Entgeltfortzahlung: Umlagesatz U1 ändern und sparen

Wenn Arbeitnehmer krank werden, müssen Arbeitgeber ihnen den Lohn oder das Gehalt zunächst weiterbezahlen. Die Lohnfortzahlung beziehungsweise Entgeltfortzahlung dauert bis zu sechs Wochen. Erst danach übernehmen die Krankenkassen und zahlen Krankengeld. Ausnahmen von der Lohnfortzahlungspflicht gibt es nur, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet hat, etwa durch einen Verkehrsunfall unter Alkoholeinfluss oder eine Schlägerei, die er selbst begonnen hat.

Lohnfortzahlung und Umlage U1

Die Entgeltfortzahlung kann gerade für ein kleineres Unternehmen eine erhebliche Belastung darstellen. Schließlich ist es für kleinere Arbeitgeber ohnehin schwer, den unvorhergesehenen Ausfall einer Arbeitskraft zu kompensieren. Vorübergehende Aushilfen oder zusätzliche Arbeitsstunden der Kollegen müssen ebenfalls bezahlt werden.

Aus diesem Grund gibt es für Arbeitgeber mit maximal 30 Beschäftigten ein verpflichtendes Umlageverfahren. Sie führen monatlich für jeden sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten einige Prozent vom Bruttolohn als Umlage an dessen gesetzliche Krankenkasse ab. Wird der Beschäftigte krank und erhält seinen Lohn oder das Gehalt fortgezahlt, kann der Arbeitgeber sich einen Teil davon von der Krankenkasse erstatten lassen.

Umlage U1: Viele Kassen bieten unterschiedliche Erstattungstarife an

Gesetzlich festgelegt ist nur der Maximalwert der Erstattung: 80 Prozent der Entgeltfortzahlung. Ansonsten können die Krankenkassen den Erstattungswert und den Umlagesatz selbst kalkulieren.

Es steht ihnen auch frei, mehrere Tarife anzubieten: Bei vielen Kassen können Arbeitgeber neben einem allgemeinen Erstattungssatz (zum Beispiel von 70 Prozent) wahlweise auch einen niedrigeren und/oder höheren Satz wählen (mit beispielsweise 50- und 80-prozentiger Erstattung).

Natürlich fallen dann auch die Umlagesätze höher oder niedriger aus, allerdings keineswegs immer als Ergebnis simpler Umrechnung. Es kann durchaus sein, dass man eine 80-prozentige Erstattung im Vergleich zum 50-prozentigen Erstattungsanspruch mit einem überproportional höheren Umlagesatz bezahlt.

Erstattungssatz: Wechsel bis zum 27. Januar

Arbeitgeber können den Erstattungssatz bei einer Krankenkasse immer am Anfang eines Jahres wechseln und sind dann ein Jahr an ihre Wahl gebunden. Die Frist endet, sobald die Sozialversicherungsbeiträge für den Januar fällig werden. Im Jahr 2021 fällt das Fristende deshalb auf den 27. Januar.

Ob und welche verschiedenen Sätze zur Auswahl stehen, ist wie erwähnt allein Sache der jeweiligen Kasse. Verhandlungsspielraum hat man als Arbeitgeber keinen. Außerdem kann man bei einer gesetzlichen Krankenkasse immer nur einen Tarif wählen. Wenn dort mehrere Mitarbeiter versichert sind, fällt für alle von ihnen der gleiche Satz an.

Um den Erstattungssatz zu ändern, muss man sich an die jeweilige Krankenkasse wenden. Ansprechpartner ist deren Arbeitgeberservice. Oft gibt es Informationen und Vordrucke auch auf der Website.

Umlage, Erstattungssatz und Krankheitsrisiko

Das Ermitteln der vorteilhaftesten Erstattungssätze beginnt man am besten damit, für jeden Mitarbeiter die Kassenzugehörigkeit heraussuchen. Bei privat krankenversicherten Beschäftigten ist diejenige Krankenkasse zuständig, die die Rentenversicherungsbeiträge einzieht.

Als nächstes muss man bei jeder der Krankenkassen die angebotenen Erstattungssätze herausfinden. Wichtig ist dabei, neben der Höhe auch das Verhältnis von Erstattungs- und Umlagesätzen zu beachten.

Schließlich muss man jeder Kasse das vermutliche Krankheitsrisiko der dort versicherten Mitarbeiter gegenüberstellen. Am einfachsten geht das, wenn nur ein Mitarbeiter bei einer bestimmten Kasse versichert ist. Sind mehrere Beschäftigte in derselben Krankenkasse, muss man ein Durchschnittsrisiko bilden.

Damit kann man sich entscheiden: Je höher das Risiko, dass ein bestimmter Mitarbeiter im nächsten Jahr Entgeltfortzahlung bekommt, umso eher lohnt es sich, für ihn einen hohen Erstattungstarif zu wählen. Für Beschäftigte, die zur Hoffnung auf ein ausfallfreies Jahr berechtigen, ist ein niedriger Erstattungstarif sinnvoll.

Fazit

Recherche und überschlägige Kalkulation rund um die Umlagesätze erfordern einiges an Aufwand – doch der kann sich lohnen. Das zeigt sich, wenn man ein paar Szenarios durchrechnet (zum Beispiel mit dem U1-Online-Rechner der TK). Bereits die mögliche Ersparnis durch eine niedrigere Umlage kann eine spürbare Summe ausmachen. Für einen geringeren Eigenanteil an der Lohnfortzahlung gilt das erst recht.

Bei aller Kalkulation bleibt die Wahl des Umlagesatzes wie jede Versicherung eine Wette auf die Zukunft. Eine Garantie, dass die vermeintlich optimale Wahl sich in der Realität bewährt, gibt es nicht. Schließlich kann ein bisher kerngesunder Mitarbeiter jederzeit einen Unfall mit langwierigen Folgen erleiden. Umgekehrt kann ein Mitarbeiter mit hohen Fehlzeiten sich gesundheitlich umfassend erholen. Trotz dieser Unsicherheiten gibt es keinen Grund, das Einsparpotenzial von Wahltarifen beim Umlageverfahren U1 nicht zu nutzen.