Urlaubsentgelt und Urlaubstage bei Teilzeitkräften: so wird der gesetzliche Anspruch berechnet
Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt auch in Teilzeit
Alle in Deutschland beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben einen gesetzlich vorgegebenen Mindestanspruch auf bezahlten Urlaub. Das schließt Teilzeitkräfte sowie befristet oder geringfügig Beschäftigte ein.
Eine Ausnahme besteht nur, wenn der oder die Betreffende dem Unternehmen weniger als einen vollen Monat angehört: In diesem Fall hat diese oder dieser keinen Urlaubsanspruch.
Geregelt ist der gesetzliche Urlaubsanspruch in einem eigenen Gesetz, dem Bundesurlaubsgesetz. Dieses gibt auch das Minimum an Urlaubstagen vor (§ 3 BurlG). Ausgangswert für die Bestimmung ist eine Sechstagewoche: ihr entsprechen als Jahresurlaub mindestens 24 (Werk-)Tage. Für die heute üblicheren Arbeitstage pro Woche ergibt sich umgerechnet folgende Tabelle:
Anmerkungen zum gesetzlichen Urlaubsanspruch bei Teilzeit
Die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bekommen mehr Urlaubstage, auch in Teilzeit, als die gesetzlich gewährleisteten Urlaubstage. Wenn der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung zusätzliche Tage Urlaubsanspruch bei Voll- oder Teilzeit vorsehen, müssen diese selbstverständlich ebenfalls gewährt werden. Auch aus betrieblicher Übung – mehrfach wiederholter Gewährung zusätzlicher Urlaubstage, auf die die Arbeitnehmer vertrauen – kann ein zusätzlicher Urlaubsanspruch bei Teilzeit oder Vollzeit entstehen.
Nicht gewährte und deshalb nicht bezahlte bzw. nicht abgegoltene Urlaubstage werden zum Problem, wenn der Arbeitnehmer das gar nicht bemerkt. Die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung achten auf solchen Phantomlohn und fordern dafür Sozialversicherungsbeiträge nach.
Sonderregelung für den Urlaubsanspruch in Voll- und Teilzeit für befristet Beschäftigte und Mitarbeiter in der Probezeit
Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch entsteht erst nach einer Betriebszugehörigkeit von sechs Monaten. Bis dahin kann nur ein Teilurlaubsanspruch eingefordert werden: für jeden Monat ein Zwölftel des Jahresanspruchs (§§ 4, 5 BurlG). Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, diesen umgehend zu gewähren.
Wissenswertes, was auch bei befristeten Arbeitskräften greift:
Wer die sechsmonatige Wartezeit nicht erreicht, hat Anspruch auf die entsprechende Anzahl von Monatsbruchteilen vom Jahresurlaub. Eine kurzfristig beschäftigte Aushilfe, die für drei Monate eingestellt wurde, kann ein Viertel des Jahresurlaubs einfordern, bei einer 5-Tage-Woche also 5 Tage. Da es sich um einen gesetzlichen Anspruch handelt, muss der Urlaub am Ende der drei Monate abgegolten werden, falls er nicht genommen wurde, selbst wenn der Arbeitsvertrag keine entsprechende Regelung enthält.
Wer in den ersten sechs Monaten des Jahres ausscheidet, erhält für dieses Jahr ebenfalls die entsprechenden Zwölftel des Jahresurlaubs. Bei einem Ausscheiden ab dem 01. Juli muss dagegen der volle Jahresurlaub ausbezahlt werden, soweit er nicht genommen wurde. Das gilt zum Beispiel bei einer befristet eingestellten Aushilfe, die nur vom 05. Dezember bis zum 05. Juli im Betrieb arbeitet.
Der Urlaubsanspruch in Teilzeit
Der Urlaubsanspruch gemäß Bundesurlaubsgesetz knüpft an die Zahl der Arbeitstage an, nicht an deren Länge. Es gilt die oben aufgeführte Tabelle. Jemand, der an drei Tagen in der Woche je acht Stunden arbeitet, hat den gleichen gesetzlichen Urlaubsanspruch wie jemand, der drei Mal pro Woche vier Stunden tätig ist.
Komplizierter wird die Berechnung, wenn die Zahl der Arbeitstage pro Woche wechselt. In diesem Fall wird die Gesamtzahl an individuellen Arbeitstagen im Jahr festgestellt und zur Gesamtzahl der Arbeitstage im Betrieb ins Verhältnis gesetzt. Der individuelle Urlaubsanspruch bei der in Teilzeit arbeitenden Persont mit schwankenden Wochenarbeitstagen entspricht dem Anteil des Jahresurlaubs einer Vollzeitkraft an den Betriebsarbeitstagen.
Die Berechnungsformel für den Urlaubsanspruch bei Teilzeit lautet:
(Jahres-Urlaubsanspruch einer Vollzeitkraft/Betriebsarbeitstage pro Jahr) x (Jahres-Arbeitstage der Teilzeitkraft) = Jahres-Urlaubsanspruch bei Teilzeit
Ein Beispiel für eine Berechnung des Urlaubsanspruchs
Ein Arbeitnehmer ist zur Arbeit auf Abruf angestellt. Er arbeitet im Jahr 2024 an unterschiedlich vielen Arbeitstagen pro Woche. Es ergeben sich vier Monate mit 10 Arbeitstagen, drei Monate mit 12 Arbeitstagen, vier Monate mit 15 Arbeitstagen und ein Monat mit 16 Arbeitstagen. Damit kommen insgesamt 152 Arbeitstage im Jahr 2024 zusammen.
Im Betrieb wird an fünf Tagen in der Woche gearbeitet. Abzüglich der für das Bundesland geltenden Feiertage sowie den Samstagen und Sonntagen ergibt das 252 Arbeitstage. Diese Zahlt gilt zum Beispiel in Niedersachen, in Bayern wären es in überwiegend katholischen Gemeinden 250 Arbeitstage, da es dort mehr gesetzliche Feiertage gibt.
Die Berechnung hängt also nicht nur vom Kalenderjahr, sondern auch vom Arbeitsort des Beschäftigten ab. Zur Feststellung der Arbeitstage pro Bundesland lässt sich zum Beispiel der Rechner von Arbeitstage.org verwenden. Der Urlaubsrechner funktioniert bei Teilzeit selbstverständlich ebenso gut.
Eine Vollzeitkraft, die an fünf Tagen in der Woche arbeitet, hat einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 20 Tagen. Damit liefert die oben genannte Formel den gesetzlichen Jahresurlaubsanspruch des zur Arbeit auf Abruf beschäftigten:
20 Tage/252 Tage * 152 Tage =12,06 Tage.
Wird in dem Betrieb an sechs Tagen in der Woche gearbeitet, erhöht sich die Zahl der Betriebsarbeitstage pro Jahr entsprechend. Außerdem muss mit dem Jahresurlaubsanspruch bei Sechstagewoche gerechnet werden. Damit ändert sich der Urlaubsanspruch bei in Teilzeit Beschäftigten:
24 Tage/305 Tage * 152 Tage =11,96 Tage
Bruchteilen von Urlaubstagen bei Voll- und Teilzeit
Das Errechnen des gesetzlichen Urlaubsanspruchs ergibt gerade bei in Teilzeit Beschäftigten häufig Bruchteile von Urlaubstagen.
Macht der Bruchteil mehr als einen halben Tag aus, muss er auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet werden. Das ist fest vorgeschrieben (§ 5 Abs. 2 BurlG).
Macht der Bruchteil weniger als einen halben Tag aus, darf er nur dann abgerundet werden, wenn es eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag gibt. Das ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 23.1.2018 – 9 AZR 200/17). Ohne solche Regelung muss dem Arbeitnehmer der Anspruch auf den Teil eines Tages erhalten bleiben. Er kann dann beispielsweise durch Freizeit ausgeglichen werden.
Die Berechnung des Urlaubsentgelts zum Urlaubsanspruch bei Voll- und Teilzeit
Das Gesetz enthält nicht nur Vorschriften zur Mindestdauer des Urlaubs, sondern auch zu dessen Bezahlung. Das Urlaubsentgelt „bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes“ (§ 11 Abs. 1 BUrlG).
Im Regelfall kann der Durchschnittsverdienst zur Berechnung des Urlaubsentgelts aus den letzten drei abgerechneten Monaten vor Urlaubsantritt gebildet werden.
Dabei werden neben dem Grundlohn auch regelmäßig gezahlte Erschwernis- und Leistungszulagen wie Schichtzulagen, Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, regelmäßig bezahlte Leistungsprovisionen, Sachbezüge sowie die Vergütung für Bereitschaftsdienste berücksichtigt.
Lohnfortzahlung für Krankentage fließt ebenfalls in die Berechnung ein.
Nicht berücksichtigt werden dagegen Überstunden, Überstundenzuschläge, Sonder- und Einmalzahlungen sowie Aufwandsersatz und Erstattungen, etwa für Reise- oder Fahrtkosten.
Urlaubsentgelt bei Teilzeitkräften
Bei Teilzeitkräften muss ermittelt werden, wie viele Arbeitstage in die 13-Wochen-Frist bzw. drei Monate vor Urlaubsantritt fielen. Dann wird der Gesamtverdienst für diese Zeit ermittelt und so der durchschnittliche Tagesverdienst in diesem Zeitraum errechnet.
Die Formel für das Urlaubsentgelt pro Urlaubstag lautet:
Gesamtentgelt im 13-Wochen-Zeitraum/Arbeitstage im 13-Wochen-Zeitraum = durchschnittlicher Tagesverdienst im 13-Wochen-Zeitraum
Angenommen, unser auf Abruf beschäftigter Arbeitnehmer aus dem vorigen Beispiel hat in den drei Monaten vor seinem Urlaub an 24 Tagen gearbeitet. Die Arbeitszeit pro Arbeitstag fiel unterschiedlich aus, aber das spielt keine Rolle. In den drei Monaten kam er zweimal auf 780 Euro und einmal auf 1092 Euro als Monatslohn.
Damit ergibt sich aus der Formel für sein Urlaubsentgelt:
(780 Euro + 780 Euro + 1092 Euro)/24 Tage = 110,50 Euro pro Urlaubstag
Je mehr der Beschäftigte in den 13 Wochen vor dem Urlaub verdient, desto höher fällt sein Urlaubsentgelt aus. Bei Beschäftigten mit wechselnden Arbeitszeiten kann das einen großen Unterschied machen.
Wann muss das Urlaubsentgelt ausbezahlt werden?
Laut Gesetz muss das Urlaubsentgelt berechnet und überwiesen werden, bevor der Urlaub beginnt. Dort steht: „Das Urlaubsentgelt ist vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen.“ (§ 11 Abs. 2 BUrlG).
Diese Regelung, die noch aus der Zeit der wöchentlichen Lohntüte stammt, wird in der Praxis nur noch selten umgesetzt. Viele Arbeitgeber halten auch in den Urlaubsmonaten den normalen Rhythmus der Lohn- oder Gehaltsabrechnung ein und überweisen das Geld zum Monatsende.
Urlaubsanspruch, Urlaubsentgelt, Urlaubsgeld bei Voll- und Teilzeit: die Berechnung erfordert Sachkunde
Die Berechnung von Urlaubstagen und Urlaubsentgelt ist in manchen Fällen komplex. Noch komplizierter wird es, wenn nicht nur die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Dazu kommen meist individuelle arbeitsvertragliche Regelungen und /oder Urlaubsansprüche aus Tarifvereinbarungen. Ein besonderes System gilt für viele Mitarbeiter im Baubereich, weil dort die tariflichen Urlaubskassen verpflichtend eingebunden sind: sie erstatten dem Arbeitgeber Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld, deren Höhe tarifvertraglich vorgegeben ist.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Arbeitgeber, die sie selbst durchführen, haften dafür, dass alle Besonderheiten und Vorschriften präzise befolgt werden. Das erfordert besonders qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gleichzeitig herrscht bei Lohnabrechnung-Dienstleistern akuter Fachkräftemangel. Zum Glück lässt sich diese Aufgabe dauerhaft oder vorübergehend in kompetente Hände übergeben: Das Outsourcing der Lohnabrechnung an einen professionellen Dienstleister wie Paychex ist praktiziertes Risikomanagement.
Weitere Praxistipps und Informationen rund um den Urlaubsanspruch bei Voll- und Teilzeit von Paychex
Begriffsklärung: Urlaubsgeld, Urlaubsentgelt, Urlaubsabgeltung
Wie berechnet sich der Anspruch? Urlaubsabgeltung im Regelfall und in Sonderfällen
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