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Reisekostenpauschale 2025: Wissenswertes im Überblick
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Dadurch reduziert sich auf der einen Seite die Steuerlast – auf der anderen Seite vereinfacht die Pauschale auch die Dienstreiseabrechnung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wir zeigen, welche Ausgaben genau unter die Reisekostenpauschale fallen und worauf man bei der Abrechnung achten muss.
Die Reisekostenpauschale ermöglicht es, bestimmte Kosten steuerlich geltend zu machen, ohne jede einzelne Quittung aufbewahren zu müssen. Dabei werden pauschalisierte Beträge angesetzt, die typische, bei Geschäftsreisen entstehende Mehraufwendungen abdecken.
Wichtig ist zunächst eine Unterscheidung: Die Reisekostenpauschale ist (wie die Bezeichnung verrät) eine Pauschale; sie ersetzt nicht die tatsächlichen Reisekosten, sondern stellt eine gesetzlich festgelegte Alternative dar. Grundsätzlich haben Steuerpflichtige immer die Wahl: Sie können entweder die Pauschalen in Anspruch nehmen oder ihre tatsächlich angefallenen Kosten geltend machen, sofern diese höher ausfallen und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können.
Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG können Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen von dieser Regelung Gebrauch machen. Nutzungsberechtigt sind grundsätzlich alle Personen, die beruflich bedingte Reisen unternehmen müssen.
Welche Kosten deckt die Reisekostenpauschale ab?
Die Reisekostenpauschale umfasst verschiedene Arten von Aufwendungen, die typischerweise bei Dienstreisen entstehen. Folgende Kosten fallen unter die Reisekostenpauschale:
Arbeitnehmer erhalten für ihre Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung eine Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten. Die Höhe dieser Tagespauschale für Reisekosten richtet sich auf der einen Seite nach der Abwesenheitsdauer: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden gilt eine reduzierte Tagespauschale, bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die volle Tagespauschale für die Dienstreise berechnet. Der andere Kostenfaktor ist das Zielland, so gelten separate Pauschalen für Inlandsreisen und Auslandsreisen. Für letztere gibt es länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt werden.
Für Übernachtungen kann die sogenannte Übernachtungspauschale geltend gemacht werden, ohne dass Belege nachgewiesen werden müssen. Auch hier unterscheidet sich die Pauschale für die Dienstreise je nach Reiseziel.
Die gesetzlich festgelegte Reisekostenpauschale in Deutschland ist seit 2020 unverändert. Hier gelten folgende Beträge.
Reduzierte Tagespauschale (Abwesenheit von über 8 Stunden): 14 €
Bei Auslandsreisen variieren die Pauschbeträge je nach Zielland erheblich und spiegeln die unterschiedlichen Preisniveaus der jeweiligen Länder wider. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge regelmäßig an die aktuelle wirtschaftliche Lage des jeweiligen Landes an.
Achtung: Die hier angegebenen Pauschbeträge beziehen sich auf die allgemeinen Standardsätze für das jeweilige Land. Die Pauschalen können innerhalb eines Landes je nach Stadt erheblich variieren. Die Übernachtungspauschale liegt in Paris beispielsweise mit 159 € deutlich über dem französischen Durchschnitt. In Tokio gilt mit 285 € pro Übernachtung sogar mehr als das Doppelte des Landesdurchschnitts. Wir empfehlen, die mit der Reisekostenabrechnung zusammenhängenden Pauschalen über eine Lösung für die wie die abzuwickeln. So lassen sich Reisekosten schnell und fehlerfrei erfassen und abrechnen.
Wie wird die Verpflegungspauschale bei Dienstreisen mit Grenzübertritt verrechnet?
Bei Dienstreisen mit Grenzübertritten gelten besondere Regelungen für die Berechnung der Verpflegungspauschalen. Das Bundesfinanzministerium hat klare Richtlinien für sowohl eintägige als auch für mehrtägige Auslandsreisen festgelegt.
Mehrtägige Reisen mit Grenzübertritt
Bei mehrtägigen Reisen mit Grenzübertritten gelten folgende Grundsätze:
Anreisetag: Für den Tag der Abreise aus Deutschland oder einem anderen Land gilt die Pauschale des letzten Ortes, an dem sich der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit aufhält. Falls ein Flug erst spät in der Nacht ankommt, zählt das Land, in dem sich der Reisende vor dem Flug aufgehalten hat.
Beispiel für die Berechnung
Um das Ganze etwas anschaulicher zu machen, betrachten wir folgendes Beispiel eines Mitarbeitenden, der von Hamburg aus eine viertägige Geschäftsreise antritt.
Tag 1 (Montag): Abreise aus Hamburg um 10:00 Uhr, Grenzübertritt nach Dänemark um 14:30 Uhr, Ankunft in Kopenhagen um 17:00 Uhr mit Übernachtung im Hotel.
Tag 2 (Dienstag): Abreise aus Kopenhagen um 09:00 Uhr, Ankunft in Oslo um 15:00 Uhr, Konferenz bis 18:00 Uhr, Übernachtung in Oslo.
Tag 3 (Mittwoch): Ganztägige Konferenz in Oslo, Übernachtung in Oslo.
Tag 4 (Donnerstag): Abreise aus Oslo um 10:00 Uhr, Zwischenstopp in Kopenhagen von 14:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Ankunft in Hamburg um 21:00 Uhr.
Wie wird die Reisekostenpauschale steuerlich geltend gemacht?
Die Geltendmachung der Reisekostenpauschale erfolgt entweder über den Arbeitgeber oder direkt in der Steuererklärung des Arbeitnehmers. Wenn Unternehmen die Reisekosten nicht oder nur teilweise erstatten, können Mitarbeitende die Reisekostenpauschalen als Werbungskosten geltend machen.
Für die Erstattung durch den Arbeitgeber gelten folgende Regelungen:
Arbeitgeber können Reisekosten nur dann steuerfrei erstatten, wenn sie im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen bleiben oder durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.
Die Erstattung sollte in Deutschland innerhalb von drei Monaten nach Ende der Dienstreise erfolgen.
Folgenden Dokumentationspflichten haben Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer im Rahmen der Dienstreiseabrechnung Folge zu leisten:
Reiseziel und Reisezweck müssen klar dokumentiert sein.
Die genauen Abwesenheitszeiten (Datum und Uhrzeit) sind für die Berechnung der Verpflegungspauschalen entscheidend.
Neben der Reisekostenpauschale gibt es zahlreiche weitere Pauschalen und steuerliche Regelungen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer relevant sind. Dazu gehört beispielsweise die Vorsorgepauschale. Aber auch rechtliche Fragen wie das sind oftmals Gegenstand betrieblicher Entscheidungen.
Volle Tagespauschale (Abwesenheit von mindestens 24 Stunden): 28 €
Abreisetag: Hier ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Paris in Richtung Deutschland verlässt, gilt für diesen Tag die französische Abreisepauschale.
Zwischentage: Für Tage mit voller 24-stündiger Abwesenheit gilt in der Regel der Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor Mitternacht (24 Uhr Ortszeit) erreicht hat.
Nicht eingereichte Belege sind innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Dienstreise nachzureichen.
Für tatsächlich entstandene Kosten, die über die Pauschalen hinausgehen, sind Originalbelege aufzubewahren.
