Aber wie? Das Gutschein-Dilemma

Es gibt verschiedene typische Formen, wie diese Freigrenze von Arbeitgebern genutzt wird. Tankgutscheine sind ein Klassiker – allerdings hat nicht jeder Mitarbeiter ein Auto. Umgekehrt benötigt nicht jeder ein Jobticket. Mit Sachgeschenken kann man nie alle glücklich machen. Warengutscheine führen zu einem ähnlichen Problem: Nicht jeder Mitarbeiter kauft in jedem Laden gern ein.

Man denke nur an Gutscheine für den örtlichen Weinladen oder die Fitnessbude um die Ecke – beides kann womöglich falsch ankommen. Selbst ein Amazon- oder Google-Playstore-Gutschein wird nicht bei allen auf Zustimmung stoßen. Und eine Prepaid-Karte fürs Handy macht auch keinen Sinn für Leute, die ohnehin eine private Flatrate haben oder gar nicht so viel telefonieren.

Alternative: Prepaid-Kreditkarte

Eine interessante Alternative sind deshalb Prepaid-Kreditkarten, die der Arbeitgeber jeden Monat mit 44 Euro Guthaben auflädt. Viele der Systeme basieren auf der MasterCard. Der Arbeitnehmer kann sie überall einsetzen, wo Kartenzahlung möglich ist. So bleibt es jedem selbst überlassen, ob er das Geld für sportliche Aktivitäten, eine wirklich gute Flasche Wein oder etwas ganz anderes ausgibt.

Im Gegensatz zu anderen Debit-, Kredit- oder Prepaid-Kreditkartensystemen müssen die Karten zur Nutzung der Sachlohngrenze auf den Wareneinkauf beschränkt sein. Das Abheben von Bargeld am Geldautomaten oder sonstige Barauszahlungen dürfen nicht möglich sein darf, Überweisungen und Überziehungen sollten ebenfalls ausgeschlossen sein. Deshalb müssen Arbeitgeber auf einen der Anbieter zurückgreifen, die ein sachlohnkompatibles Kartensystem garantieren können.

Gebühren für den Arbeitgeber

Und damit sind wir beim Wermutstropfen bei der ansonsten so schönen Sache. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die Sachlohn-Prepaid-Karten anbieten. Das Prozedere ist auch für den Arbeitgeber in der Regel recht bequem: Er überweist monatlich die 44 Euro pro Mitarbeiter und erhält im Gegenzug eine Sammelrechnung, die ihn gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt von der Lohnsteuerzahlung freistellt.

Allerdings kostet das Ganze auch. Zunächst wird eine Gebühr für das Herstellen der Karten berechnet, außerdem pro Aufladevorgang und Mitarbeiter, manchmal auch eine Kontoführungsgebühr.

Von Anbieter zu Anbieter gibt es deutliche Preisunterschiede. Es lohnt sich, die Kosten zu vergleichen. Manche Karten bieten zudem die Möglichkeit, die 60 Euro, für die Arbeitgeber ihre Mitarbeiter etwa zum Geburtstag oder ihrem Firmenjubiläum beschenken dürfen, ebenfalls als Kartenguthaben auszuzahlen.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater – der sollte die günstigsten Anbieter kennen.

Noch ein paar Hinweise:

• Die Diskussion, ob die Zahlung der Gebühren des Kartenanbieters durch den Arbeitgeber ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer sei, ist schon seit mehreren Jahren beendet. Diese Gebühren führen nicht zum Überschreiten der 44-Euro-Freigrenze.
• Nach wie vor wichtig ist jedoch, dass diese Grenze strikt eingehalten wird. Beim Überschreiten wird nämlich der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig.
• Um Sachlohn handelt es sich nur, wenn der Arbeitnehmer keinen Rechtsanspruch auf eine Barauszahlung geltend machen könnte. Die Gutscheinkarte muss also eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers sein (– Vorsicht, das könnte zur betrieblichen Übung werden). Oder der Sachlohn muss als solcher arbeitsvertraglich festgeschrieben sein. Andernfalls kann das Finanzamt irgendwann Lohnsteuernachzahlungen verlangen.