Lohnabrechnung per Mail: Das solltest du beachten

Lohnabrechnung per Mail: Das solltest du beachten

Wir zeigen, welche Voraussetzungen für die rechtskonforme Erteilung der Lohnabrechnung per Mail erfüllt werden müssen. Der Wandel hin zur elektronischen Zustellung hat gute Gründe: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und gewinnen wertvolle Zeit, die sonst für das manuelle Kuvertieren und den Versand aufgewendet werden müsste. Mitarbeitende profitieren ihrerseits von einem schnelleren Zugang zu ihren Abrechnungen und können diese digital archivieren, ohne Papierberge anlegen zu müssen. Trotz der vielen Vorteile ist die Umstellung mit gewissen Hürden verbunden.

Darf man Lohnabrechnungen per Mail versenden?

Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Lohn- und Gehaltsabrechnungen elektronisch übermitteln. Allerdings setzt das die Einhaltung bestimmter rechtlicher Rahmenbedingungen voraus. Die gesetzliche Grundlage für die Erteilung von Lohnabrechnungen findet sich in § 108 der Gewerbeordnung (GewO), der vorschreibt: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Für das Verständnis dieser Vorschrift ist vor allem die rechtliche Definition der „Textform“ von Bedeutung.

Die Textform im rechtlichen Sinne

Der Begriff „Textform“ ist in § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) definiert. Demnach muss „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Unter einen „dauerhaften Datenträger“ fällt jedes Medium, das

• • die Informationen so speichert, dass sie für eine angemessene Dauer zugänglich sind,

• • eine unveränderte Wiedergabe der Inhalte ermöglicht (z. B. PDF per E-Mail, USB-Stick, Cloud-Speicher).Der Begriff „Textform“ setzt insofern keinen Ausdruck voraus. Eine als PDF-Dokument, die per E-Mail versendet wird, erfüllt grundsätzlich die Anforderung der Textform, sofern sie lesbar ist, den Arbeitgeber als Erklärenden nennt und vom Arbeitnehmer gespeichert werden kann.