Arbeitsvertrag mit Angehörigen: Stundenzettel können für Klarheit sorgen, sind aber keine Pflicht
Mai 2021: Arbeitsverhältnis mit nahen Angehörigen? Wer nahe Angehörige wie den Ehemann, die Mutter oder den Sohn als Arbeitnehmer beschäftigt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt das Arbeitsverhältnis prüft.
Schließlich ist das Entgelt für die Ehefrau oder den Sohn eine Betriebsausgabe und verringert die Steuerlast. Das ist aber nur berechtigt, wenn dem Lohn oder Gehalt tatsächlich eine angemessene Arbeitsleistung gegenübersteht. Um private Unterhaltsleistungen über den Umweg des Firmenkontos darf es sich nicht handeln.
Der Lohn eines nahen Angehörigen gilt dann als Betriebsausgabe, wenn …
- ein wirksamer, fremdüblicher Arbeitsvertrag vorliegt,
- der Lohn tatsächlich bezahlt wird und
- die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird.
Fremdüblichkeit ist Pflicht
Wenn der Arbeitgeber sich gegenüber Angehörigen allzu großzügig zeigt, wird das Finanzamt Ärger machen. Sowohl der Lohn oder das Gehalt wie auch die sonstigen Arbeitgeberleistungen müssen „fremdüblich“ sein: sie sollten sich an dem orientieren, was eine andere Arbeitskraft ebenfalls bekommen würde. Die Finanzbeamten achten zum Beispiel auf überhöhte Gehälter und darauf, ob eine Stelle eigens für Angehörige geschaffen wurde.
Außerdem prüft das Finanzamt, ob die Zusatzleistungen angemessen sind. Bei einem Unternehmer, der seine Frau auf 450-Euro-Basis für Kurierfahrten in seinem Sportbedarf-Handel einstellte und ihr dazu einen Firmenwagen mit Privatnutzung spendierte, war dies nicht der Fall. Er scheiterte vor dem Bundesfinanzhof, dem obersten deutschen Finanzgericht. Die Kosten für den Firmenwagen wurden nicht als Betriebsausgaben anerkannt.
Sind die Arbeitszeiten geregelt?
Auch in einem anderen Fall verweigerte das Finanzamt die Anerkennung. Bei einem Gerichtsvollzieher, der seine Frau auf Minijob-Basis für Büroarbeiten und Telefondienste angestellt hatte, bemängelte es unklare Arbeitszeiten und fehlende Arbeitsnachweise. Im Arbeitsvertrag stand nur, dass die Ehefrau 40 Stunden im Monat arbeiten sollte, nicht aber, an welchen Tagen bzw. wie viele Stunden pro Woche.
Das genügte dem Finanzamt, um den Abzug der Lohnkosten zu verweigern. Der Bundesfinanzhof sah es jedoch anders, als er Ende 2020 über den Fall zu entscheiden hatte. Für die Richter war der Betriebskostenabzug bei der teilzeitbeschäftigten Ehefrau trotz unklarer Wochenarbeitszeiten möglich, weil es dafür eine betriebliche Rechtfertigung gab.
Bundesfinanzhof: Arbeitszettel können als Nachweis dienen, sind aber keine Pflicht
Der Ehemann und Arbeitgeber hatte Stundenzettel über die genauen Arbeitszeiten seiner Ehefrau vorgelegt, die von einer Dreiviertelstunde bis zu fünf Arbeitsstunden pro Tag schwankten. Solche Stundenzettel können – auch bei Schwankungen – dem BFH zufolge als Nachweis dienen, dass die Arbeitsleistung erbracht wird.
Eine Pflicht stellt das Führen von Stundenzetteln allerdings nicht dar, schon gar nicht als genaue Dokumentation der jeweils erledigten Arbeiten. O-Ton aus der Entscheidung: „Die Anerkennung eines Angehörigenarbeitsverhältnisses erfordert […] nicht die Vorlage eines einem Fahrtenbuch vergleichbaren Arbeitsnachweises.“
Fazit: Gute Dokumentation ist von Vorteil
Wer den Ehepartner oder nahe Verwandte beschäftigt, kann im Zweifel mit Stundenzettel belegen, dass die Arbeit wirklich geleistet wird. Das gilt umso mehr, wenn die von dem oder der Angehörigen ausgeführten Aufgaben ebenfalls festgehalten werden. Verpflichtend ist das alles nicht.
Letztlich kommt es darauf an, dass bei der Beschäftigung von Angehörigen die drei Grundvoraussetzungen erfüllt sind: fremdüblicher Arbeitsvertrag, tatsächliche Bezahlung, tatsächliche Arbeitsleistung. Ein Arbeitsvertrag mit nahen Angehörigen, der die täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeiten offen lässt, ist jedenfalls noch kein Argument gegen die Anerkennung der Lohnkosten als Betriebskosten.
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