Bei pauschaler Bezahlung sind Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge nicht steuerfrei

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, oft als „SFN-Zuschläge“ abgekürzt, sind bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei. Das gilt aber nicht in jedem Fall. Aus diesem Grund können sie in der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell zur Stolperfalle werden:

• Die Steuerfreiheit gilt nur, solange die Zuschläge bestimmte Prozentsätze vom Grundlohn nicht überschreiten.
• Die Steuerfreiheit der Zuschläge setzt voraus, dass sie anhand der tatsächlichen Arbeitsstunden berechnet und nicht pauschal bezahlt werden. So hat das Finanzgericht Düsseldorf vor kurzem entschieden.
• Werden die Zuschläge bei der Lohnfortzahlung berücksichtigt, sind sie nicht steuerfrei.

Der Grundlohn

Wenn Arbeitnehmer SFN-Zuschläge zum Grundlohn bekommen, weil Arbeitsstunden auf Sonntage, Feiertage oder in die Nachtstunden fallen, müssen auf diese Zuschläge keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden. Allerdings ist die Steuerfreiheit auf eine bestimmte prozentuale Höhe der Zuschläge begrenzt, gemessen am Grundlohn.

Der Grundlohn ist der Stundenlohn, gegebenenfalls muss er aus dem Bruttogehalt oder Bruttomonatslohn errechnet werden.

• Mit zum Grundlohn zählen Sachbezüge/geldwerte Vorteile, Aufwendungszuschüsse, Zulagen und Zuschläge, wenn sie mit der Besonderheit der Arbeit zusammenhängen (wie Erschwernis-, Gefahren, Schicht- oder Schmutzzulagen), außerdem vermögenswirksame Leistungen und Arbeitgeberleistungen zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Nicht berücksichtigt werden dabei sonstige Bezüge und Einmalzahlungen, pauschal versteuerte Entgeltbestandteile, steuerfreie Bezüge sowie Überstundenvergütungen.

Grundlage der Berechnung ist die regelmäßige, für das Arbeitsverhältnis vereinbarte Arbeitszeit. Gibt es keine Vereinbarung zur regelmäßigen Arbeitszeit, sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ausschlaggebend. Die Formel, um den Grundlohn aus der Wochenarbeitszeit und dem Monatslohn zu errechnen, lautet: Monatslohn / (Wochenarbeitszeit x 4,35) = Stundengrundlohn

Beispiel: Ein Arbeitnehmer verdient 2.800 Euro monatlich und arbeitet 36 Stunden die Woche. Sein Stundengrundlohn liegt bei 17,88 Euro (= 2.800 Euro / (36 x 4,35)).

Wichtig: Der Grundlohn zur Berechnung steuerfreier SFN-Zuschläge wird auf höchstens 50 Euro pro Stunde gedeckelt. Für die Beitragsfreiheit gilt eine Höchstgrenze von 25 Euro (siehe unten).

Die Obergrenzen für steuerfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge

Als Obergrenzen für die Steuerfreiheit ergib sich aus § 3b Einkommensteuergesetz:

• Für Arbeitszeiten von 20 bis 6 Uhr sind Nachtarbeitszuschläge steuerfrei, solange sie nicht mehr als 25 Prozent des Grundlohns ausmachen. Der maximale steuerfreie Nacharbeitszuschlag beträgt damit 12,50 Euro pro Stunde.
• Wurde die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen, können steuerfreie Zuschläge für die Zeit von 0 bis 4 Uhr bis zu 40 Prozent des Grundlohns betragen, maximal 20 Euro pro Stunde.
  
  
• Zuschläge für Sonntagsarbeit dürfen bis zu 50 Prozent des Grundlohns erreichen. Durch den gedeckelten Grundlohn ergibt sich als höchster steuerfreier Sonntagszuschlag ein Betrag von 25 Euro pro Stunde.
  Das gilt für alle Arbeitsstunden am Sonntag. Wenn die Arbeit vor 0 Uhr begonnen hat, zählen zusätzlich auch Arbeitszeiten zwischen 0 und 4 Uhr am darauffolgenden Montag als Sonntagsarbeit.
  
  
• Für Arbeitsstunden, die auf gesetzliche Feiertage entfallen, können die steuerfreien Zuschläge bis zu 125 Prozent vom Grundlohn ausmachen, maximal also 62,50 Euro pro Stunde.
  An Heiligabend ab 14 Uhr, am ersten und zweiten Weihnachtsfeiertag sowie am ersten Mai gilt ein erhöhter Satz: Dann sind Feiertagszuschläge bis zu 150 Prozent vom Grundlohn steuerfrei, maximal also Zuschläge von 75 Euro pro Stunde.
  Als Feiertagsarbeit zählen alle Stunden am Feiertag selbst. Außerdem gelten Arbeitszeiten von 0 bis 4 Uhr am Folgetag als Feiertagsarbeit, wenn die Arbeit vor Mitternacht aufgenommen wurde.
  Arbeitsstunden, die am 31. Dezember ab 14 Uhr geleistet werden, zählen ebenfalls als Feiertagsarbeit (Zuschlagssatz 125 Prozent).

Bitte beachten Sie: SFN-Zuschläge müssen stets zusätzlich bezahlt werden, um steuerfrei zu sein. Durch rückwirkende rechnerische Ermittlung aus dem Gesamtlohn kann die Lohnsteuer nicht vermieden werden.

Mehrere Zuschläge gleichzeitig?

Nacht- und Sonntagszuschlag können sich ebenso addieren wie Nacht- und Feiertagszuschlag. Das gilt jedoch nicht für Sonntag- und Feiertagszuschlag: Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Sonntag, ist nur der Feiertagszuschlag steuerfrei.

Übrigens: Oster-und Pfingstsonntag zählen im Steuerrecht bundesweit als Feiertage.

Wenn Arbeitsstunden nicht nur Sonntags-, Feiertags oder Nachtarbeit, sondern auch Mehrarbeit darstellen, ist ein steuerfreier Zuschlag nur dann möglich, wenn er entweder ausdrücklich als SFN-Zuschlag oder als „einheitlicher Mischzuschlag“ bezahlt wird. Wird der Zuschlag als Mehrarbeitszuschlag bezahlt, ist er auch an Sonntagen, Feiertagen und in der Nacht steuerpflichtig.

Werden Zuschläge unabhängig von der Arbeitszeit bezahlt, wie etwa ein Schmutz- oder Gefahrenzulage, dann sind sie auch dann steuerpflichtig, wenn sie für die Arbeit an Sonntagen, Feiertagen oder in der Nacht bezahlt werden.

Urteil: Pauschale SFN-Zuschläge sind nicht steuerfrei

Steuerfrei sind SFN-Zuschläge nur, wenn sie anhand der tatsächlich abgeleisteten Arbeitsstunden ermittelt werden. Werden die Zuschläge einfach als Pauschale bezahlt, sind sie lohnsteuerpflichtig und damit auch beitragspflichtig zur Sozialversicherung. Das gilt selbst dann, wenn die Pauschale die Obergrenzen für SFN-Zuschläge nicht überschreitet.

Das musste die Betreiberin eines Kinos erfahren, die ihren Angestellten eine derartige Pauschale bezahlt hatte. Sie klagte nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung erfolglos gegen einen Lohnsteuer-Haftungsbescheid. Mit Listen zu Arbeitszeiten und Abwesenheiten konnte sie zwar belegen, dass die gezahlten Pauschalen unter den Obergrenzen für steuerfreie SFN-Zuschläge geblieben waren. Das Finanzgericht Düsseldorf schloss sich jedoch der Auffassung des Finanzamts an (FG Düsseldorf, 27.11.2020 – 10 K 410/17 H(L)): Die Zuschläge hätten anhand der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und individuellen Stundenlöhne ermittelt werden müssen, um steuerfrei zu sein.

Steuerfreie SFN-Pauschale als Abschlag

Eine steuerfreie SFN-Pauschale kann bezahlt werden, wenn diese nur einen Abschlag darstellt und später eine Einzelabrechnung anhand der tatsächlichen Arbeitsstunden erfolgt. Das hat Bundesfinanzhof im Fall einer Bäckerei festgestellt. In ihrem Fall konnte sogar auf die Einzelabrechnung sogar verzichtet werden. Diese Ausnahme galt jedoch nur, weil dort fast ausschließlich nachts gearbeitet wurde (BFH, 22.10.2009 - VI R 16/08).

Grundsätzlich m muss eine Verrechnung vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen, also in der Regel zum bzw. nach Ende des Kalenderjahres oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Ergibt die Abrechnung, dass im Verhältnis zur bezahlten Pauschale zu wenige SFN-Arbeitsstunden geleistet wurden, muss der überzählige Anteil nachversteuert werden. Hätte der Mitarbeiter bei Einzelermittlung höhere Zuschläge erhalten, bleibt trotzdem nur die Pauschale steuerfrei.

Auch pauschale Abschläge müssen zusätzlich bezahlt werden. Eine nachträgliche, nur rechnerische Ermittlung einer steuerfreien Pauschale aus dem bezahlten Arbeitslohn ist nicht gestattet.

SFN-Zuschläge und Beitragspflicht

Auf steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit fallen keine Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung an – allerdings nur, soweit sie auf einen Grundlohn von höchstens 25 Euro pro Stunde entfallen. Die Beitragsfreiheit gilt für die Arbeitslosenversicherung, die gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung sowie die gesetzliche Rentenversicherung. In der gesetzlichen Unfallversicherung sind SFN-Zuschläge stets voll beitragspflichtig.

Liegt der Grundlohn höher als 25 Euro, ist der Teil der SFN-Zuschläge beitragspflichtig zur Sozialversicherung, der dem darüber liegenden Anteil entspricht. Die 25 Euro werden gewissermaßen wie ein Freibetrag behandelt. Beitragsfrei sind damit maximal, d. h. ausgehend von einem Grundlohn pro Stunde:

• ein allgemeiner Nachtzuschlag von 6,25 Euro pro Stunde (25 Prozent, 20 bis 6 Uhr)
• ein erhöhter Nachtzuschlag von 10 Euro pro Stunde (40 Prozent, von 0 bis 4 Uhr, Arbeitsbeginn vor 0 Uhr)
• ein Sonntagszuschlag von 12,50 Euro pro Stunde (50 Prozent)
• ein Feiertagszuschlag von 31,25 Euro pro Stunde (125 Prozent)
• ein erhöhter Feiertagszuschlag von 37,50 Euro pro Stunde (150 Prozent, Weihnachtsfeiertage und Tag der Arbeit)

Der jeweils darüber liegende Anteil an den Zuschlägen stellt beitragspflichtiges Entgelt dar. Aufgrund der Beitragsbemessungsgrenzen fallen zumindest bei einer sozialversicherungspflichtigen Vollzeit-Tätigkeit in der Regel zumindest zur Kranken- und Pflegeversicherung keine Beiträge an.

Rechenbeispiel:

Der Stundenlohn des Mitarbeiters beträgt 60 Euro. Als Zuschlag für Sonntagsarbeit wurden 35 Euro pro Stunde bezahlt.

Berücksichtigung von SFN-Zuschlägen bei Lohnfortzahlung und Urlaubsentgelt

SFN-Zuschläge fließen grundsätzlich in die Berechnung bestimmter Arbeitgeberleistungen und Entgeltfortzahlung mit ein, wie …

• der Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit,
• dem Feiertagsentgelt (an arbeitsfreien Feiertagen)
• dem Urlaubsentgelt und
• dem Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld.

In diesen Fällen sind die SFN-Zuschläge nicht steuerfrei. Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuschläge als Entgelt für eine tatsächliche Arbeitsleistung bezahlt werden. Das ist bei der rein rechnerischen Berücksichtigung für einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung nicht der Fall. Bei Betriebsprüfungen stehen fortgezahlte SFN-Zuschläge häufig im Fokus.

Anspruch auf SFN-Zuschläge

Anspruch auf steuerfreie Sonntags- und Feiertags-Zuschläge haben Arbeitnehmer nur, wenn sich dies aus ihrem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder durch betriebliche Übung ergibt. Anspruch auf Nachtarbeitszuschläge haben Arbeitnehmer, wenn der Arbeitnehmer ihnen keinen Ausgleich durch bezahlte freie Tage gewährt (§ 6 Abs. 5 ArbZG).

Hinweis: SFN-Zuschläge sind nicht mindestlohnwirksam, d. h. der Mindestlohn darf nicht nur unter Berücksichtigung der gezahlten SFN-Zuschläge erreicht worden sein.

Fazit

Bei der Lohnabrechnung von SFN-Zuschlägen unterlaufen schnell Fehler. Gleichzeitig schenken Betriebsprüfer dem Thema erfahrungsgemäß viel Aufmerksamkeit. Bei einem professionellen Lohnabrechnungsdienstleister wie Paychex ist das Thema in sicheren Händen.