Compliance in der Lohnabrechnung – was Unternehmer wissen sollten

Compliance Management: Abläufe systematisch auf Regeleinhaltung ausrichten

Der Begriff „Compliance“ lässt sich am ehesten mit „Regeltreue“ oder „Regelkonformität“ beschreiben und bezieht sich auf das Einhalten von geschriebenen sowie ungeschriebenen Regeln, Vorschriften und Gesetzen.

Von Compliance Management kann man allerdings erst sprechen, wenn die Einhaltung auf klar und systematisch verankerten Abläufen im Unternehmen beruht und nicht dem Zufall überlassen bleibt. Schon deshalb ist Compliance stets ein Führungsthema.

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiger Compliance-Fokus

Compliance ist ein unternehmensweites Thema, sie sollte in sämtlichen Bereichen und Abteilungen umgesetzt werden. Für die Lohnbuchhaltung gilt dies jedoch besonders. Verstöße in diesem Bereich können schnell dazu führen, dass das Unternehmen und seine Verantwortlichen haften.

Auch strafrechtliche Folgen stehen im Raum. Dazu kommt, dass Unklarheiten und Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung das Image des Unternehmens beschädigen und die Beziehung zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern gefährden können.

Es geht um viel. Gleichzeitig ist das Herstellen von Compliance in der Entgeltabrechnung eine besondere Herausforderung.

Regeln für Compliance in der Lohn- und Gehaltsabrechnung – eine unvollständige Übersicht

Ein Blick auf die Zahl der relevanten Regelungen und Vorgaben genügt, um die Herausforderung umfassender Compliance in der Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich zu machen:

• Bereits die Gesetze mit Vorschriften zu Lohnsteuer und Sozialversicherung sind kaum zu überblicken. Es ist ja nicht mit dem Einkommensteuergesetz und den verschiedenen Sozialgesetzbüchern getan. Insgesamt gilt es, rund 40 Gesetze im Auge zu behalten.
• Darunter sind gesetzliche Vorschriften, die bereits auf den ersten Blick einschlägig sind, etwa das Entgeltfortzahlungsgesetz oder das Bundesurlaubsgesetz. Bei anderen Paragrafen muss man wissen, dass sie für die Gehaltsabrechnung relevant sind, weil sie in allgemeineren Gesetzen enthalten sind. Dazu gehört beispielsweise die in der Gewerbeordnung verankerte Pflicht zum Erstellen einer Gehaltsabrechnung oder den im Betriebsverfassungsgesetz garantierten Anspruch von Arbeitnehmern auf genaue Erläuterung ihrer Lohn- oder Gehaltsbestandteile.
• Viele gesetzliche Vorschriften entfalten eine unmittelbare Wirkung, ohne sich ausdrücklich auf die Regelung von Lohnsteuer, Sozialversicherung oder Entgeltabrechnung zu beziehen. Beispiele dafür sind die Europäische Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz, die strenge Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer machen. Ein weiteres Beispiel ist der Gleichbehandlungsgrundsatz aus dem Grundgesetz, der sich auf die Entlohnung auswirkt.
• Zu den Gesetzen kommt eine große Anzahl an Verordnungen und Erlassen mit Auswirkung auf die Entgeltabrechnung. Typische Beispiele sind die Lohnsteuerrichtlinien, die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung, die Sozialversicherungsentgeltverordnung, die Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung oder die Sozialversicherungs-Rechengrößenverordnung, jeweils in der aktuellen Fassung. Weitere Rechtsquellen sind Schreiben des Bundesfinanzministeriums oder Rundschreiben der Spitzenverbände der Gesetzlichen Krankenversicherungen.
• Von großer Bedeutung ist zudem die aktuelle Rechtsprechung vor allem der Finanzgerichte, der Sozialgerichte und der Arbeitsgerichte. Ein neues höchstrichterliches Urteil kann eine jahrelang geübte Praxis plötzlich auf den Kopf stellen. Das geschieht regelmäßig.
• Ebenfalls Beachtung finden müssen die einschlägigen Tarifverträge. Das gilt nicht nur in Unternehmen, die direkt oder mittelbar einem Arbeitgeberverband angehören. Tarifverträge entfalten auch dann Bindungswirkung, wenn sie vom Bundesarbeitsminister für allgemeinverbindlich erklärt werden. Das ist beispielsweise die Grundlage für die Beitragspflicht zur Sozialkasse des Baugewerbes (der SOKA-Bau).
• Umgesetzt werden müssen weiter die individual- und kollektivrechtlichen Vereinbarungen, d. h. Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen.
• Zudem bestehen schließlich in vielen Unternehmen Selbstverpflichtungen, etwa zu Diversität.

Diese Regelungen werden immer wieder geändert, weiterentwickelt oder durch andere Vorschriften ersetzt. Das macht die Einhaltung nicht einfacher. Sogenanntes „Legal Monitoring“ ist ein wichtiger Bestandteil von Compliance.

Das gehört zur Umsetzung von Compliance Management:

Compliance in der Lohnbuchhaltung erfordert, dass die Mitarbeiter …

1. in Bezug auf die Regeln und Standards geschult sind
2. Zugriff auf die einschlägigen Regeln und Vorgaben haben, und zwar in einer für sie anwendbaren Form (etwa als Leitfaden oder Teil eines Software-basierten Compliance Management Systems)
3. wissen, an wen sie sich in Zweifelsfällen wenden können
4. jeden Compliance-relevanten Vorgang verlässlich dokumentieren, so dass ihre Entscheidung später nachvollziehbar ist

Compliance: In jeder Situation angemessen reagieren

Einige praktische Beispiele machen das Ausmaß der Aufgabe klar.
Regeln müssen ja nicht nur bei der Kerntätigkeit der Lohnbuchhaltung eingehalten werden, dem korrekten Errechnen und Ausbezahlen des Lohns oder Gehalts für jeden Mitarbeiter in jedem Monat, dem Abführen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, unter Einhaltung aller Fristen und pflichtgemäß dokumentiert. Fragen zur korrekten Reaktionsweise tauchen auch in anderen Fragen des Arbeitsalltags auf.

Welche Reaktion ist beispielsweise korrekt, wenn jemand von außerhalb der Abteilung Einblick in die Lohn- und Gehaltsdaten bekommen möchte? Prinzipiell ablehnen darf die Lohnbuchhaltung solche Anfragen nicht. Einfach zustimmen noch weniger. Erforderlich ist vielmehr eine regelkonforme Einzelfallentscheidung. So hat beispielsweise der Betriebsrat Anspruch auf Einblick in die Bruttogehaltslisten, und in größeren Betrieben kann eine Mitarbeiterin anonymisiert prüfen, ob sie als Frau weniger Gehalt bekommt als männliche Kollegen. Dagegen dürfen Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung die ihnen bekannten Lohn- und Gehaltsdaten natürlich nicht dem Kantinenklatsch offenlegen.

Auch Dienstleister müssen compliant sein

Compliance erfordert Sorgfalt bei der Vergabe von Aufträgen an externe Partner, etwaan Dienstleister. Geschäftspartner mit schlechter Compliance gefährden auch die Compliance des Auftraggebers. Umgekehrt kann der Auftraggeber mit Dienstleistern, die Gewähr für professionelle Erledigung und Erfüllung aller Vorgaben bieten, seine eigene Compliance festigen.

Das ist besonders wichtig bei sensiblen Aufgaben wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Auftraggeber haftet dafür, dass diese nur einem dafür in jeder Hinsicht geeigneten Anbieter übertragen wird. Mit einem Partner, der diesen Standard bietet, muss er jedoch nicht mehr selbst dafür sorgen, dass die Prozesse in Bezug auf Fristen, Meldungen, Dokumentations- und Datenschutzpflichten Compliance garantieren. Dies ist vielmehr Teil der Dienstleistung.

Compliance bei Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung

Entsprechendes gilt für den Einsatz von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ein solches Programm muss dem Anwender ebenfalls Compliance bieten. Es muss, vereinfacht gesagt, so geschrieben sein, dass es bei allen Arbeitsschritten korrekte und regelkonforme Zahlen liefert. Unbedingte Voraussetzung ist eine Zertifizierung durch die ITSG, die informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Eine gute Gehaltsabrechnungssoftware wird darüber hinaus die Compliance des Arbeitgebers durch ihre Usability fördern – etwa, indem sie ihn an passenden Stellen auf bestimmte Pflichten hinweist oder verhindert, dass fehlerhafte Buchungen möglich sind.