Lohnsteuern sparen: Handy, Tablet, Notebook oder Internet vom Arbeitgeber

Arbeitgeber zahlt Handy oder Notebook, der Mitarbeiter spart Steuern

Durch vom Arbeitgeber bezahlte „Datenverarbeitungsgeräte“ und „Telekommunikationsgeräte“, die der Arbeitnehmer privat nutzen darf, können Beschäftigte eine lohnsteuerbegünstigte Zusatzleistung zum Lohn oder Gehalt erhalten. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmern beispielsweise Smartphones, Tablets oder Notebooks samt Zubehör zur Verfügung stellen, die Internetkosten übernehmen oder Software bereitstellen, die auch im Betrieb genutzt wird.

Entscheidend für die Steuerbegünstigung ist, wer als Eigentümer des vom Arbeitgeber bezahlten Geräts oder als Inhaber des Vertrags fungiert:

• Werden Smartphone, Notebook und/oder Software den Mitarbeitern „überlassen“, bleiben aber Eigentum des Arbeitgebers, ist der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung komplett steuerfrei. Das ergibt sich aus 3 Nr. 45 EstG.
  
  
• Wird ein vom Unternehmen bezahltes IT-Gerät stattdessen „übereignet“, so dass es ins Eigentum des Arbeitnehmers übergeht, ist dieser Vorteil lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer kann jedoch pauschal mit 25 Prozent abgegolten werden. Voraussetzung für die Lohnsteuerpauschalierung: die Übereignung erfolgt „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ und stellt keine Lohn- oder Gehaltsumwandlung dar. Diese Regelung steht in 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG

Was fällt unter die steuerfreie Überlassung?

• Der Arbeitgeber kann den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzelne IT- und Telekommunikationsgeräte samt Zubehör überlassen, ohne dass Lohnsteuerpflicht entsteht. Die amtlichen Lohnsteuerhinweise nennen „Personalcomputer, Laptop, Handy, Smartphone, Smartwatch, Tablet, Autotelefon“ (LStH H 3.45) als Beispiele. Als Zubehör zählen beispielsweise Ladekabel, Laptop-Taschen oder Router und andere Netzwerk-Geräte.
• Die Formulierung im Gesetz erlaubt grundsätzlich auch andere Hardware, etwa Multifunktionsgeräte zum Drucken und Scannen. Die Lohnsteuerhinweise schließen allerdings Unterhaltungselektronik wie Smart TVs, Spielekonsolen, MP3-Player, E-Book-Reader und Digitalkameras ebenso aus wie Navigationsgeräte fürs Auto.
• Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmern außerdem Software, die er selbst im Betrieb verwendet, steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen.
• Bezahlt der Arbeitgeber die laufenden Verbindungsentgelte für die entsprechenden Geräte wie Mobilfunk- oder Internetkosten einschließlich von Roaming, ist dies ebenfalls steuerfrei. Das ergibt sich aus den amtlichen Lohnsteuer-Richtlinien (R 3.45 S. 6 LStR 2023).
• Steuerfrei sind zudem Dienstleistungen, die „im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen“ erbracht werden, beispielsweise kostenpflichtige Software-Updates oder die Installation der Geräte auf Arbeitgeber-Kosten.
• Nicht steuerfrei sind Arbeitgeberzuschüsse zum Kauf eigener Geräte oder zum privaten Telefonanschluss.

Steuerfreie Überlassung von Smartphones & Co: wichtige Aspekte

Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer des Geräts oder Inhaber des Leasingvertrags oder Software-Lizenzvertrags bleibt. Schon deshalb empfiehlt sich eine schriftliche Überlassungsvereinbarung, aus der dies eindeutig hervorgeht. Klauseln, die eine Rückgabepflicht der Geräte beim Ausscheiden aus dem Unternehmen festlegen, sorgen für Klarheit.

Dagegen ist es für die Steuerfreiheit gleichgültig, wie groß der private Nutzungsanteil ist. Steuerfrei ist die Überlassung selbst dann, wenn vom Arbeitgeber überlassene Geräte wie Smartphones ausschließlich privat genutzt werden oder wenn der vom Unternehmen bezahlte Laptop stets zuhause genutzt wird.

Die Überlassung kann statt durch den Arbeitgeber auch durch einen Dritten erfolgen, solange dies „aufgrund des Dienstverhältnisses“ geschieht. Das gilt zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber das Gerät least. Denkbar wäre außerdem, dass ein Kunde des Arbeitgebers den für ihn zuständigen Mitarbeitern im Außendienst Smartphones überlässt, die in seinem Eigentum verbleiben.

Smartphone statt Barlohn: Überlassung auf Basis von Entgeltumwandlung

„Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.“

Diese Festlegung aus den Lohnsteuer-Richtlinien (R 3.45 S. 6 LStR 2023) bedeutet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Überlassung von Smartphone oder Notebook als Gehaltsumwandlung gestalten können: Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bekommen weniger Barlohn ausgezahlt, im Gegenzug kauft der Chef ihnen das gewünschte neue Handy zum privaten Gebrauch und übernimmt die Mobilfunkosten. Das Smartphone bleibt Unternehmenseigentum, dafür sparen die Arbeitnehmer die Lohnsteuer, die auf den entsprechenden Betrag anfallen würde.

Wichtig: Eine Barlohnumwandlung verändert das arbeitsvertragliche Verhältnis und muss deshalb schriftlich und vorab vereinbart werden. Wird die vertragliche Fixierung versäumt, kann der Mitarbeiter später die Auszahlung des vermeintlich umgewandelten Betrags einfordern.

Sozialversicherungsfrei ist die Überlassung nur bei „Zusätzlichkeit“

Die Steuerfreiheit der Überlassung von Smartphones oder Notebooks führt dazu, dass die Sozialversicherungsbeiträge auf die Leistung ebenfalls entfallen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Das gilt jedoch nur, wenn die Überlassung zusätzlich zum geschuldeten Lohn oder Gehalt erfolgt, nicht bei einer Entgeltumwandlung. Das ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV in Verbindung mit § 8 Abs. 4 EstG. Mehr zur Zusätzlichkeitserfordernis steht im Beitrag „Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“.)

Bei Überlassung durch Entgeltumwandlung ist der geldwerte Vorteil der Überlassung als Sachlohn beitragspflichtig. Ausschlaggebend ist der umgewandelte Betrag, im Fall eines Leasing-Vertrags die Leasing-Rate (DRV, Summa Summarum 3/2023, S. 5-8).

Höchstrichterlich abgesegnet: das Modell „Arbeitgeber kauft Arbeitnehmer-Handy für einen Euro“

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können die beschriebene Steuerbeschreibung auch dadurch nutzen, dass das Unternehmen den Beschäftigten ihre privat erworbenen Mobiltelefone für einen sehr niedrigen Preis abkauft und ihnen anschließend wieder überlässt. Dieses Steuersparmodell wurde vom Bundesfinanzhof ausdrücklich gebilligt (BFH, 23.11.2022, VI R 50/20).

In dem vor Gericht verhandelten Fall hatte der Arbeitgeber zwischen einem und sechs Euros für die Smartphones seiner Arbeitnehmer bezahlt. Gleichzeitig schlossen beide Seiten eine Vereinbarung ab, wonach der Arbeitgeber diese Geräte den jeweiligen Arbeitnehmern überließ, Reparatur und Wartung bezahlte sowie die Kosten des Mobilfunkvertrags bis zu einer bestimmten Höhe übernahm.

Das Finanzamt weigerte sich aufgrund des niedrigen Kaufpreises, eine steuerfreie Überlassung anzuerkennen. Entscheidend war jedoch nicht der einstellige Euro-Betrag, sondern die Tatsache, dass die parallel abgeschlossenen „Mobiltelefon-Überlassungsverträge“ den Arbeitgeber dazu berechtigten, die Smartphones bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzuverlangen. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern war es verboten, die Handys Dritten zu überlassen, außerdem hafteten sie für Schäden durch unsachgemäßen Umgang mit den Telefonen. Damit waren die Geräte eindeutig ins wirtschaftliche Eigentum des Arbeitgebers übergegangen. Die nicht marktüblichen Kaufpreise, die keinem „Fremdvergleich“ standhielten, waren kein Gestaltungsmissbrauch und für die Steuerfreiheit ohne Bedeutung. Damit verwarf der BFH ausdrücklich ein Beispielszenario aus dem amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (LStH H 3.45, dort Bsp. 2).

Pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 Prozent bei Übereignung von Smartphones & Co.

Wenn „Datenverarbeitungsgeräte“ samt Zubehör aus dem Eigentum des Arbeitgebers in das des Arbeitnehmers übergehen, ist diese Übereignung im Gegensatz zur Überlassung nicht steuerfrei. Sie ist jedoch steuerbegünstigt: der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer auf den geldwerten Vorteil pauschal in Höhe von 25 Prozent entrichten. Die Steuerpauschalierung gilt für:

• die Geräte selbst,
• technisches Zubehör und Software sowie
• den Internetzugang,

unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die gesamten Kosten oder nur einen Teil davon übernimmt. Ausgeschlossen von der Lohnsteuerpauschalierung sind Telefone und andere Telekommunikationsgeräte,  die „nicht für die Internetnutzung verwendet werden können“ (LStR R 40.2).

Anmerkung zur pauschalen Lohnsteuer auf übereignete IT-Geräte:

• Wenn die Internetkosten des Arbeitnehmers nicht mehr als 50 Euro monatlich betragen, benötigt der Arbeitgeber zur Lohnsteuerpauschalierung seiner Zuschüsse keine Belege außer einer Erklärung des Mitarbeiters. Diese muss als Teil der Begleitunterlagen zum Lohnkonto digital archiviert
• Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber pauschalversteuerte Zuschüsse zu den Kosten von Notebook, Smartphone oder ihrem privaten Internetvertrag erhalten, dürfen die entsprechenden Aufwendungen nicht parallel als Werbungskosten ansetzen. Allerdings werden die Zuschüsse nicht auf die Werbungskosten angerechnet, solange sie nicht mehr als 50 Euro monatlich ausmachen.
• Hinweis: Wie immer bei der Lohnsteuerpauschalierung ist der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer Steuerschuldner. Er kann die pauschale Lohnsteuer aber auf den Arbeitnehmer „abwälzen“, so dass sie von diesem getragen wird. Selbst dann ist die Steuerbelastung für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in vielen Fällen deutlich günstiger als die individuelle Besteuerung nach persönlichen Lohnsteuermerkmalen.
• Lohnsteuerpauschalierung führt grundsätzlich zu Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Auf übereignete Notebooks oder Internetzuschüsse fallen damit keine Beitrage zur gesetzlichen Rentenversicherung, Pflege- und Krankenversicherung oder Arbeitslosenversicherung an.

Es gibt nicht nur das Steuerrecht: weitere Stolperfallen.

Arbeitgeber, die die Überlassung oder Übereignung von Smartphones oder Notebooks an die Arbeitnehmer in Erwägung ziehen, sollten neben dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht auch andere Aspekte bedenken.

• So muss die Überlassung von Software von den Lizenzverträgen gedeckt sein. Selbst wenn die Lizenz für die Office- oder Antivirenprogramme deren Nutzung im betrieblichen Zusammenhang umfasst, ist nicht gesagt, dass die Software von den Beschäftigten rein privat genutzt werden darf, zumal dann, wenn das Notebook in Privateigentum übergeht.
• Ein weiteres Problem ist die IT-Sicherheit. Private Kommunikation ist ein notorischer Angriffsvektor für Viren und Trojaner. Bei gemischter Nutzung desselben Geräts für berufliche und private Zwecke steigt das Risiko einer Infektion der Unternehmenssysteme.
• Ein anderer Aspekt betrifft den Datenschutz. Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Gerät zur Privatnutzung überlässt, darf er die dort gespeicherten Daten grundsätzlich nur noch mit Einwilligung des oder der Betreffenden einsehen. Das wurde vor kurzem durch ein Urteil des Arbeitsgerichts bestätigt. Wir berichten darüber im Beitrag „Private Kommunikation übers Firmenhandy: Vorsicht, Datenschutz“

Smartphone, Notebook, Internetkosten vom Chef? Paychex gestaltet die Lohnabrechnung dafür

Steuersparende Gestaltungsmöglichkeiten wie die Überlassung oder Übereignung von Smartphones oder Tablets kommen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut an. Die Lohnabrechnung wird dadurch allerdings nicht einfacher.

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