Lohnabrechnung per Mail: Das solltest du beachten

Lohnabrechnung per Mail: Das solltest du beachten

Wir zeigen, welche Voraussetzungen für die rechtskonforme Erteilung der Lohnabrechnung per Mail erfüllt werden müssen. Der Wandel hin zur elektronischen Zustellung hat gute Gründe: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und gewinnen wertvolle Zeit, die sonst für das manuelle Kuvertieren und den Versand aufgewendet werden müsste. Mitarbeitende profitieren ihrerseits von einem schnelleren Zugang zu ihren Abrechnungen und können diese digital archivieren, ohne Papierberge anlegen zu müssen. Trotz der vielen Vorteile ist die Umstellung mit gewissen Hürden verbunden.

Darf man Lohnabrechnungen per Mail versenden?

Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Lohn- und Gehaltsabrechnungen elektronisch übermitteln. Allerdings setzt das die Einhaltung bestimmter rechtlicher Rahmenbedingungen voraus. Die gesetzliche Grundlage für die Erteilung von Lohnabrechnungen findet sich in § 108 der Gewerbeordnung (GewO), der vorschreibt: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Für das Verständnis dieser Vorschrift ist vor allem die rechtliche Definition der „Textform“ von Bedeutung.

Die Textform im rechtlichen Sinne

Der Begriff „Textform“ ist in § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) definiert. Demnach muss „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Unter einen „dauerhaften Datenträger“ fällt jedes Medium, das

• die Informationen so speichert, dass sie für eine angemessene Dauer zugänglich sind,

• eine unveränderte Wiedergabe der Inhalte ermöglicht (z. B. PDF per E-Mail, USB-Stick, Cloud-Speicher).
  
  Der Begriff „Textform“ setzt insofern keinen Ausdruck voraus. Eine digitale Lohnabrechnung als PDF-Dokument, die per E-Mail versendet wird, erfüllt grundsätzlich die Anforderung der Textform, sofern sie lesbar ist, den Arbeitgeber als Erklärenden nennt und vom Arbeitnehmer gespeichert werden kann.

Erteilung der Gehaltsabrechnung per E-Mail – Voraussetzungen im Überblick

Bisher war die Übermittlung des Lohnzettels per Mail bzw. die digitale Bereitstellung der Lohnabrechnung zustimmungsbedürftig. So entschied das Landesarbeitsgericht Niedersachsen noch im Januar 2024, dass eine Lohnabrechnung nur dann wirksam erteilt sei, wenn Mitarbeitende der elektronischen Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hätten. Diese Auffassung stand in Einklang mit der früheren Rechtsprechung des LAG Hamm, das 2021 festgestellt hatte, dass die Lohnabrechnung tatsächlich in den „Machtbereich“ des Arbeitnehmers gelangen müsse, um als wirksam erteilt zu gelten.

Das BAG hat die Auslegung der Erteilung durch das wegweisende Urteil vom 28. Januar 2025 grundlegend neu bewertet und betont, dass es kein Recht auf Erhalt der Gehaltsabrechnung in Papierform gibt. Das höchste deutsche Arbeitsgericht hat entschieden, dass der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts eine sogenannte „Holschuld“ darstellt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber seine Verpflichtung bereits erfüllt, indem er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt, ohne für den tatsächlichen Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein.

Trotz dieser Neubewertung hat das BAG eine wichtige Einschränkung für die Übermittlung der Lohnabrechnung per Mail bzw. der digitalen Bereitstellung formuliert: Der Zugang zur digitalen Lohnabrechnung muss für alle Mitarbeitenden tatsächlich gewährleistet sein. Der Arbeitgeber muss den Interessen der Beschäftigten Rechnung tragen, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen.

Trotz dieser Neubewertung hat das BAG eine wichtige Einschränkung für die Übermittlung der Lohnabrechnung per Mail bzw. der digitalen Bereitstellung formuliert: Der Zugang zur digitalen Lohnabrechnung muss für alle Mitarbeitenden tatsächlich gewährleistet sein. Der Arbeitgeber muss den Interessen der Beschäftigten Rechnung tragen, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen.

Der Zugang kann aus verschiedenen Gründen eingeschränkt oder nicht gegeben sein:

• Fehlende technische Ausstattung (kein Computer, Internetanschluss oder Drucker im privaten Umfeld)

• Kein regelmäßiger Zugriff auf das E-Mail-Postfach

• Mangelnde Kompetenzen im Umgang mit elektronischen Dokumenten
  

In solchen Fällen muss der Arbeitgeber im Betrieb eine Möglichkeit schaffen, dass die betroffenen Mitarbeitenden ihre digitalen Gehaltsabrechnungen einsehen und bei Bedarf auch ausdrucken können. Das kann beispielsweise durch die Bereitstellung von Computern in Pausenräumen oder Büros erfolgen.

Lohnabrechnung per Mail versenden –Anforderungen hinsichtlich Datenschutz

Die Lohnabrechnung enthält eine Vielzahl sensibler personenbezogener Daten, die besonderem Schutz bedürfen. Neben dem Gehalt finden sich hier Bankverbindungen, Steuerklassen, Sozialversicherungsnummern und oft auch die Religionszugehörigkeit. All diese Informationen fallen unter die strengen Schutzbestimmungen der DSGVO und des BDSG, weshalb die Lohnabrechnung besonderen Datenschutz genießt.

Beim Versand der Gehaltsabrechnung per E-Mail müssen Arbeitgeber gewährleisten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf diese sensiblen Inhalte erhalten. In der Praxis bedeutet das, dass der Versand verschlüsselt oder zumindest als passwortgeschützte PDF erfolgen sollte. Zudem sind Unternehmen verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um den Datenschutz dauerhaft zu gewährleisten. Dazu zählen etwa ein geschützter Zugriff auf E-Mail-Konten, regelmäßige Schulungen zur Datensicherheit oder klare interne Zuständigkeiten für die Versendung.

Lohnabrechnung per E-Mail versenden oder zum Abruf bereitstellen?

Der Versand der Gehaltsabrechnung per Mail unterliegt hinsichtlich Datenschutz strengen Voraussetzungen und ist in der Praxis aufwendiger als die Bereitstellung zum Abruf. Einfacher ist es, die Lohnabrechnung über ein Employee Self Service Portal zur Verfügung zu stellen. Dabei wird die Lohnabrechnung in einem geschützten Bereich abgelegt, auf den Mitarbeitende mit ihren persönlichen Zugangsdaten zugreifen können.

Mit Paychex Europe Payroll steht Unternehmen eine flexible Lösung zur Verfügung, die beide Optionen unterstützt: Jede Lohnabrechnung kann unter Dokumente gespeichert werden und u. a. auch per Mail versendet als auch in der Firmencloud Cloud-Payroll abgelegt werden. Die cloudbasierte Plattform ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Gehaltsabrechnungen jederzeit und von überall aus sicher einzusehen, herunterzuladen und bei Bedarf auszudrucken. Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Datenschutzanforderungen, ist die erste ITSG-zertifizierte Payroll-Software in Deutschland – somit gewährleistet die Paychex Europe Payroll eine sichere Übermittlung und Archivierung der sensiblen Informationen.