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Lohn-Updates

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Lohn-Updates

Elektronisches Meldeverfahren ab 2006

Meldungen und Beitragsnachweise

Ab 1. Januar 2006 können Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise nur noch durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erstattet werden. Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt vom 23. Dezember 2002 (BGBl I S. 4621) und dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht (Verwaltungsvereinfachungsgesetz) vom 21. März 2005 (BGBl I S. 818) hat der Gesetzgeber alle Arbeitgeber dazu verpflichtet. Die Einreichung von Meldungen und Beitragsnachweisen auf Vordrucken ist vom 1. Januar 2006 an nicht mehr zulässig.

Erstattung von Meldungen und Beitrags-nachweisen ab 2006

• durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemuntersuchten Programmen oder

• mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen.

Zur Übertragung von Melde- und Beitragsnachweisdaten benötigt der Arbeitgeber eine Übertragungssoftware, die in das Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm integriert werden kann.

Für alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme ist eine Systemprüfung hinsichtlich der korrekten Ausführung des Abrechnungsverfahrens, der Erstellung der Meldungen und der technischen Sicherheit bei der Datenübertragung erforderlich. Die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung dient dem Schutz der Daten vor unberechtigten Zugriffen Dritter. Die Systemprüfung ist vor dem erstmaligen Einsatz bei der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) GmbH, Postfach 500152, 63094 Rodgau, (vom Software-Ersteller) zu beantragen.

Bei erfolgreicher Prüfung zertifiziert die ITSG GmbH das Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm und vergibt eine Identifikationsnummer. Diese sendet der Arbeitgeber jedes Mal mit, wenn er Daten an die Annahmestellen der betreffenden Krankenkassen überträgt. Den Annahmestellen bzw. den Krankenkassen liegt eine Datei aller zugelassenen Programme vor. Dadurch kann kontrolliert werden, ob die eingehenden Datenlieferungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Neben einer Datenübermittlung unmittelbar aus den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen dürfen Meldungen und Beitragsnachweise ab 2006 auch mittels so genannter Ausfüllhilfen erstattet werden. Die Ausfüllhilfen ersetzen die manuellen Vordrucke. Dabei sind die einzelnen Entgeltwerte für den Beitragsnachweis sowie die individuellen Angaben der Arbeitnehmer für die Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung in die Ausfüllhilfe einzugeben.

Das entfällt ab 2006
Formulare für Beitragsnachweise;
Beitragsnachweisübertragung außerhalb des Datenübertragungsverfahrens;
Formulare für Meldungen zur Sozialversicherung
Meldedatenträger (z.B. Diskette, Magnetband/Magnetkassette):
DEÜV-Zulassung für Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme, die nur Jahresmeldungen zur Sozialversicherung erzeugen und übertragen können.
Das ist neu ab 2006
Erweiterung des DEÜV-Verfahrens für Beitragsnachweise;
DEÜV-Zulassung nur für Programme mit vollständiger elektronischer Datenübertragung (einschließlich Beitragsnachweise);
Erweiterung des DEÜV-Verfahrens für systemgeprüfte Ausfüllhilfen.

 

Programme und Ausfüllhilfen, die bereits vor dem 1. Januar 2006 in Gebrauch waren und noch nicht systemgeprüft sind, sind unverzüglich zu einer Systemprüfung anzumelden. Andernfalls werden Meldungen, die mit solchen Programmen oder Ausfüllhilfen erzeugt werden, ab 1. Mai 2006 von den Annahmestellen zurückgewiesen.

Die Umstellung auf gesicherte elektronische Datenübertragung ist für ca. ein Drittel aller Arbeitgeber neu. Setzt der Arbeitgeber für seine Lohn- und Gehaltsabrechnung kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungssystem ein, muss er ab 2006 die Meldungen zur Sozialversicherung sowie die monatlichen Beitragsnachweise mit einer Ausfüllhilfe manuell erfassen und elektronisch übermitteln.

Die Krankenkassen haben gemeinsam mit der ITSG GmbH die Ausfüllhilfe sv.net entwickelt, die von allen Arbeitgebern kostenlos genutzt werden kann. Für die Ausfüllhilfe sv.net gibt es zwei Varianten.

sv.net/classic
Die Software ist auf einem PC unter Windows zu installieren. Alle Stammdaten und Beschäftigungsdaten der Mitarbeiter können lokal auf dem PC gespeichert werden. Die aktuelle Version von sv.net/classic kann bei der ITSG GmbH unter www.itsg.de bezogen werden.
sv.net/online
Für die reine Internetanwendung werden nur ein Internetanschluss und ein Standard-Browser benötigt. Eine Installation auf dem PC ist nicht erforderlich. Die für die Meldungen und Beitragsnachweise relevanten Daten sind direkt zu erfassen. Der Zugang zu sv.net/online erfolgt ebenfalls über www.itsg.de.

 

In beiden Fällen werden die Daten verschlüsselt an den Server der ITSG GmbH und von dort an die Annahmestellen der Gesetzlichen Krankenversicherung gesendet.

Ausfüllhilfen dienen ausschließlich der elektronischen Übertragung von manuell erfassten Meldungen und Beitragsnachweisen. Eine maschinelle Zuführung von Meldedaten und Beitragsnachweisen in diese Ausfüllhilfen ist nicht zulässig.

Auch wenn der Arbeitgeber ein systemgeprüftes Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm einsetzt, kann er entscheiden, ob und in welchem Umfang er für Beitragsnachweise, Monats- und Jahresmeldungen das systemgeprüfte Programm oder eine Ausfüllhilfe nutzen möchte.

Mit der Ausfüllhilfe müssen aber auch Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise für Zeiträume erstellt und elektronisch übermittelt werden, die das eingesetzte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm nicht oder nicht mehr berücksichtigt.

Beispielfälle, für die eine Ausfüllhilfe genutzt werden muss:


• Meldezeiträume über Rückrechnungstiefe des jeweiligen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms hinaus
• Abmeldungen ohne SV-Nummer
• nachträglich erforderliche Meldungen infolge von Betriebsprüfungen
• nachträglich erforderliche Meldungen durch Gerichtsentscheidungen

Geänderte Meldefristen ab 2006

Mit der Einführung des automatisierten Verfahrens in der Sozialversicherung werden in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung auch die Meldefristen angepasst (Artikel 17 des Verwaltungsvereinfachungsgesetz vom 21.3.2005, BGBl. I S. 818).

Sie werden in nachfolgender Übersicht zusammengefasst:

 

DEÜV-MeldungMeldefrist
Anmeldungen (§ 6 DEÜV) mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn
Abmeldungen (§ 8 DEÜV) mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsende
Jahresmeldungen (§ 10 DEÜV) für am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigte mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. April des Folgejahres
Sondermeldungen für Einmalzahlungen (§ 11 DEÜV) mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung
Meldungen von Wertguthaben in Störfällen bei Altersteilzeit oder bei einem Wechsel des in Deutschland-Ost erzielten Wertguthabens in das übrige Bundesgebiet oder umgekehrt (§ 11a DEÜV) mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung nach dem Wechsel
Änderungsmeldungen (§ 15 DEÜV) mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Änderung Bisher waren Änderungsmeldungen nur bei einer Namensänderung oder einer Änderung der Staatsangehörigkeit erforderlich. Neu ist, dass nun auch bei Änderung der Anschrift des Beschäftigten eine Meldung zu erstatten ist.

 

Stand: 15. Januar 2006

Hier finden Sie dieses Lohn-Update "Elektronisches Meldeverfahren ab 2006" zum Download als pdf-Datei.

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