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge, die aufgrund des Kurzarbeitergelds anfallen, allein tragen. Vor dem Hintergrund der Corona-Krise wurde dies vorübergehend geändert (§ 2 KugV): Seit 01. März 2020 und noch bis zum 30. Juni 2021 bekommen Arbeitgeber diese Sozialversicherungsbeiträge gemeinsam mit dem Kug von der Arbeitsagentur voll erstattet. Für die Zeit vom 01.Juli 2021 bis zum 13. Dezember 2021 beträgt die Erstattung 50 Prozent, wenn die Kurzarbeit bis zum 30. Juni 2021 eingeführt worden ist. Darüber hinaus ist eine 50-prozentige Erstattung bis 31. Juli 2023 möglich, wenn die Kurzarbeit für berufliche Weiterbildung genutzt wird (§ 106a SGB III). Die Erstattung erfolgt pauschaliert und wird als Teil des Antrags auf Kug-Erstattung bei der Arbeitsagentur beantragt.
• Keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung: da Kurzarbeitergeld eine Versicherungsleistung der Arbeitslosenversicherung darstellt, fallen darauf keine Beiträge zu diesem Zweig der Sozialversicherung an.
• Keine Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie zu den Umlagen: Fiktives Entgelt wie Kurzarbeitergeld wird weder für die Umlagen U1, U2 und U3 berücksichtigt, noch muss es als Teil der Jahresmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung gemeldet werden.
• Beiträge zur Rentenversicherung auf 80 Prozent der Bruttoentgeltdifferenz: Beim Bezug von Kurzarbeitergeld fallen – neben den Beiträgen auf das Ist-Entgelt – weitere Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung an. Bemessungsgrundlage ist nicht das Kurzarbeitergeld selbst, sondern ein Fiktiv-Entgelt, das 80 Prozent des Differenzbetrags aus Soll-Entgelt und Ist-Entgelt entspricht. Dabei wird das Soll-Entgelt auf die Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung reduziert, falls es höher liegt.
• Beiträge zur Pflege- und Krankenversicherung, ebenfalls auf 80 Prozent der Bruttoentgeltdifferenz: Außerdem fallen bei Bezug von Kurzarbeitergeld – zusätzlich zu den Beiträgen auf das Ist-Entgelt – auch Beiträge zur gesetzlichen Pflege- und Krankenversicherung an. Bemessungsgrundlage bilden auch in diesem Fall das Fiktiv-Entgelt, d. h. 80 Prozent der Bruttoentgeltdifferenz bzw. der Differenz von Soll-Entgelt und Ist-Entgelt. Übersteigt die Summe aus Ist-Entgelt und Fiktivlohns die geltende Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung, dann werden die Beiträge zunächst vom Ist-Entgelt berechnet. Vom Fiktivlohn wird nur der Betrag berücksichtigt, der verbleibt, wenn man das Ist-Entgelt von der Beitragsbemessungsgrenze abzieht.
• Die Sozialversicherungspflicht bleibt bestehen: Anders als der Bezug von Krankengeld, Elterngeld oder Mutterschaftsgeld führt Kug-Bezug nicht zu Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Das gilt auch bei vollständigem Arbeitsausfall (Kurzarbeit Null).
• Es gelten Monatswerte: Bei der Kug-Berechnung werden keine Teillohnzeiträume gebildet. Vielmehr muss immer von einem Monatswert ausgegangen werden, da die Kug-Tabellen der Arbeitsagentur nur Monatswerte abbilden. Fehlzeiten, etwa bei Eintritt oder Ausscheiden während des Monats, werden fiktiv in Monatswerte umgerechnet.
• Meldepflichtiges Sozialversicherungsentgelt in der Rentenversicherung: Für die Rentenversicherung muss als Arbeitsentgelt in diesem Abrechnungszeitraum die Summe aus Ist-Entgelt und Fiktiv-Lohn (Ist-Entgelt plus 80 Prozent der Bruttolohndifferenz) gemeldet werden.
Margot Mustermann arbeitet in einem Betrieb in den alten Bundesländern und erhält ein Brutto-Einkommen von 7.200 Euro monatlich, sie ist gesetzlich krankenversichert. Sie hat ein Kind und Steuerklasse 2. Am 01. März 2021 wird in ihrem Betrieb Kurzarbeit im Umfang von 50 Prozent der Arbeitszeit eingeführt.
Soll-Entgelt
7.100 Euro
Das Einkommen von 7.200 Euro wird nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze berücksichtigt. Diese liegt 2021 im Westen bei 7.100 Euro.
Ist-Entgelt für März
3.550 Euro
Der Arbeitsausfall beträgt 50 Prozent. Auf das Ist-Entgelt fallen sämtliche Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung an.
Kug-Anspruch für März
1.048,42 Euro
