Welche Angaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Die Lohnabrechnung ist Vorschrift
Der Arbeitgeber haftet nicht nur dafür, dass er dem Arbeitnehmer die ihm zustehende Lohn- oder Gehaltssumme ausbezahlt sowie die Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführt. Er muss darüber hinaus bestimmte formelle Anforderungen beim Erstellen der Lohnabrechnung erfüllen.
Damit stehen wir vor der Frage: Welche Anforderungen werden an eine Lohnabrechnung gestellt? Welche Angaben und Informationen muss sie enthalten?
Ein Blick in die Gewerbeordnung (§ 108 GewO) hilft weiter. Zunächst einmal wird dort festgelegt, dass der Unternehmer zum Erstellen einer Lohnabrechnung verpflichtet ist. Aus dieser müssen der Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts hervorgehen.
Hinweis: Laut Gesetz kann auf das Ausstellen einer Lohnabrechnung allerdings verzichtet werden, wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat, d. h. wenn die Bezüge, Sozialabgaben und abzuziehenden Steuern gleichgeblieben sind. In der Praxis wird in aller Regel aber auch in diesem Fall am Monatsende eine Lohn- bzw. Gehaltszettel erstellt. Zum einen erwarten die meisten Arbeitnehmer das von ihrem Arbeitgeber. Zum anderen gehört eine formvollendete und natürlich korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung mit allen vorgeschriebenen Angaben zu den Leistungen einer professionellen Lohnbuchhaltung, schon damit der Arbeitgeber im Fall späterer Nachforderungen einen Nachweis an der Hand hat.
Pflichtangaben auf dem Lohnzettel
Im ersten Schritt muss die Lohnabrechnung das Gesamtbruttoentgelt ausweisen. Das ist schon deshalb notwendig, weil die Lohn- oder Gehaltsabrechnung wie erwähnt die Zusammensetzung des Gehalts oder des Lohns zeigen muss. Weiter müssen Angaben zur Art und Höhe von Zuschlägen oder Zulagen sowie zu Art und Höhe der Abzüge gemacht werden. All das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 108 Abs. 2 GewO).
Hinweis: Zum Gesamtbrutto können der geldwerte Vorteil etwa von Sachlohnleistungen zählen oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen. Diese müssen dann natürlich ebenfalls auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung dargestellt werden. Falls Arbeitnehmer mit einem Teil der geleisteten Arbeitszeit ein Wertguthaben ansparen können, stellt dies zu diesem Zeitpunkt keinen Zufluss von Arbeitslohn dar (BFH, Urteil vom 22.02.2018, VI R 17/16). Die ins Wertguthaben eingebrachte Arbeitszeit sollte auf der Lohnabrechnung erscheinen, damit die Auszahlungswerte nachvollziehbar sind. Der entsprechende Betrag darf jedoch beim Steuer- und Sozialversicherungsbrutto nicht berücksichtigt werden.
Steuer- und Sozialversicherungsbrutto
Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt man zwei Bruttobeträge: das Sozialversicherungsbrutto und das Steuerbrutto.
Aus dem Steuerbruttobetrag werden die Steuern berechnet. Die errechneten Abzugswerte müssen einzeln aufgeführt werden: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls die Kirchensteuer
Aus dem Sozialversicherungsbrutto werden die Sozialversicherungsbeiträge anteilig berechnet. Hier müssen die Arbeitnehmerbeiträge aufgeführt werden: zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung (gegebenenfalls mit Beitragszuschlag für Kinderlose) und zur Arbeitslosenversicherung
Aus diesen Abzügen ergibt das Nettogehalt bzw. den Nettolohn.
Die Arbeitszeit als solche muss auf der Abrechnung nicht aufgeführt werden, auch wenn sie sich teilweise (etwa aus Überstundenzuschlägen oder bei Stundenlöhnen aus dem Lohnhöhe) daraus entnehmen lässt.
Vom Nettolohn zum Auszahlungsbetrag
Der Nettolohn oder das Nettogehalt entspricht nicht zwingend dem Betrag, der dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Je nach Einzelfall muss die Gehaltsabrechnung weitere Abzugsbeträge berücksichtigen und ausweisen:
Abschlagszahlungen (auf die bereits ein Anspruch bestand und die vorab getätigt wurden)
Vorschüsse ( auf die der Arbeitnehmer noch keinen Anspruch hatte, soweit sie in dem betreffenden Monat geleistet worden sind
Gehaltsanteile, die aufgrund einer Lohn- oder Gehaltspfändung an Gläubiger ausbezahlt werden
Tilgungsraten (falls ein Arbeitgeberdarlehen gewährt wurde)
Erst dann steht der Auszahlungsbetrag fest.
Weitere Angaben
Damit sind die Zahlen ermittelt, die die Höhe des ausgezahlten Betrags erklären und zwingend auf der Gehaltsabrechnung erscheinen müssen.
Es gibt jedoch darüber hinaus noch eine lange Liste an weiteren Pflichtangaben. Genaueres regelt die aufgrund des § 108 Abs. 3 S. 1 GewO vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassene Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Sie schreibt vor, dass die Gehaltsabrechnung unter anderem folgende Daten enthalten muss:
Name und Anschrift des Arbeitgebers
Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
Versicherungsnummer des Arbeitgebers
Datum des Beschäftigungsbeginns
Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
Kinderfreibeträge
Merkmale für den Kirchensteuerabzug
Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
Vorgeschrieben: „Textform“
§ 108 GewO sieht ausdrücklich vor, dass die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in „Textform“ erstellt werden muss. Das bedeutet allerdings nicht unbedingt „auf Papier“.
Vielmehr ist diese Vorgabe (gemäß § 126b BGB) so zu verstehen, dass es sich bei der Lohnabrechnung um eine lesbare Erklärung handeln muss, die entweder in Form einer Urkunde ausgehändigt wird (das wäre der Gehaltszettel auf Papier) oder in Form einer Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann.
Diese Anforderung sind grundsätzlich auch dann erfüllt, wenn die Gehaltsabrechnung als digitales Dokument übermittelt wird, etwa per E-Mail, und der Arbeitgeber als „Erklärender“ darin namentlich genannt wird. Allerdings kommt der Unternehmer seiner Pflicht zum „Erteilen“ der Lohnabrechnung in Textform durch das bloße Ablegen im elektronischen Postfach des Arbeitnehmers noch nicht nach. Er muss sich nämlich sicher sein, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung über das Postfach auch tatsächlich abrufen kann. Der Arbeitnehmer muss das bestätigen, indem er sich ausdrücklich oder zumindest stillschweigend damit einverstanden erklärt, seine Gehaltsabrechnung künftig über das elektronische Postfach zu erhalten. Das hat das Arbeitsgericht Oldenburg entschieden (ArbG Oldenburg, 02.011 2016 – 3 Ca 223/16).
IT-Sicherheit: Eine als unverschlüsselte E-Mail übersandte Gehaltsabrechnung würde natürlich nicht die Anforderungen an eine angemessene IT-Sicherheit erfüllen. Elektronische Lohnabrechnungen müssen geschützt vor dem Zugriff durch Unbefugte digital abgelegt werden.
Datenschutz beachten
Auch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung greift der gesetzliche Schutz personenbezogener Daten. Das Thema Datenschutz ist sogar besonders relevant, weil die Gehaltsabrechnung neben dem Namen und Informationen zu persönlichen Finanzen auch Hinweise auf die Konfessionszugehörigkeit offenlegt, eine Datenkategorie, die durch Art. 9 DSGVO besonders geschützt wird.
Daraus folgt zwar nicht, dass der Arbeitgeber eine Einwilligung des Arbeitnehmers benötigt, um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die Berechtigung dazu ergibt sich aus dem Gesetz. Es ist jedoch unerlässlich, dass der Zugriff auf die Abrechnung neben dem Arbeitnehmer selbst auf diejenigen beschränkt bleibt, für die er erforderlich ist. Das gilt ohnehin für alle Daten in der Lohnbuchhaltung. (Daran ändert auch das Lohngerechtigkeitsgesetz nichts.)
Mitbestimmungsrechte
Sind bei der Gehaltsabrechnung Änderungen geplant, sollte in Übereinstimmung mit § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 BetrVG der Betriebsrat einbezogen werden. Das gilt etwa dann, wenn die Abrechnung in Zukunft elektronisch übermittelt werden soll oder ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt.
Gehaltsabrechnung falsch – was nun?
Wenn sich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein Rechenfehler einschleicht, haben Arbeitgeber nur drei Monate Zeit für eine rückwirkende Korrektur gegenüber dem Arbeitnehmer. Noch prekärer sind die Folgen, wenn die Beiträge an das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger nicht oder nicht vollständig abgeführt werden. Dann drohen schnell hohe Geldstrafen.
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