Reisekostenpauschale 2025: Wissenswertes im Überblick

Dadurch reduziert sich auf der einen Seite die Steuerlast – auf der anderen Seite vereinfacht die Pauschale auch die Dienstreiseabrechnung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wir zeigen, welche Ausgaben genau unter die Reisekostenpauschale fallen und worauf man bei der Abrechnung achten muss.

Die Reisekostenpauschale ermöglicht es, bestimmte Kosten steuerlich geltend zu machen, ohne jede einzelne Quittung aufbewahren zu müssen. Dabei werden pauschalisierte Beträge angesetzt, die typische, bei Geschäftsreisen entstehende Mehraufwendungen abdecken.

Wichtig ist zunächst eine Unterscheidung: Die Reisekostenpauschale ist (wie die Bezeichnung verrät) eine Pauschale; sie ersetzt nicht die tatsächlichen Reisekosten, sondern stellt eine gesetzlich festgelegte Alternative dar. Grundsätzlich haben Steuerpflichtige immer die Wahl: Sie können entweder die Pauschalen in Anspruch nehmen oder ihre tatsächlich angefallenen Kosten geltend machen, sofern diese höher ausfallen und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.

Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG können Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen von dieser Regelung Gebrauch machen. Nutzungsberechtigt sind grundsätzlich alle Personen, die beruflich bedingte Reisen unternehmen müssen.

Welche Kosten deckt die Reisekostenpauschale ab?

Die Reisekostenpauschale umfasst verschiedene Arten von Aufwendungen, die typischerweise bei Dienstreisen entstehen. Folgende Kosten fallen unter die Reisekostenpauschale:

Verpflegungsmehraufwand

Arbeitnehmer erhalten für ihre Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung eine Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten. Die Höhe dieser Tagespauschale für Reisekosten richtet sich auf der einen Seite nach der Abwesenheitsdauer: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden gilt eine reduzierte Tagespauschale, bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die volle Tagespauschale für die Dienstreise berechnet. Der andere Kostenfaktor ist das Zielland, so gelten separate Pauschalen für Inlandsreisen und Auslandsreisen. Für letztere gibt es länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt werden.

Übernachtungskosten

Für Übernachtungen kann die sogenannte Übernachtungspauschale geltend gemacht werden, ohne dass Belege nachgewiesen werden müssen. Auch hier unterscheidet sich die Pauschale für die Dienstreise je nach Reiseziel.

Reisekostenpauschale 2025 – Pauschalbeträge im Überblick

Inland

Die gesetzlich festgelegte Reisekostenpauschale in Deutschland ist seit 2020 unverändert. Hier gelten folgende Beträge.

• Reduzierte Tagespauschale (Abwesenheit von über 8 Stunden): 14 €

• Volle Tagespauschale (Abwesenheit von mindestens 24 Stunden): 28 €

• Übernachtungskosten: 20 €

Ausland

Bei Auslandsreisen variieren die Pauschbeträge je nach Zielland erheblich und spiegeln die unterschiedlichen Preisniveaus der jeweiligen Länder wider. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge regelmäßig an die aktuelle wirtschaftliche Lage des jeweiligen Landes an.

Achtung: Die hier angegebenen Pauschbeträge beziehen sich auf die allgemeinen Standardsätze für das jeweilige Land. Die Pauschalen können innerhalb eines Landes je nach Stadt erheblich variieren. Die Übernachtungspauschale liegt in Paris beispielsweise mit 159 € deutlich über dem französischen Durchschnitt. In Tokio gilt mit 285 € pro Übernachtung sogar mehr als das Doppelte des Landesdurchschnitts. Wir empfehlen, die mit der Reisekostenabrechnung zusammenhängenden Pauschalen über eine Lösung für die digitale Lohnabrechnung wie die Cloud-Payroll abzuwickeln. So lassen sich Reisekosten schnell und fehlerfrei erfassen und abrechnen.

Wie wird die Verpflegungspauschale bei Dienstreisen mit Grenzübertritt verrechnet?

Bei Dienstreisen mit Grenzübertritten gelten besondere Regelungen für die Berechnung der Verpflegungspauschalen. Das Bundesfinanzministerium hat klare Richtlinien für sowohl eintägige als auch für mehrtägige Auslandsreisen festgelegt.

Mehrtägige Reisen mit Grenzübertritt

Bei mehrtägigen Reisen mit Grenzübertritten gelten folgende Grundsätze:

• Anreisetag: Für den Tag der Abreise aus Deutschland oder einem anderen Land gilt die Pauschale des letzten Ortes, an dem sich der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit aufhält. Falls ein Flug erst spät in der Nacht ankommt, zählt das Land, in dem sich der Reisende vor dem Flug aufgehalten hat.

• Abreisetag: Hier ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Paris in Richtung Deutschland verlässt, gilt für diesen Tag die französische Abreisepauschale.

• Zwischentage: Für Tage mit voller 24-stündiger Abwesenheit gilt in der Regel der Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor Mitternacht (24 Uhr Ortszeit) erreicht hat.

Beispiel für die Berechnung

Um das Ganze etwas anschaulicher zu machen, betrachten wir folgendes Beispiel eines Mitarbeitenden, der von Hamburg aus eine viertägige Geschäftsreise antritt.

Tag 1 (Montag): Abreise aus Hamburg um 10:00 Uhr, Grenzübertritt nach Dänemark um 14:30 Uhr, Ankunft in Kopenhagen um 17:00 Uhr mit Übernachtung im Hotel.​

• Anwendbare Pauschale: Reduzierte Tagespauschale Dänemark (50 €)​

• Übernachtungskosten: 183 €​

Tag 2 (Dienstag): Abreise aus Kopenhagen um 09:00 Uhr, Ankunft in Oslo um 15:00 Uhr, Konferenz bis 18:00 Uhr, Übernachtung in Oslo.​

• Anwendbare Pauschale: Reduzierte Tagespauschale Norwegen (50 €)

• Übernachtungskosten: 139 €

Tag 3 (Mittwoch): Ganztägige Konferenz in Oslo, Übernachtung in Oslo.​

• Anwendbare Pauschale: Volle Tagespauschale Norwegen (75 €)

• Übernachtungskosten: 139 €​
  

Tag 4 (Donnerstag): Abreise aus Oslo um 10:00 Uhr, Zwischenstopp in Kopenhagen von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Ankunft in Hamburg um 21:00 Uhr.

• Anwendbare Pauschale: Reduzierte Tagespauschale Norwegen (50 €)

Wie wird die Reisekostenpauschale steuerlich geltend gemacht?

Die Geltendmachung der Reisekostenpauschale erfolgt entweder über den Arbeitgeber oder direkt in der Steuererklärung des Arbeitnehmers. Wenn Unternehmen die Reisekosten nicht oder nur teilweise erstatten, können Mitarbeitende die Reisekostenpauschalen als Werbungskosten geltend machen.

Für die Erstattung durch den Arbeitgeber gelten folgende Regelungen:

• Arbeitgeber können Reisekosten nur dann steuerfrei erstatten, wenn sie im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen bleiben oder durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.

• Die Erstattung sollte in Deutschland innerhalb von drei Monaten nach Ende der Dienstreise erfolgen.

• Nicht eingereichte Belege sind innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Dienstreise nachzureichen.

Folgenden Dokumentationspflichten haben Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer im Rahmen der Dienstreiseabrechnung Folge zu leisten:

• Reiseziel und Reisezweck müssen klar dokumentiert sein.

• Die genauen Abwesenheitszeiten (Datum und Uhrzeit) sind für die Berechnung der Verpflegungspauschalen entscheidend.

• Für tatsächlich entstandene Kosten, die über die Pauschalen hinausgehen, sind Originalbelege aufzubewahren.

Neben der Reisekostenpauschale gibt es zahlreiche weitere Pauschalen und steuerliche Regelungen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer relevant sind. Dazu gehört beispielsweise die Vorsorgepauschale. Aber auch rechtliche Fragen wie das Recht auf die Gehaltsabrechnung in Papierform sind oftmals Gegenstand betrieblicher Entscheidungen.