Arbeitszeitkonten bei Mindestlohn richtig (ein)führen
Wer nicht monatlich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit entlohnen möchte, sollte mit seinen Arbeitnehmern eine schriftliche Vereinbarung zur Führung von Arbeitszeitkonten aushandeln. Das hat einerseits den Vorteil, dass Arbeitgeber Ihre Arbeitnehmer effizienter einsetzen können. Andererseits erlaubt es den Arbeitnehmern ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten.
Warum Arbeitszeitkonten?
Arbeitszeitkonten helfen dem Arbeitgeber einen Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer zu behalten. Denn auf einem Arbeitszeitkonto wird die Differenz der tatsächlichen Arbeitszeit zu der vereinbarten Arbeitszeit gebucht.
Daher herrscht bei einem Arbeitszeitkonto ein monatliches Kommen und Gehen, hier werden sowohl Plus- als auch Minusstunden erfasst.
Man muss allerdings beachten, dass die Plusstunden nur im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten erbracht werden dürfen (Arbeitszeitgesetz (ArbZG)).
Voraussetzungen für die Einführung eines Arbeitzeitkontos
Für das Einführen der Arbeitszeitkonten gilt es, nur eine Voraussetzung zu erfüllen. Die Arbeitszeitkonten müssen mit den Arbeitnehmern schriftlich vereinbart werden.
Dabei kann es sich um folgende Vereinbarungen handeln:
tarifvertragliche Regelungen
Betriebsvereinbarungen
einzelvertragliche Vereinbarungen (im Arbeitsvertrag oder als Ergänzung
Die vertragliche Regelung sollte folgende Punkte enthalten:
Arbeitszeitkontenführung lt. § 2 Abs. 2 MiLoG für über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitsstunden und Einstellung von maximal 50 % der vereinbarten Arbeitszeit je Monat.
Ausgleich der mindestlohnrelevanten Überstunden innerhalb der 12-Monats-Frist
Ausgleich von eingestellten Stunden außerhalb der 12-Monats-Frist erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt (Mindestlohnabgeltung durch verstetigtes Arbeitsentgelt)
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt der Ausgleich des Arbeitszeitkontos spätestens auf die Beendigung folgenden Kalendermonats.
Arten von Arbeitszeitkonten
Gleitzeitkonto:
Es wird täglich nur die Differenz von der Ist-Arbeitszeit zur Soll-Arbeitszeit erfasst. Der Ausgleich erfolgt in der Regel am Ende des Monats. Je nach Vereinbarung können die Überstunden auch in den Folgemonat übertragen werden.
Jahresarbeitszeitkonto:
Hier wird eine größere Anzahl an Stunden angesammelt. Dabei können bei guter Auftragslage Stunden aufgebaut und bei schlechter Auftragslage wieder abgebaut werden.
Langzeitkonto:
Bei dem Arbeitszeitkonto werden die Überstunden über einen längeren Zeitraum angespart. Diese Plusstunden können dann für Langzeiturlaub, Kinderbetreuungszeiten oder einen früheren Ruhestand verwendet werden. (In der Regel wird diese Art von Arbeitszeitkonto nicht im Mindestlohnbereich eingeführt.)
Bitte beachten Sie: Längerfristig laufende Arbeitszeitkonten müssen ab einem gewissen Wert im Insolvenzfall abgesichert sein (7 d SGB IV; Flexi-II-Gesetz).
Aufzeichnung der Arbeitszeit
Nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit dokumentieren, wenn diese die in § 3 ArbZG genannten Grenzen überschreiten. Allerdings kann er diese Pflicht an den Arbeitnehmer weiterleiten. Die Erfassung der Arbeitszeit kann sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen.
Der Arbeitgeber hat folgende Angaben in den Entgeltunterlagen aufzunehmen (§ 8 BVV):
das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschl. der Änderungen (Zu-/Abgänge),
den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift,
den Abrechnungsmonat für jede Änderung und
ggf. einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz;
bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen.
Wie sind Arbeitszeitkonten auszugleichen?
Arbeitszeitkonten sind entweder durch Freizeitgewährung oder durch Auszahlung der Stunden zu vergüten. Spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen die Arbeitszeitkonten ausgeglichen werden.
Die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge fallen entweder bei der Freizeitgewährung (aufgrund von Weiterzahlung des Gehaltes) oder bei der Auszahlung der Überstunden an; nicht für die Ansammlung und Verbuchung der geleisteten Überstunden.
Eine Besonderheit in der Freistellungsphase ist bei den geringfügig Beschäftigten zu beachten.
Nach den Geringfügigkeits-Richtlinien darf eine Freistellungsphase bei geringfügig Beschäftigten nur bis zu drei Monaten dauern (ohne jeglicher Arbeitsleistung in der Freistellungsphase).
Das Mindestlohngesetz und die Arbeitszeitkonten
Laut dem Mindestlohngesetz (§ 2 MiLoG) müssen Arbeitgeber den Mindestlohn
entweder zum Zeitpunkt der vereinbarten Fälligkeit oder
spätestens am letzten Bankarbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde,
zahlen.
Mit den Arbeitszeitkonten verschiebt man den Fälligkeitstag der Auszahlung des Mindestlohns um maximal 12 Monate nach der Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Der Vorteil dabei ist, dass man die Überstunden nicht monatlich auszahlen muss, sondern diese lediglich gutgeschrieben werden.
Das Mindestlohngesetz enthält jedoch eine Grenze für die Einstellung der mindestlohnrelevanten Überstunden. Danach dürfen jeden Monat nur 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit auf ein Arbeitszeitkonto gebucht werden. Die Grenze von 50 % sowie die Fälligkeitsverlängerung richten sich nur auf den Mindestlohnanteil und gelten nur für Plusstunden. Bei Minusstunden sieht das MiLoG keine Begrenzung vor. Das bedeutet dass man nach dem MiLoG unbegrenzt Minusstunden auf das Arbeitszeitkonto buchen kann.
Beträgt der Stundenlohn mehr als 8,50 €, kann auf das Arbeitszeitkonto zusätzlich der Differenzbetrag bis zum Mindestlohn gebucht werden. Diese Stunden müssen auch nicht nach der 12-monatigen Frist ausgezahlt werden.
Daher empfiehlt es sich, zwei Arbeitszeitkonten pro Arbeitnehmer zu führen. Auf dem einen Arbeitszeitkonto werden die mindestlohnrelevanten Überstunden gebucht (12-Monats-Frist) und auf dem Anderen der Mehrbetrag zu den mindestlohnrelevanten Überstunden (keine Frist zum Ausgleich). Sollten nach der Einstellung der erlaubten Überstunden noch Restüberstunden übrig bleiben, sind diese innerhalb der Fälligkeit auszuzahlen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer bekommt ein Bruttogehalt in Höhe von 975,00 €/Monat (Stundenlohn 9,00 €/Stunde) bei einer 25-Stunden-Woche. Im Juni 2015 arbeitet der Arbeitnehmer 170 Stunden.
Die monatliche Arbeitszeit beträgt im Durchschnitt 108,33 Stunden/Monat (= 25 Stunden/Woche x 52 Wochen / 12 Monate).
Damit hat der Arbeitnehmer 61,67 Überstunden angesammelt.
Im ersten Schritt wird die Einstellung laut der Grenze nach MiLoG berechnet:
Auf das Arbeitszeitkonto I dürfen vorerst nur 54,17 Überstunden (= 108,33 Std. x 50 %) gebucht werden.
Im zweiten Schritt wird die zusätzliche Einstellung berechnet:
(975,00 €/Monat / 8,50 €/Stunde = 114,71 Stunden/Monat – 108,33 Stunden maximale Einstellung pro Monat auf Arbeitszeitkonto I =) 6,38 Stunden maximale Einstellung pro Monat auf Arbeitszeitkonto II werden zusätzlich auf das Arbeitszeitkonto II gebucht.
Das heißt auf den Arbeitszeitkonten können insgesamt 60,55 Stunden eingestellt werden, die restlichen 1,12 Stunden (= 61,67 Stunden – 60,55 Stunden) müssen ausgezahlt werden.
Das Arbeitszeitkonto I muss innerhalb der Jahresfrist ausgeglichen werden.
Auf dem Arbeitszeitkonto II werden die Überstunden (bis 6,38 Stunden im Monat) gebucht, bei denen der Mindestlohn bereits mit dem verstetigten Arbeitsentgelt abgegolten ist.
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