Lohn- und Gehaltsabrechnung – Änderungen im 2. Halbjahr 2010

Oktober 2010 - Im der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören gesetzliche Neuregelungen zum Jahreswechsel ohnehin schon zu den jährlichen "Highlights". Seit Juni 2010 gibt es für den Entgeltabrechnungsbereich aber auch einige zusätzliche Neuregelungen und Änderungen, die bereits im laufenden Kalenderjahr zu beachten sind. Der vorliegende Newsletter gibt einen Überblick.

Statusfeststellung von Erwerbstätigen

Am 1. Juni 2010 traten für das Statusfeststellungs-verfahren einige Änderungen hinsichtlich der Aufgaben und der Zuständigkeit der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund in Kraft (SV-Rundschreiben vom 13. April 2010)

Obligatorisches Statusfeststellungsverfahren

Das obligatorische Statusfeststellungsverfahren wird durchgeführt, sobald bei der Einzugsstelle die Beschäftigungsaufnahme für den Ehegatten oder Lebenspartner eines Arbeitgebers, für einen Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH oder für mitarbeitende Kinder des Arbeitgebers angemeldet wird.

Neu ist seit 1. Juni 2010, dass das obligatorische Statusfeststellungsverfahren ausschließlich von der Clearingstelle durchgeführt wird. In der Vergangenheit hatten unter bestimmten Voraussetzungen teilweise auch die Einzugsstellen das Statusfeststellungsverfahren für mitarbeitende Ehegatten oder Lebenspartner durchgeführt.

Optionales Statusfeststellungsverfahren

Beim optionalen Statusfeststellungsverfahren können Auftraggeber und ihre Auftragnehmer einzeln oder gemeinsam klären lassen, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder eine selbstständige Tätigkeit ausgeübt wird (§ 7a Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Neu ist seit 1. Juni 2010, dass in diesem Rahmen nunmehr gleichzeitig geprüft und entschieden wird, ob es sich um eine versicherungspflichtige oder versicherungsfreie Beschäftigung in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung handelt. 

Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt, tritt die Versicherungspflicht für ein festgestelltes versicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung ein, wenn für die Zwischenzeit eine der gesetzlichen Versicherung entsprechende Absicherung für Krankheitsfälle und zur Altersvorsorge vorgenommen worden war. 

Bei verspätet eingeleiteten Statusfeststellungsverfahren tritt Versicherungspflicht stets rückwirkend mit dem Eintritt in das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis ein. 
Die Clearingstelle trifft auch Entscheidungen für Statusfeststellungsverfahren, die erst nach Beendigung eines Auftragsverhältnisses beantragt werden.

Hinweis:
Ein unterbliebener Abzug des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung kann lediglich für die letzten drei Monate nachgeholt werden (§ 28g Satz 3 SGB IV). Außerdem können auf die nachzuzahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge Säumniszuschläge erhoben werden (§ 24 Abs. 1 SGB IV).

ELENA-Verfahren

Seit 1. Juli 2010 sind nunmehr auch die Kündigungs- und Entlassungsdaten mit dem Datenbaustein DBKE im Rahmen des ELENA-Verfahrens an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln (§ 9 Abs. 2 ELENA-Verfahrensverordnung; siehe auch Paychex-Newsletter 07/2010 und 08/2010).

Hinzuverdienstgrenzen bei Rentenbezug

In der Rentenwertbestimmungsverordnung 2010 vom 22. Juni 2010 (BGBl. I S. 816) wurden die aktuellen Rentenwerte veröffentlicht. Da zum 1. Juli 2010 die Rentenwerte gegenüber dem Vorjahr nicht verändert worden sind, gelten auch die für das 1. Halbjahr 2010 veröffentlichten Hinzuverdienstgrenzen bei Rentenbezug im 2. Halbjahr 2010 in gleicher Höhe weiter.

Beginn der Versicherungspflicht bei mehrfach geringfügig entlohnten Beschäftigten

Zur Feststellung von Versicherungspflicht und Versicherungsfreiheit sind nach § 8 Abs. 2 Satz 1 SGB IV

  • mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen sowie
  • geringfügig entlohnte Beschäftigungen mit Ausnahme einer geringfügig entlohnten Beschäftigung und nicht geringfügige versicherungspflichtige Beschäftigungen

zusammenzurechnen.

Aus dem Dritten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 5. August 2010 (BGBl. I S. 1127) haben sich folgende Neuregelungen ergeben:

Wird beim Zusammenrechnen festgestellt, dass die Voraussetzungen einer geringfügig entlohnten Beschäftigung nicht mehr erfüllt sind, tritt Versicherungspflicht erst mit dem Tag ein, an dem die Entscheidung über die Versicherungspflicht bekannt gegeben wird.

Durch diese Änderung wird klargestellt, dass es sich um eine Feststellung im rechtlichen Sinne handelt. Zuständig für die Entscheidung und deren Bekanntgabe ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See erlässt seit August 2010Feststellungsbescheide, in denen sie Arbeitgebern den Tag des Beginns der versicherungspflichtigen Beschäftigung bei der zuständigen Krankenkasse mitteilt und sie auffordert, die Abmeldung der versicherungsfreien geringfügigen Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale mit dem Vortag vorzunehmen.

Hinweis:
Hat der Arbeitgeber jedoch vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt, den Gegebenheiten für eine versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung aufzuklären, so tritt unabhängig vom Tag der Bekanntgabe eine rückwirkende Versicherungspflicht ein.

Elektronischer Erstattungsantrag für Aufwendungen des Arbeitgebers

Arbeitgeber können seit Jahresbeginn die erforderlichen Unterlagen für das Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) durch elektronischen Datenaustausch an die zuständige Krankenkasse weiterleiten. Diese Teilnahme am elektronischen Verfahren ist bisher noch freiwillig, wird aber ab 1. Januar 2011 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die elektronische Übermittlung der Erstattungsanträge ist ab sofortauch mit der maschinellen Ausfüllhilfe sv.net (Versionsnummer 10.1) möglich. Damit können die Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) und bei Mutterschaft (U2) direkt erstellt und per Internet an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden. Der Arbeitgeber kann dabei auch wählen, ob die Erstattung mittels Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung mit dem Beitragsnachweis erfolgen soll.

Erhebung der steuerlichen Identifikationsnummer

Ab 1. November 2010 ist als Ordnungskriterium für die elektronische Datenübermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen 2010 die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmer zu verwenden. Die steuerliche Identifikationsnummer ist auch in das Lohnkonto zu übernehmen.

Die Datenübermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen 2010 unter Verwendung der eTIN ist ab diesem Zeitpunkt nur noch in jenen Ausnahmefällen zulässig, bei denen die steuerliche Identifikationsnummer nicht auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers eingetragen ist und der Arbeitnehmer sie nicht mitgeteilt hat und auch die Ermittlung der Identifikationsnummer im Rahmen der Anfragemöglichkeit durch den Arbeitgeber beim Bundeszentralamt für Steuern nicht zum Erfolg geführt hat (BMF-Schreiben vom 9. November 2009, BStBl. I S. 1313).

Zur erleichterten Übernahme der steuerlicheren Identifikationsnummer können authentifizierte Arbeitgeber in der Zeit vom 2. August 2010 bis zum 30. November 2010 über das ElsterOnline-Portal die Identifikationsnummern ihrer Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern erheben. 

Mit diesem zeitlich begrenzten maschinellen Verfahren zur Anfrage der Identifikationsnummer (MAV) wird den Arbeitgebern eine Erstversorgung mit den Identifikationsnummern der bei ihm aktuell beschäftigten Arbeitnehmer bereitgestellt (§ 41b Abs. 2 EStG i. V. m. § 22a Abs. 2 EStG). Damit können die Arbeitgeber eine für diese Umstellung aufwändige manuelle Erfassung der Identifikationsnummern in das EDV-Entgeltabrechnungssystem vermeiden.

Nähere Informationen sind unter https://www.elsteronline.de/eportal/Leistungen.tax und im ElsterOnline-Portal des Arbeitgebers unter Leistungen > Dienste > Abfrage der Identifikationsnummern von Arbeitnehmern zu finden (BMF-Mitteilung vom 5. August 2010).

Änderung DEÜV-Meldeverfahren

Für die Vergabe und Pflege von Betriebsnummern ist seit 2008 der Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit (BNS) zuständig:

Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit, 66121 Saarbrücken, Eschberger Weg 68

E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Die dem Betrieb zugeteilte Betriebsnummer ist bei allen Meldungen zur Sozialversicherung zu verwenden. Nach § 5 Abs. 5 DEÜV waren die Arbeitgeber auch schon bisher verpflichtet, Änderungen von Betriebsdaten unverzüglich dem Betriebsnummernservice zu melden. Ab 1. Dezember 2010 soll die Änderung von Betriebsdaten mit einem neuen Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) in das DEÜV-Meldeverfahren der Sozialversicherung einbezogen werden und für alle Arbeitgeber verpflichtend sein. Alle relevanten Änderungen der Betriebsdaten sind dann mit diesem Datensatz DSBD im Rahmen des vom Arbeitgeber eingesetzten systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms oder mittels systemgeprüfter Ausfüllhilfe zu melden. Die Spitzenverbände der Sozialversicherung bereiten dazu eine ab 1. Dezember 2010 geltende Fassung der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung vor.

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