Grundlagen rund um den Lohnvorschuss: Das sollten Arbeitgeber wissen
Unerwartete finanzielle Engpässe können jeden treffen, sei es durch eine plötzliche Autoreparatur, unvorhergesehene medizinische Ausgaben oder dringende familiäre Verpflichtungen. In solchen Situationen kann ein Gehaltsvorschuss für Mitarbeitende eine wertvolle Unterstützung sein. Bei einem Gehaltsvorschuss handelt es sich um eine Vorauszahlung auf das bereits erarbeitete, aber noch nicht fällige Gehalt, die es Mitarbeitenden ermöglicht, kurzfristige finanzielle Herausforderungen zu bewältigen. Diese Maßnahme ist für Arbeitgeber insofern attraktiv, als sie die finanzielle Stabilität und Zufriedenheit von Mitarbeitenden stärkt und so deren Engagement positiv beeinflussen kann. Wir zeigen, welche rechtlichen und organisatorischen Aspekte zu beachten sind und wie ein Gehaltsvorschuss fair und transparent umgesetzt werden kann.
Ein Gehaltsvorschuss ist rechtlich betrachtet keine Pflicht des Arbeitgebers, sondern eine freiwillige Leistung, die im Ermessen des Unternehmens liegt. Anders als bei gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltabrechnungen nach § 108 der Gewerbeordnung gibt es keine rechtliche Verpflichtung für Arbeitgeber, Mitarbeitenden einen Vorschuss zu gewähren. Unternehmen können selbst entscheiden, ob und unter welchen Bedingungen sie einen Gehaltsvorschuss anbieten. Es sollten dennoch klare betriebliche Regelungen für die Handhabung von Gehaltsvorschüssen etabliert werden, um Transparenz zu schaffen und Gleichbehandlung sicherzustellen.
Wichtig ist, den Gehaltsvorschuss nicht mit einem Arbeitgeberdarlehen gleichzusetzen. Ein Darlehen ist eine finanzielle Unterstützung, die über das reguläre Gehalt hinausgeht. Ein Vorschuss ist demgegenüber eine frühzeitige Auszahlung des bereits erarbeiteten, aber noch nicht fälligen Gehalts – er wird in der Regel mit der nächsten Lohnabrechnung verrechnet, sodass keine langfristige Rückzahlungspflicht besteht.
Inwiefern ist die Gewährung eines Vorschusses für Arbeitgeber von Vorteil?
Angesichts des Fachkräftemangels und dem damit einhergehenden steigenden Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende wird die Attraktivität des Arbeitgebers zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal. Die Gewährung eines Gehaltsvorschusses signalisiert Fürsorge, Vertrauen und finanzielle Unterstützung – das stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden nachhaltig und fördert die Bindung an das Unternehmen.
Als strategischer Benefit kann der Gehaltsvorschuss maßgeblich zur Stärkung der Arbeitgebermarke beitragen. Das ist gerade in Branchen mit hoher Fluktuation oder in Unternehmen mit einer jüngeren Belegschaft – die oftmals über weniger finanzielle Rücklagen verfügen – ein starkes Argument für langfristige Mitarbeiterloyalität. Arbeitgeber, die diese Möglichkeit klar kommunizieren und mit transparenten Richtlinien umsetzen, unterstreichen ihre Rolle als verantwortungsvoller und mitarbeiterorientierter Betrieb.
So sollte die Gewährleistung eines Gehaltsvorschusses ablaufen
Wie können Sie als Arbeitgeber einen Gehaltsvorschuss in der Praxis umsetzen? Der Prozess sollte sowohl für Ihre Mitarbeitenden als auch für Ihre Personalabteilung transparent und unkompliziert gestaltet sein. Wir empfehlen die Abwicklung über eine digitale Lohnabrechnung wie z. B. eine Lösung für die Cloud-Payroll.
Anfrage entgegennehmen: Ein Gehaltsvorschuss sollte kein bürokratisches Hindernis sein – idealerweise stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ein standardisiertes Formular zur Verfügung, in dem sie den benötigten Betrag und den Grund für den Vorschuss angeben können. Legen Sie intern fest, welche Informationen ein Antrag mindestens enthalten sollte.
Voraussetzungen prüfen: Liegt der Antrag vor, gilt es, diesen zu überprüfen. Achten Sie dabei auf Faktoren wie Betriebszugehörigkeit, festgelegte Höchstgrenzen und ob der Mitarbeitende bereits entsprechende Leistungen erbracht hat. Auch sollte geprüft werden, ob bereits offene Vorschüsse vorhanden sind.
Vereinbarung abschließen: Der Vorschuss sollte in einer kurzen, schriftlichen Vereinbarung dokumentiert werden. Halten Sie in der Genehmigung Vorschussbetrag, Auszahlungszeitpunkt und Rückzahlungsmodalitäten fest und lassen Sie diese von beiden Seiten unterzeichnen.
Auszahlung veranlassen: Sobald die Vereinbarung steht, erfolgt die Auszahlung über Ihre Buchhaltung oder Lohnabrechnung. Vermerken Sie den Betrag klar als „Gehaltsvorschuss“, um spätere Fehler in der Abrechnung zu vermeiden und den Überblick über geleistete Vorschüsse zu behalten.
Mit dem Gehalt verrechnen: Verrechnen Sie den Gehaltsvorschuss zum vereinbarten Zeitpunkt – in der Regel ist das die nächste Gehaltsabrechnung. Achten Sie darauf, dass der Abzug in der Gehaltsabrechnung klar erkennbar ist, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wie hoch kann ein Gehaltsvorschuss sein?
Prinzipiell liegt die Höhe des Gehaltsvorschusses im Ermessen des Arbeitgebers. Grundsätzlich gilt die Faustregel: Der Vorschuss sollte den bereits erarbeiteten, aber noch nicht ausgezahlten Lohnanspruch des Mitarbeitenden nicht überschreiten. Insofern orientiert sich die maximale Höhe eines Vorschusses am anteiligen Gehalt des laufenden Monats. Wenn ein Mitarbeitender mit einem Monatsgehalt von 3.000 Euro am 15. des Monats einen Vorschuss beantragt, wäre demnach ein Vorschuss von 1.500 Euro angemessen – diese Summe entspricht dem bereits erarbeiteten Anteil.
Im Falle finanzieller Notlagen können Unternehmen Ausnahmen von diesen Regelungen in Betracht ziehen und einen höheren Vorschuss genehmigen. Wichtig ist, darauf zu achten, dass sich solche individuellen Vereinbarungen nicht zur Dauerbelastung für Mitarbeitende oder das Unternehmen entwickeln.
Müssen Steuern auf Lohnvorauszahlung gezahlt werden?
Ein Gehaltsvorschuss stellt keine zusätzliche Vergütung, sondern eine vorgezogene Auszahlung des regulären Gehalts dar. Daher ergeben sich zum Zeitpunkt der Gehaltsvorauszahlung prinzipiell keine unmittelbaren Konsequenzen aus steuerlicher Sicht. Voraussetzung dafür ist, dass der Vorschuss innerhalb desselben Abrechnungsmonats mit dem regulären Gehalt verrechnet wird.
Wird der Gehaltsvorschuss in einem späteren Monat oder über mehrere Monate hinweg zurückgezahlt, können sich steuerliche Auswirkungen ergeben. In solchen Fällen kann der Vorschuss als Darlehen betrachtet werden, für den gesonderte steuerliche Regelungen gelten.
Wenn Sie steuerliche Komplikationen vermeiden möchten, empfehlen wir, Gehaltsvorschüsse möglichst innerhalb des Abrechnungsmonats zu verrechnen und die Höhe auf das bereits erarbeitete Gehalt zu begrenzen.
Sie möchten mehr über aktuelle Themen im Bereich Personalwesen und Lohnabrechnung erfahren? Wir informieren Sie über grundlegende arbeitsrechtliche Fragen wie einem potenziellen Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform und halten Sie zu aktuellen Themen wie der Mindestlohn-Erhöhung 2025 auf dem Laufenden. Bei uns erhalten Sie praxisnahe Informationen und wertvolle Tipps zu Themen rund um Payroll und HR-Management.