Märzklausel - Vorsicht bei Einmalzahlungen in Q1
In der der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist diese Regelung als Märzklausel bekannt:
Sie greift, wenn im Zeitraum vom 01. Januar bis zum 31. März bei einmalig zu zahlendem Arbeitsentgelt wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, wenn gleichzeitig bestimmte weitere Voraussetzungen vorliegen (dazu gleich mehr). Die Einmalzahlung wird dann nicht dem Monat der Auszahlung zugerechnet, sondern meist dem Dezember des Vorjahrs.
Was ist der Sinn der Märzklausel?
Sozialversicherungsbeiträge müssen nur bis zur sogenannten Beitragsbemessungsgrenze bezahlt werden. Liegt die Lohn- oder Gehaltssumme höher, bleibt der darüber liegende Teil beitragsfrei. Es gibt für die Kranken- und Pflegeversicherung einerseits und die Renten- und Arbeitslosenversicherung andererseits unterschiedlich hohe Beitragsbemessungsgrenzen. Die Werte werden jedes Jahr neu festgelegt.
Die Beitragsbemessungsgrenzen gelten auch für Einmalzahlungen. Deshalb muss jede Einmalzahlung einem bestimmten Kalendermonat zugeordnet werden. Abhängig von diesem Beitragsmonat wird dann die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ermittelt: Bei einer Zahlung im Februar sind das zwei Zwölftel der Jahres-Beitragsbemessungsgrenze, bei einer Zahlung im August acht Zwölftel etc. Was wiederum bedeutet: Je früher im Jahr die Zahlung erfolgt, desto mehr davon bleibt gegebenenfalls beitragsfrei.
Die Märzklausel soll verhindern, dass Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld ins erste Quartal verlagert werden und auf diese Art zwar mehr beim Arbeitnehmer, bei den Sozialversicherungsträgern jedoch weniger ankommt. Gesetzliche Grundlage ist § 23a Abs. 4 SGB IV.
Erfahren Sie mehr zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.
Voraussetzungen für die Anwendung der Märzklausel
In Spiel kommt die Märzklausel wie erwähnt nur bei Einmalzahlungen im ersten Quartal. Außerdem müssen drei weitere Voraussetzungen erfüllt sein, und zwar alle gemeinsam:
Es muss sich um eine Einmalzahlung im gesetzlichen Sinn handeln (dazu gleich mehr).
Das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis muss bereits im Vorjahr beim selben Arbeitgeber bestanden haben.
Die Einmalzahlung zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt muss die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung für das laufende Kalenderjahr überschreiten. (Für 2019 beträgt sie 54.450 Euro im Jahr, dies entspricht einem anteiligen Monatsfaktor von 4.537,50 Euro.)
Was gilt als Einmalzahlung?
Für „einmalig gezahltes Arbeitsentgelt“ gibt es eine gesetzliche Definition (§ 23a Satz 1 SGB IV): es handelt sich um Zuwendungen, die „dem Arbeitsentgelt zwar zuzurechnen“ sind, aber „nicht für die Tätigkeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum“ bezahlt werden. Typischerweise ist das unter anderem beim Urlaubsgeld, einer Weihnachtsgratifikation, Jubiläumszuwendungen sowie bei Tantiemen der Fall.
Im Gesetz werden auch Zuwendungen genannt, die kein einmalig gezahltes Entgelt darstellen. Darunter fallen (vereinfacht dargestellt, es gibt weitere Besonderheiten):
vermögenswirksamen Leistungen
Waren oder Dienstleistungen, die monatlich in Anspruch genommen werden können
Erstattung von berufsbezogenem Aufwand
Sachlohn
In welchen Monat fällt eine Einmalzahlung?
Grundsätzlich gilt im Sozialversicherungsrecht das Entstehungsprinzip: der Beitragsanspruch entsteht zur gleichen Zeit wie der Lohn- oder Gehaltsanspruch des Arbeitnehmers. Bei Einmalzahlungen gilt jedoch das Zuflussprinzip: der Beitragsanspruch entsteht, sobald der Einmalbetrag dem Arbeitnehmer zufließt. Zuflusszeitpunkt ist bei einer Überweisung der Zeitpunkt, zu dem die Kontogutschrift erfolgt.
Ein Rechenbeispiel
Ein krankenversicherungspflichtiger Arbeitnehmer wurde zum Jahresbeginn 2018 eingestellt und erhält ein monatliches Festgehalt von 4.100 Euro brutto. Im März 2019 wird ihm eine Tantieme in Höhe von 2.000 Euro ausbezahlt, das ist im Arbeitsvertrag vereinbart.
Die (jährliche) Beitragsbemessungsgrenze West für das Jahr 2019 in der Kranken- und Pflegeversicherung 54.450 Euro. Damit beträgt die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung 13.612,50 Euro (54.450 Euro : 360 Tage x 90 Tage).
Für die Zeit von Januar bis März 2019 wurden bereits aus dem laufenden Arbeitsentgelt Sozialversicherungsbeiträge aus 12.300 Euro entrichtet (3 Monate x 4.100 Euro). Zusammen mit den 2.000 Euro an Tantiemen ergibt sich ein laufendes Arbeitsentgelt von 14.300 Euro. Das ist deutlich mehr als die anteilige Beitragsbemessungsgrenze von 13.612,50 Euro. Deshalb gilt für die Tantiemenzahlung die Märzklausel: Für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge wird diese Einmalzahlung so behandelt, als sei sie Im Dezember 2018 erfolgt.
Anmerkungen und Sonderfälle
Für die Märzklausel ist entscheidend, dass der Mitarbeiter zu irgendeinem Zeitpunkt des Vorjahrs bei Ihnen versicherungspflichtig beschäftigt war.
Wenn die Einmalzahlung gemäß Märzklausel ins Vorjahr fällt, dann betrifft dies die gesetzliche Kranken-, Pflege, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht gleichermaßen.
Wenn die Märzklausel gilt, fällt die Einmalzahlung in den letzten abgerechneten Vorjahresmonat. Das kann manchmal auch ein anderer Monat als der Dezember sein.
Kommt die Märzklausel zur Anwendung, muss für die Summe aus Vorjahresentgelt plus Einmalzahlung berechnet werden, ob sie über der Beitragsbemessungsgrenze des Vorjahres liegt. Dabei gelten dann auch die Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen des Vorjahrs. (Nicht verwirren lassen: Für die Frage, ob die Märzklausel überhaupt greift, ist die Beitragsbemessungsgrenze des laufenden Jahres ausschlaggebend.)
Muss die Märzklausel angewandt werden, und war der Mitarbeiter im Vorjahr nicht durchgängig bei diesem Arbeitgeber beschäftigt, dann muss die für das Vorjahr geltende Beitragsbemessungsgrenze anteilig auf die Beitragsmonate bei diesem Arbeitgeber errechnet werden. (War der Arbeitnehmer erst seit Juli im Unternehmen, ist nur die halbe Beitragsbemessungsgrenze des Vorjahres maßgeblich.)
Wenn der Mitarbeiter privat versichert und damit krankenversicherungsfrei ist, gilt für die Märzklausel die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung.
Wenn das Beschäftigungsverhältnis beispielsweise im Dezember beendet wurde, der Arbeitgeber jedoch im ersten Quartal noch eine Einmalzahlung überweist, dann kommt die Märzklausel nicht ins Spiel. In diesem Fall wird die Zahlung ohnehin dem Dezember zugeordnet.
Wenn der Arbeitnehmer im ersten Quartal Krankengeld bezieht, und damit kein beitragspflichtiges Einkommen, wird eine Einmalzahlung während dieses Zeitraums in Bezug auf die Beitragspflicht ebenfalls dem Vorjahr zugeordnet.
Wenn eine Einmalzahlungen dem Vorjahr zugeordnet wird, muss eine gesonderte Meldung erfolgen (Abgabegrund „54“).
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