Vorschlagwesen: Mitdenken sollte sich lohnen

Früher gab es in vielen Unternehmen einen Briefkasten für Verbesserungsvorschläge. Manche Betriebe halten es immer noch so. Andere setzen auf Software fürs Ideenmanagement, betreiben ein Ideen-Forum im Intranet oder veranstalten sogar regelmäßige Workshops zur Ideenfindung.

Noch mehr Unternehmen leisten sich allerdings den Luxus, kreativen Vorschläge von Mitarbeitern keinen Raum zu geben. Schade. Das Spar- und Optimierungspotenzial eines gut eingespielten Vorschlagswesens ist nämlich nicht zu verachten. Fünf- oder sechsstellige Summen sind in größeren Betrieben keineswegs selten.

Lässt die Unternehmenskultur Raum für Ideen?

Viele Aspekte eines optimalen Personalmanagements funktionieren zum Anfang, wenn das Team noch klein und überschaubar ist, ganz von selbst. Deshalb muss da nichts formell geregelt werden. Wenn das Unternehmen wächst, ändern sich die Dinge: Mehr Menschen, mehr Schnittstellen, unübersichtliche Abläufe, kein spontaner und direkter Kontakt mehr. Am Ende wird das, was am Anfang ganz automatisch klappte, mit großem Aufwand, externer Beratung und spezieller Software neu eingeführt.

Betriebliches Vorschlagswesen – allein der Begriff ist schon staubtrocken. Dabei geht es um etwas sehr Spannendes: die Köpfe Ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Nicht nur zur Erledigung der täglichen Arbeitsroutine, sondern für kreative Ideen darüber hinaus. Deshalb hängt der Erfolg auch weniger davon ab, welche Lösung fürs Ideenmanagement praktiziert wird: Briefkasten oder Webforum. Wichtiger ist die Unternehmenskultur. Dominieren Hierarchie und fixe Prozesse oder ist der oft bemühte Raum für Ideen tatsächlich da?

Ideen einsammeln

Wir hatten das schon einmal, als es ums Einsparen ging. Es gilt auch für Verbesserungen: Potenziale gibt es immer. Abläufe können einfacher, Produkte besser gestaltet, die Produktion günstiger werden. Am besten erkennen das diejenigen, die täglich damit zu tun haben.

Aber nur, wenn es sich lohnt, Ideen auszuarbeiten und bekannt zu geben. Wenn gute Ideen verlässlich aufgegriffen und umgesetzt werden. Und wenn es dafür Anerkennung gibt.

Ideen und Vorschläge werden dann kommen, wenn die Geschäftsführung signalisiert, dass sie offen ist, sowohl für neue Ideen als auch für ihre Mitarbeiter. Dass sie deren Potenzial schätzt und auch bei der mittleren Führungsebene eine positive Einstellung zu Innovationen von unten fördert. Die Arbeitnehmer sollten spüren, dass Mitdenken anerkannt wird.

Prämien

Prämien sind natürlich ein gutes Mittel zur Motivation. Wenn der Nutzen der Umsetzung kalkuliert werden kann, durch gesparte Arbeitszeit, verringerten Aufwand etc., kann ein bestimmter Prozentsatz an den Ideengeber ausgeschüttet werden.

Selbst wenn eine Idee nicht umsetzbar ist, aber ein schlauer Einfall war, darf sie ruhig einen Trostpreis wert sein – einen Amazon-Gutschein oder Ähnliches (bis 44 Euro lohnsteuerfrei).

Wird eine Prämie gezahlt, handelt es sich dabei um sonstige Bezüge nach § 39b EStGB. Es gibt weder steuerliche noch sozialversicherungsrechtliche Sonderregelungen. Mit anderen Worten: Es handelt sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, auf den auch Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.

Natürlich muss man Mitarbeiterideen von solchen Vorschlägen abgrenzen, die Teil des eigentlichen Aufgabengebiets sind. Wenn der für die Reinigung der Montagehalle zuständige Arbeiter eine Möglichkeit findet, ein Drittel der Kosten für Reinigungsmittel einzusparen, ist das etwas Anderes, als wenn der Produktionsleiter erkennt, dass ein Fertigungsschritt vereinfacht werden kann. Positives Feedback ist Mitdenken aber auch in diesem Fall wert.

Anerkennung

Nichtmaterielle Formen von Anerkennung sollte man nicht unterschätzen: Eine Einladung in die Vorstandsetage, eine Erwähnung im Betriebsmagazin oder ein Hinweis im Intranet. Wir Menschen sind nun mal empfänglich für Bauchpinselei.

Wie schafft man eine Vorschlagskultur?

Gezielt mit bestimmten Themen anzufangen, die viele oder alle Mitarbeiter quer durch alle Abteilungen betreffen, ist ein guter Start. Ist das Firmengelände ohne Auto schwer erreichbar? Liegen die Energie- und Heizkosten weit über dem Branchenschnitt? Ist die Computersicherheit ein ständiges Problem?

Das sind gute Anlässe, um mit einem themenbezogenen Ideenwettbewerb loszulegen, alle guten Vorschläge öffentlichkeitswirksam zu belohnen und im Anschluss das Ideensammeln zu einer kontinuierlichen und themenoffenen Sache zu machen.

Außerdem ganz wichtig: Einfach zuhören. Der Draht zu den Mitarbeitern entwickelt sich beim täglichen Gang durch die Werkshalle oder die Büros. Das kann dann schnell in einem Gespräch münden, das Anregungen für eine Verbesserung liefert. Wenn der Ideengeber dabei eingebunden wird, finden sich bald weitere Kollegen, die mitmachen wollen und selbst Ideen liefern.

Warum eigentlich nur Mitarbeiter?

Der nächste Schritt ist dann, Kunden, Geschäftspartner, Social-Media-Fans und andere Menschen aus dem Umfeld des Unternehmens in die neue Ideenkultur einzubeziehen. Leute, die dem Betrieb nahestehen, ihn aber gleichzeitig von außen sehen, haben schließlich eine besonders innovationsträchtige Perspektive. Im Idealfall bekommt man so Vorschläge mit echtem Spareffekt, die gleichzeitig noch eine Marketingwirkung entfalten oder Geschäftspartner binden.

Die Einführung eines Vorschlagswesens ist, wenn es einen Betriebsrat gibt, mitbestimmungspflichtig. In der Regel wird dazu eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen.