Arbeitszeiterfassung: Kein Misstrauen, sondern sinnvoll

Zu Zeiten der Neuen Deutschen Welle wurde noch davon gesungen, dass die „Stechuhr beim Stechen lustvoll stöhnt“. Inzwischen sind mechanische Stechuhren Museumsstücke. Arbeitszeiten werden natürlich weiterhin erfasst. Das funktioniert inzwischen allerdings effizienter.

Was eine Arbeitszeiterfassung leisten sollte

Es gibt eine große Vielfalt an Lösungen auf dem Markt: webbasiert oder als lokal installierte Software, mobil oder stationär, per RFID-Chip oder elektronischer Eingabe. Mit Excel-Tabellen oder handgeschriebenen Stundenzetteln muss niemand mehr arbeiten. Aktuelle Systeme können zum Beispiel:

• automatisch Arbeitskonten für jeden Mitarbeiter führen

• Überstunden dokumentieren oder Zeitguthaben verwalten

• Arbeitszeiten summieren und ausweisen, für die Zulagen anfallen (z. B. Feiertags-, Nacht- oder Schichtarbeit, Dienstreisen)

• individuelle Fehlzeiten erfassen

• den Urlaubsanspruch verwalten, Urlaubswünsche erfassen, Urlaubsanträge ermöglichen, Urlaubstage festhalten

• Arbeitsaufwand projektbezogen erfassen

Daneben bieten sie wichtige Funktionen für den Arbeitgeber:

• Auswertungen etwa zu Fehlzeiten, Arbeitszeiten, Überstundenanfall,

• Funktionen zum Erstellen von Arbeits- und Vertretungsplänen

• Zahlen für die Lohnbuchhaltung

• Personalkennzahlen für die Unternehmensführung

In manchen Fällen ist Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben

Als Arbeitgeber sind Sie nicht grundsätzlich und in jedem Fall dazu verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. In bestimmten Fällen aber doch:

• Mehrarbeit muss aufgezeichnet werden, auch wenn ansonsten keine Arbeitszeiten erfasst werden. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen zwei Jahren lang aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

• Bei 450-Euro-Jobbern (d. h. geringfügig Beschäftigten) müssen Arbeitsbeginn und -ende aufgezeichnet werden. Das schreibt das Mindestlohngesetz vor. Das Gleiche wird bei Zeitungszustellern und Beschäftigten von Paketdiensten verlangt und außerdem in bestimmten Branchen: Baugewerbe, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Transport und Logistik, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Schaustellergewerbe, Ausstellungs- und Messebau sowie Fleischwirtschaft (§ 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG).Aufgezeichnet werden müssen in diesen Fällen der Beginn, das Ende sowie die Dauer der Arbeitszeit, Es reicht nicht, nur die geleistete Stundenzahl zu notieren. Eine bestimmte Form der Aufzeichnung ist dagegen nicht vorgeschrieben. Die Aufgabe kann dem Mitarbeiter selbst übertragen werden.

• Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Pausen durchsetzen, selbst wenn Arbeitnehmer stattdessen lieber früher gehen würden (§ 4 ArbZG). Macht der Arbeitnehmer keine Pausen, begeht der Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit. Eindeutig nachweisen lässt sich die Einhaltung der Pausenzeiten nur durch eine Arbeitszeiterfassung mit Pausennachweis, auch wenn dies in dem Zusammenhang nicht explizit vorgeschrieben ist.

Datenschutz

Arbeitszeitverwaltungen sind datenschutzrechtlich sensibel. Ohne triftigen Grund sollte es beispielsweise einem Mitarbeiter nicht möglich sein, Daten wie die Fehlzeiten-Statistik seiner Kollegen abrufen zu können.

Besonders problematisch wird es auch dann, wenn Außendienstmitarbeiter sich mit mobilen Geräten in ein Arbeitserfassungs-Tool einloggen und parallel per GPS ihr Standort erfasst wird. Das Speichern und erst recht das Auswerten solcher Datenbestände nähert sich schnell der Grenze zur verbotenen verdachtsunabhängigen Mitarbeiterüberwachung.

Überhaupt lassen sich mit elektronischen Zeiterfassungssystemen leicht Verhalten und Leistung einzelner Arbeitnehmer überwachen. Deshalb hat der Betriebsrat bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), soweit es um die erfassten Daten und deren Verwendung geht.

Klare Zahlen für die Kalkulation

Arbeitszeit ist zunächst mal Aufwand, weil Sie dafür Gehälter und Sozialabgaben bezahlen. Eine Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen belastbare Zahlen für die Berechnung Ihrer Personalaufwandquote. Und die wiederum ist Teil einer soliden Kalkulation für neue Angebote, Produkte oder Projektplanungen.

Rechtssicherheit

Ebenfalls wichtig: Mit dokumentierten Arbeitszeiten können Sie im Fall von Konflikten manche unberechtigten Ansprüche von vornherein abwehren. Mit einer sauberen Dokumentation der tatsächlich geleisteten Überstunden oder der Nachtarbeit samt vorgeschriebenem Freizeitausgleich ersparen Sie sich das Risiko einer Klage auf Nachzahlung.

Überhaupt herrscht so in Bezug auf Gehaltsansprüche, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge Klarheit – und damit Sicherheit. Wenn Mehrarbeit laut Arbeitsvertrag vergütet werden muss, wollen ja Finanzamt und die Einzugsstellen ebenfalls ihren Anteil.

Noch wichtiger ist die Arbeitszeiterfassung, wenn es um Mindestlohnfragen oder um den Status einer geringfügigen Beschäftigung oder einer kurzfristigen, sozialversicherungsfreien Anstellung geht. In diesen Fällen sollten Sie schon aus Selbstschutz dafür sorgen, dass Arbeitszeiten zweifelsfrei erfasst werden. Sonst wird die nächste Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung womöglich zur bitteren Erfahrung.

Bei Arbeitsunfällen oder möglichen Konflikten schließlich sollte feststellbar sein, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet hat und wer nicht.

Arbeitszeitbetrug

Arbeitszeitbetrug ist mindestens für eine Abmahnung gut, in besonderen Fällen sogar für eine außerordentliche, fristlose Kündigung. Doch ganz ausschließen lässt er sich durch eine Arbeitszeiterfassung nicht. Und die Arbeitsmotivation lässt sich damit ohnehin nicht erfassen.

Schon deshalb sollte die Einführung eines Zeiterfassungssystems bei den Mitarbeitern nicht als Signal von Vertrauensverlust und zunehmender Kontrolle ankommen. Fingerspitzengefühl ist gefragt, und eine offene Kommunikation über die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung.

Zeiterfassung und Vertrauen

In vielen Start-ups ist Arbeitszeiterfassung zunächst kein Thema. Das Gründungsteam klotzt sowieso ran, einschließlich der ersten Arbeitnehmer. Die Stimmung ist familiär, der Enthusiasmus groß. So fällt intuitiv die Entscheidung für das Modell der Vertrauensarbeitszeit.

Doch selbst dann hat Arbeitszeiterfassung eine Reihe von Vorteilen. Denn unabhängig von einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung müssen die gesetzlichen Grenzen eingehalten werden. Außerdem steht die Entgeltabrechnung somit auf einer soliden Grundlage, Überstunden lassen sich problemlos erfassen und abrechnen. Das spart die Personalkosten für das Ermitteln der abzurechnenden Stunden. Eine projektbezogene Zuordnung der geleisteten Stunden ist ebenfalls einfach möglich. Deshalb verwenden viele Freelancer ebenfalls Arbeitszeiterfassungssysteme.

Vergessen Sie trotzdem nicht, dass die Summe der dokumentierten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters nicht als Indikator für dessen Leistung taugt. Dafür eignen sich nur seine Arbeitsergebnisse. Mit einer Zeiterfassung können Sie allerdings erkennen, wenn jemand eine gute Leistung in besonders kurzer Zeit bringt. Das sollte dann kein Grund sein, ihn dafür mit der Erwartung zu bestrafen, dass er trotzdem Überstunden macht. Gerade die qualifiziertesten Mitarbeiter werden sonst als erste zu einem Unternehmen wechseln, in dem ihr Leistung bewertet wird und nicht das rein zeitliche Engagement.